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導入事例

「クラウド会計導入」と「経理部門体制の安定化」に成功―CASTER BIZ accountingのサポートなくして実現しなかった

株式会社HR Force データグループマネージャー 吉田 裕宣様

AI×アドテクで企業の採用活動を最適化する、AIアドプラットフォーム「Recruiting Cloud(リクルーティングクラウド)」を提供する、株式会社HR Force。同社は、CASTER BIZ accountingとクラウド会計システムを導入し、安定した経理体制を構築されています。

創業メンバーのひとりであり、データグループマネージャーの吉田 裕宣様にお話を伺いました。

安定した経理体制を望むからこそ、社内ではない。社外へアウトソーシングするという決断

まずは、CASTER BIZ accountingの導入背景から教えてください。

吉田 裕宣様(以下、吉田様)経理業務をアウトソーシングしようと考えたのは、担当者の退職がきっかけでした。2018年の創業以来、ひとりの担当者にほとんどの経理業務を任せていたので、そのメンバーの退職によって、体制が一気に崩れてしまったんです。

経理業務というのは、組織の重要な基盤になります。早急に体制を立て直すべくいくつかの方法を検討した結果、最終的に「一番信頼できる!」と感じたCASTER BIZ accountingに決めました。

CASTER BIZ accounting以外にはどのような選択肢があったのですか?

吉田様真っ先に候補にあがったのは、新たな人材の採用です。すぐに募集を開始して、実はすごく優秀な方にもご応募いただきました。でも、「経理体制はどうあるべきか?」という原点に立ち戻った時、人材の採用では今回の問題が解決しきれないことに気がついたんです。

なぜなら、たとえ優秀な人材が採用できたとしても、その方が退職してしまえばまた同じことが起こる可能性が高いからです。であれば、社内で完結させる業務体制にこだわらず、社外へ業務をアウトソーシングすることで、安定した経理体制を構築すべきだと考えました。

また、アウトソーシング先を決めるにあたっては、他社の関連サービスとも比較検討しました。正直なところ他社の方が料金的には安価だったのですが、両社の話を聞く中で、安心感と信頼感を持てたのがCASTER BIZ accountingでしたね。

それは非常に嬉しいです。具体的に、安心感と信頼感はどのようなところで感じていただけたのでしょうか?

吉田様商談の際、私たちが実現したいことを話すとすぐに理解してくださったのは大きいですね。経験値の高さを感じましたし、さらには、課題をどう解決していくのがベストか、前のめりな姿勢で積極的にヒアリングしてくださいました。その姿勢から業務サポートいただくイメージと業務を任せられる感覚が持てたのが決め手になりましたね。

加えて、創業時から利用していた会計ソフトをクラウド会計freee(以下、freee)に移行したいと考えていたタイミングでもありました。CASTER BIZ accountingは、freeeへの移行サポートにおいても多くの実績があり、その領域のプロフェッショナルに依頼できることも頼もしいと思った点です。

まずはfreeeへの移行サポート業務を中心に、CASTER BIZ accountingの利用がスタートしました。

freeeへの移行は、CASTER BIZ accountingのサポートなしでは実現し得なかった

▲吉田 裕宣様

freeeへの移行はスムーズに進みましたか?

吉田様非常にスムーズに移行できましたし、その成功は、CASTER BIZ accountingのサポートなしには実現しなかったと思っています。

というのも、freeeへの移行を決めていたものの、経理に関わるメンバーは誰一人freeeの利用経験がなかったんです。CASTER BIZ accountingのfreeeを熟知したオンラインアシスタントさんが、freeeとのやりとりに参加してくれたり、手取り足取り使い方も設定も教えてくれたりしたからこそ無事に移行できましたし、その後も問題なく運用できています。

それはよかったです!freeeへの移行後は、具体的にどのような業務を依頼していますか?

吉田様freee移行時は、経理全体の業務を総合的にサポートしてもらっていたのですが、移行完了後は、支払いと請求確定前までの業務を主にお願いしています。

弊社の経理体制は一社完結ではなく、親会社である船井総研ホールディングスも関わっていて、それぞれ役割分担があります。全体の流れとして、まず、売上げ計上前の請求金額の確定はHR Force内で行います。その後、債権登録および債権管理をCASTER BIZ accountingに依頼し、 売上げ金額の確定後から計上業務は船井総研ホールディングスで行うという流れになっています。

その一連の流れの中にCASTER BIZ accountingが入っているので、HR Forceと船井総研ホールディングスそれぞれの業務が滞りなく進むよう、双方の業務のチェックもしながら、サポートしてくれています。本当に助かっていますよ!

吉田さんの中で「CASTER BIZ accountingのここがいい!」というところはどこでしょうか?

吉田様業務の滞りや事後修正などの手間がないよう常に気にかけていただき、作業漏れに気がついたり違和感を感じたりしたらすぐに 連絡くださるところですね。

たとえば、請求金額の登録作業に漏れがあることを早めに教えてくれたり、請求書が未着である可能性も早めに教えてくださいます。 そのおかげで、毎月業務が滞ることなく、スムーズに処理が進んでいきます。

親会社の担当者からは、「オンラインアシスタントさんが日常的にケアしてくださるおかげで、締めのタイミングでミスを発見するのではなく、事前に気がつけます。ミスがないだろうか…と自分が常に目を光らせる必要がないので、かなりの業務負荷軽減になっています」と聞いています。

そうやって、単に依頼している業務だけでなく、それ以上のことをやってくださるのはとても有り難いですね。

経理専任ゼロでも、安定した業務フローと体制

CASTER BIZ accountingに業務をアウトソーシングしたことで、社内で何か変化はありましたか?

吉田様わかりやすく数字で表すと、おおよそ一人分の人件費が削減できています。経理担当者の退職後は、総務部のメンバーが会計ソフトへの登録作業を行ってくれたり、 もう一人のメンバーが請求書発行前の業務を行ってくれたり、兼任で頑張ってくれていました。でもいまは、その二人の兼務は必要なくなっています。

当初の目的であった、安定した経理体制は実現できていますか?

吉田様もちろんです。

経理体制が一旦崩れると、それを立て直すのが本当に大変ということが昨年の経験でわかっていました。そこを安定した体制にできたことで、会社全体としても大きな安心感を感じています。特に弊社としてはfreeeに移行するというところが特に重要なポイントだったので、そこが無事に成功したというだけでも嬉しいですよ。

というのも以前の会計ソフトでは、システム以外で対応しなければならない請求書発行業務があり、手間と時間がかかっていたんです。freeeに移行することでその手間と時間が不要になり、さらには、すべての経理業務を顧客データに紐づけた状態でできるようになっています。 その仕組みが作れたことは経営的にも大きなメリットがあり、CASTER BIZ accountingによるサポートがあってこその成果です。

そう考えると、単純に時間や工数では計りきれないですし、会社全体に貢献してくれていると感じています。もしクラウド会計に移行したいという考えのある企業には、是非ともCASTER BIZ accountingをおすすめしたいですね。

▲吉田 裕宣様

経理の安定化は、今後の会社成長に欠かせない数値基盤になる

経理体制の安定化が、会社全体にも貢献できていると聞いてとても嬉しいです。

吉田様freeeへの移行とCASTER BIZ accountingによる経理業務の安定化は、会社にとって大きな進歩でした。ですから、 専任のオンラインアシスタントさんには本当に感謝しているんです。

請求関係の数値から読み取れるデータはマーケティングに大いに活用できますし、それを誰が見てもわかりやすい状態にしておくことは、今後の事業成長を考える上で大事なポイントです。組織におけるCASTER BIZ accountingの貢献度合いは非常に大きいので、今後も重要なポジションを担ってもらうんだろうと思っています。

つい先日は、人事労務サポート専門のCASTER BIZ HRも導入いただきましたね。

吉田様はい。人事労務オペレーションの改善にあたって人を採用するかどうかの議論があった際、経理部門でのアウトソーシング成功事例があったので、「オペレーションを安定させたいなら、CASTER BIZがいい!」と社内で強くおすすめさせてもらいました。人事労務担当者がサービス案内を聞き、すぐにお願いする運びになったようです。

まずはこの先の数ヶ月でオペレーションを見直し、その後次のステップとして人事労務ソフトを導入する予定なので、またその導入支援もしていただくことになるかと思います。会社成長には欠かせないバックオフィス強化を、今後もさまざまな面からサポートいただきたいと思っています。