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導入事例

スピーディーな経営判断は、信頼できる数字あってこそ——経理業務をアウトソーシングし続ける理由

ホフステード・インサイツ・ジャパン株式会社
取締役 / シニアファシリテーター 間瀬 陽子様

異文化理解を軸にした企業研修やコンサルテーションなど、日本企業のグローバル対応支援を提供するホフステード・インサイツ・ジャパン株式会社。企業における海外赴任前研修、M&Aによる新組織体制への対応研修などを数多く手がけ、グローバリゼーションの波を背景に、コロナ禍の現在も事業を拡大されています。

同社は、経営戦略のひとつとしてCASTER BIZ accountingを導入し、財務及び管理会計体制を確立されてきました。経理業務をCASTER BIZ accountingにアウトソーシングし続ける理由について、ホフステード・インサイツ・ジャパン株式会社 取締役 / シニアファシリテーター 間瀬 陽子様にお話を伺いました。

一流のオペレーションにも対応しうる経理体制を築き、事業拡大の基盤を

最初にCASTER BIZ accountingの導入背景を教えてください。

ホフステード・インサイツ・ジャパンは、フィンランドに本部を置くHofstede Insights Groupの一員です。2014年に創業し、世界各地の知見を元に、文化を切り口として日本企業のグローバル化を支援しています。

私が参画して経営に携わるようになったのは、2017年のことです。グローバル化の重要性と緊急性が年々高まりをみせているという市況の中で、事業を拡大していくために、会社として投資を考えるフェーズにありました。

その一方で、当時の経理業務体制にはいくつか課題がありました。

まずひとつは、リソースにおける課題です。

私たちは若い小さな会社ながら、お客様にはメガバンクや大手機械メーカーなど、日本を代表する一流の企業様が数多くいらっしゃいます。大手企業様との取引においては、お客様の受発注システムを利用するケースがあったり、スピーディな処理が求められたりと、オペレーションにも一流のものを求められる場面が多々あります。

しかしながら、当時は一人の事務員の方に会計業務をお任せしており、それらすべてに対応するのは厳しく、お客様が増えていけばいくほど業務が回らない状況になり、経営陣も積極的に関わりながら、少ないリソースでなんとかやりくりしている状況でした。

加えて、専門性における課題も感じていました。

専門知識をもたない事務員の方が会計業務を行っていたので、クラウド会計システムfreeeを導入していたものの、残念ながら使いこなせている状態ではなかったのです。そうなると、正しい数字がなかなか見えてこず、数字を経営に生かすことが難しい状況でした。

企業研修の需要がますます伸びていくと予想される状況の中、着実に事業拡大していくためには、的確かつスピーディーな経営判断が求められます。

それにはどうしても、基盤となる財務会計、つまり「信頼できる数字」が必要不可欠です。経営にレバレッジをかけるために財務会計はプロフェッショナルな方に依頼すべきだと考え、経理業務をアウトソーシングすることに決めました。

数あるサービスの中で、CASTER BIZ accountingの決め手はどこにありましたか?

わずか数名というタイトなリソースで経営していますから、正直なところ、類似サービスをすべて並べて吟味するという余裕があるわけではありません。調べた際に、サービス説明が的確でわかりやすいものを優先的に選びました。 また、私たちも物理的なオフィスをもたずに経営していますので、オンラインで完結できることにも親和性を感じましたね。

その中でも特に、CASTER BIZ accountingなら、経理業務以外でもお願いしようと思えば幅広く依頼できる(※)ことも心強いと感じたポイントです。 事業が拡大していけば、それに伴って業務も増えていきます。別の分野も手間なく同時に依頼できるのであれば、それは一つ大きなメリットになると感じ、CASTER BIZ accountingを導入しました。

※別途秘書オプションを追加することで、経理業務以外のご依頼が可能になります。

CASTER BIZ accountingで実現する、理想の財務会計と管理会計

CASTER BIZ accountingにはどのような業務を依頼していますか?

日常業務における主な業務内容としては、freee上での見積書作成・送付、経費申請の承認・取引登録、振込データの取りまとめ・振込、案件管理システムを確認しながらの売上請求書の発行・送付です。

単純に業務だけをやってもらうのでなく、例えばアカウントマネージャーに対して見積りと実際の請求に差異がないかの確認や、お客様とのやりとりなど、各業務に必要なコミュニケーションもすべてお任せしています。

弊社の場合、一度お付き合いを始めたお客様は、リピーターになっていただくことが多いです。

CASTER BIZ accountingのオンラインアシスタントさんの場合、お客様の要望や習慣も一緒に学習していただけるので、安心して継続的にお任せできますし、その都度指示が必要になることもないので非常に助かります。

業務に加えて、「確認の役割」も担ってもらえるのは有り難いですね。

研修によっては社外の認定講師の方に登壇いただくこともありますので、外部の方の稼働がある場合には支払い業務が生じますし、四半期に一度、フィンランド本部への支払いもあります。後者の業務においては、費用計算と請求依頼書の作成から、英語の請求書受け取りおよび確認まで、支払いに関わる一連の業務をお願いしています。

外部の方や組織とのやりとりでは、意外にも数字のミスや漏れが発生していることがあるので、注意深くチェックしておかないと、数字にズレが生じてしまいます。以前は、担当者や経営陣がそこまで目を光らせておく必要があったのですが、いまはその必要がありません。確認とそれに必要なコミュニケーションもすべてオンラインアシスタントさんにお任せしています。

こちらからの指示を待つのではなく、「この部分はどうしましょうか、ここはこうした方が良いんじゃないでしょうか」と積極的に良い方向に導いてくれているところにプロフェッショナル意識を感じますし、それが安心して信頼してお任せできる理由にもつながっていますね。

CASTER BIZ accountingを導入して、社内にどのような変化がありましたか?

一番嬉しいのは、freeeのレポート画面を見るだけで「正確な数字がわかるようになったこと」ですね。これは経営に携わる者として非常にありがたく、インパクトのある変化です。

先にもお伝えした通り、以前はfreeeが複雑かつ煩雑に使われてしまっている状況だったのですが、経理業務のプロであるオンラインアシスタントさんに日常業務を行っていただきながら絡まっていた糸を順番に紐解いていただき、すべてが綺麗な状態に整いました。 今ではレポート機能を見ればパッと経営状況がわかるようになったので、経営としても非常に楽させてもらっているなと感じますね。

私だけでなく、他の経営陣も経理業務に関わることはほとんどなく、見ているのはレポート画面ばかりです。経営陣全員がバックオフィス業務から手離れできて、それぞれやるべき業務に注力できているというのは何にも変え難い変化ですし、CASTER BIZ accountingを導入して良かった点のひとつだと思います。

▲間瀬さんが講師を務めた新型コロナウイルス感染症流行以前の企業研修の様子

的確でスピーディーな経営判断のため、経理業務はいち早くアウトソーシングすべき

間瀬さんは戦略コンサルタントとして活躍され、MBAも取得され、現在は経営もされていらっしゃいますよね。その経営のプロフェッショナルという視点から、経理業務のアウトソーシングについてアドバイスいただけることはありますか?

経理業務のアウトソーシングについて迷っている方は、いち早くアウトソーシングする決断をした方がいいことはお伝えしたいです。迷っているイコール、時間のロスになってしまいますからね。

月々の費用だけに着目してしまうことで、経営者の中には「機会費用」を見落としてしまう方が多いのではないでしょうか。

私がCASTER BIZ accountingを導入した実体験として言えることは、CASTER BIZ accountingのオンラインアシスタントさんのようなプロフェッショナル人材を、月額料金と同じ報酬で採用することは、難易度が高いということです。それに、自分のリソースに余裕が持てるということは、それどころではないリターンがあるはずです。 これらを考えればコスト高ではないですし、迷う余地はないと思います。

経営に役立つ働きかけができているとなれば、本当に嬉しいです。

バックオフィスを整えるということは、フロント事業を伸ばせるということでもあり、「逆もまた真なり」です。バックオフィスのことでモタついていたら、私たちのような小さな企業はそれだけで終わってしまいますからね。

本業の拡大を狙うのであれば、とにかくバックオフィスに手をかけないこと。なおかつ、ハイレベルに、プロフェッショナルに回るようにしておくことが、何よりも大事です。その点において、CASTER BIZ accountingは最適だと思います。

ありがとうございます!最後に今後の展望を聞かせてください。

企業の海外進出や海外企業との合併、外国人社員の受け入れは、いずれも加速傾向にあります。それらを背景に、グローバル対応支援の機会が増える中で、「文化と経営の専門家集団」としてお客様に丁寧に寄り添い走り続けるためには、「バックオフィスの安定感とフレキシビリティさの両立」が欠かせません。 CASTER BIZ accountingとのチーム・オペレーションは、この大前提を実現している、私たちの強みのひとつになっています。

国民文化や組織文化が足枷になるのか、それとも多様性を活かして新たな価値を生み出すことができるかが、企業経営の成果に大きく影響する時代。CASTER BIZ accountingに引き続きサポートいただきながら、日本企業のグローバル化に貢献していきたいと考えています。