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導入事例

経理業務のオンライン化で、不正や事故を防止
~CASTER BIZ accountingという第三の目がもたらす経営効果

日本環境設計株式会社 管理部 副島 慎太郎様/山本 浩之様

「あらゆるものを循環させる」というビジョンのもと、サステナブルな社会の実現を目指す、日本環境設計株式会社。同社は、ケミカルリサイクルによるBRING Technologyを開発し、洋服から洋服、 ペットボトルからペットボトルを生産するなど、あらゆるものが循環する社会づくりに寄与する事業を展開しています。

今回は、管理部所属で公認会計士の副島 慎太郎様、管理部所属で子会社の管理部長も兼任されている山本 浩之様にお話を伺いました。

仕訳数に左右されない「固定料金」が導入の決め手

▲副島 慎太郎様

まずは、CASTER BIZ accountingの導入背景から教えてください。

副島 慎太郎様(以下、副島様)CASTER BIZ accountingを導入したのは、以前から利用していたオンラインアシスタントサービスのCASTER BIZがきっかけです。

CASTER BIZを導入したのは2018年4月頃で、当時は資金調達や人材採用のためにスケジュール調整の対応が多く、業務がひっ迫した状態になりがちでした。そこで、その調整業務のサポートを誰かにお願いできないかと探していたところに、CASTER BIZと出会ったんです。 正直、「オンラインで秘書なんて本当にできるんだろうか…」と半信半疑で導入したのですが、導入後わずか1ヶ月で調整業務のストレスがなくなり、あっという間に本業に集中できる環境が整いました。その仕事ぶりに感動していたところに、経理業務専門のCASTER BIZ accountingのサービス開始を知ったんです。

私は以前に監査法人で働いていた経験から、経理に関する業務はルーティン作業が多くなることをよく理解していたので、会計業務もできる限り効率化したいと考えていました。加えて、私たちはこれまでにない新しいテクノロジー事業を展開している会社でもあるので、新しいことに積極的に取り組んでいこうとする企業カルチャーがあります。

それまでのCASTER BIZでの実績から考えると経理業務も安心してお願いできると思い、すぐにお話を聞かせてもらいました。

導入の決め手はありましたか?

副島様決め手となったのは、「固定料金」という料金システムです。CASTER BIZ accountingは、見積り時の業務量に大きく変動がなければ、料金は基本的に変わりません。

経理分野におけるアウトソーシングでは、記帳代行を会計事務所にお願いすることがよくありますが、その料金は、一般的に仕訳数に応じて金額が決まる変動型です。そうなると、会計事務所は売り上げを上げるために、意図的に仕訳を多めに計上することがあると聞きました。

ですから、CASTER BIZ accountingで記帳代行だけではなく、経理業務全体を固定料金でアウトソースできれば、そのような不適切な環境をなくし、フェアな仕事ができる素晴らしい仕組みだと感じました。それが決め手となって、CASTER BIZ accountingを導入しました。

業務標準化により、従業員数は2倍でも経理専任は2人からゼロへ

▲山本 浩之様

具体的にはどのような業務をCASTER BIZ accountingへ依頼していますか?

山本 浩之様(以下、山本様)弊社はクラウド会計システムを活用しています。

日常のルーティンとしては、各従業員から申請される経費精算や請求書発行依頼の対応の他、受領請求書をもとにした支払依頼の作成業務があります。これらはクラウド会計システムに随時上がってくる仕組みなので、システム上でオンラインアシスタントさんに勘定科目の決定や申請の不備のチェック、申請者とのやりとりを含めて、対応をいただいています。

それらの対応が済み、承認が必要になるとオンラインアシスタントさんから私たちのところにチェック依頼が届くので、科目や部門などをチェックして承認します。承認後は再度オンラインアシスタントさんにお戻しして、クラウド会計システム上で仕訳登録してもらうというフローになっています。

この一連のフローを構築したことで、自分たちで仕訳登録作業をしたり、従業員とのやりとりをしたりすることはなくなりましたね。また、必要に応じて、オンラインアシスタントさんのマニュアルもアップデートされ、どんどん精度が向上するのでお互いの負担が減少します。

アウトソーシングにあたってコミュニケーションの部分を心配していましたが、日常の質問や依頼はマイクロソフトのプランナーを使って案件毎にやり取りを進め、ストレスなくスムーズなコミュニケーションができています。

この日々の経理処理とは別に、月に一度、月次決算という大きなイベントが発生します。

まず、われわれで月次決算に必要なタスク項目をプランナーに登録します。オンラインアシスタントさんには、その項目に沿って対応してもらっています。

1つのタスクが終わるごとに報告していただくことで、タスク管理と進捗管理をおこなえ、タスクがゼロになった時が、月次決算が締まったサインです。日常のルーティン作業のみならず、月次決算の対応もおこなっていただけて、非常にありがたく感じています。

CASTER BIZ accountingを導入したことで、何か良い変化はありましたか?

副島様良い変化はたくさんありますが、大きな変化が3つあります。

一つ目は、無駄な業務を削ぎ落として業務を標準化できたことです。
CASTER BIZ accountingと連携して業務を進めていく過程で、もともと抱えていた業務の無駄や省けるものが見えてきました。例えば、管理のための管理資料や誰が利用しているか分からない報告資料を発見できました。それらを削ぎ落とし、プロセスを見直したうえで、業務をシンプルに標準化できているので、月次決算にかかる時間は、おおよそ1/2になっています。

二つ目は、業務の属人化をなくし、経理専任者が不要になったことです。
以前従業員が50人程だった時は2人の経理専任者がいましたが、子会社も増え従業員が100人以上になった今は、専任者はゼロです。ルーティン作業から解放され、2人分のリソースを本業に充てられている上に、人件費の削減にもつながっています。 以前は、月次決算の忙しいタイミングで専任者の休暇が重なると肝を冷やしていましたが、今ではその心配をしなくてよくなりました。

三つ目は、バックオフィスに関わる業務のオンライン化がどんどん進んでいることです。CASTER BIZ accountingを導入したことで、「もっとオンライン化できるんじゃないか?」と、様々な業務や資料のオンライン化の取り組みが加速しています。例えば、会社に届く請求書のオンライン化もそのひとつです。以前は、毎月200件ほど紙の請求書がありましたが、現在はその1/10程度にまで減らせています。

バックオフィスと言えども、オフィスにいなくとも業務がうまくまわる仕組み作りが進められているんです。先日の緊急事態宣言の際も、ある程度オンラインでバックオフィス業務を進められたので、オンライン化を進めていて本当によかったと実感しましたね。

山本様業務内容や数値的な変化ではありませんが、精神的負担の軽減という面でもありがたみを感じています。

管理部門にとって、毎月やってくる月次決算は一大イベントなんです。大事な業務である分、いつ終わるか先の見えない状態で業務を進めていくのは、非常に気が重く、精神的負担もありました。

現在はCASTER BIZ accountingによって、会計処理や月次決算の見える化、予定や進捗具合の見える化がされているので、ゴールが見えた状態で業務を進めることができます。その精神的負担の軽減は、非常に大きなものですよ。

また、私は子会社の管理部門も見ていますが、親会社と同じようにCASTER BIZ accountingで経理業務のサポートをいただいています。高品質なサービスを親会社と同じように受けられる上に、一つのグループとして業務もスムーズ。とても有り難いですね。

第三の目によって、不正や事故の防止に

副島様変化ではないのですが、CASTER BIZ accountingを導入してよかったと思う点がまだあります。それが「第三の目」によってもたらされる、副次的効果です。

公認会計士という観点から見たときに、CASTER BIZ accountingは業務をアウトソーシングできるだけでなく、第三の目としての機能も担ってくれることがわかって、それが非常に素晴らしいと思っています。例えば、従業員から経費申請に申請ミスが会った時や不審なものがあった時、それを指摘しやすいんです。同じ会社の従業員同士だと、いちいち細かく指摘しづらい部分もありますからね。

CASTER BIZ accountingであれば、オンラインアシスタントさんが従業員からの申請をすべてチェックして、もしミスがあればチャット等で従業員と直接コミュニケーションをして解決までしてくれます。不正や事故の防止になりますし、コミュニケーションの潤滑油としても一役買ってくれているなと感じています。

つい先日は、スタートアップ企業のマネジメントによる横領事件が大きくニュースで報じられましたよね。あのような事件は会計処理や入出金業務が属人化することで発生してしまうんです。でもCASTER BIZ accountingを導入すれば、そのような不正の機会は一気に減らせるので、事故防止にもなります。

健全な企業経営ができるのは、非常に大きな経営効果だと思いますよ。

お役に立てていて嬉しいです!最後に今後の展望を聞かせてください。

副島様公認会計士という立場から見ても、本当に素晴らしいサービスだと実感しています。経理業務の標準化やアウトソーシングフローの構築および業務のオンライン化は、大きな成功事例です。この事例を、ぜひとも多くの方に知っていただきたいですし、健全な企業経営に何かしらの形で貢献できれば嬉しいです。

山本様私たちは今、アウトソーシング×クラウド会計×ペーパーレスの組み合わせで、新しい時代の経理業務に取り組んでいます。

以前私が勤めていた外資系メーカーでは、紙ベースで行う従来型の経理業務を行っていました。膨大な紙の資料を処理するためには大人数の経理担当者が必要で、そこにはお金も時間もかかっていましたが、今ではさまざまなサービスを組み合わせることで、スマートな経理に取り組めるようになっています。

経理業務で苦労されている方はまだまだたくさんいらっしゃると思うので、そのような方には、是非ともCASTER BIZ accountingをおすすめしたいですね。

会社としては、世界で唯一の技術を使って、あらゆるものが循環する社会をつくり、その社会を日本にとどまらず世界にも広げていきたいと考えています。

今後もよりよいバックオフィス環境を構築することを通じて、そのビジョンの実現に貢献していきたいですね。