導入事例
CASE
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属人化からの脱却で強い組織へ。CASTER BIZ accountingで実現する、安心と成長を両立する経理体制
PRONI株式会社 執行役員 財務経理部 部長 牟田 裕章様
発注者と受注企業を適切にマッチングし、企業間取引の利便性向上に貢献する事業を展開するPRONI株式会社は、「受発注を変革するインフラを創る」というビジョンのもと成長を続けています。その成長を支える土台のひとつが、財務経理部の組織づくりです。しかしその成長の裏側で、財務経理部門では業務の属人化という課題を抱えていました。こうした構造的な問題を解消するために既存のやり方を見直し、オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ accounting」の導入に踏み切ります。
業務フローを再構築することで月次決算の効率化やチーム育成体制の強化を実現したプロセスについて、執行役員 財務経理部 部長の牟田 裕章様に伺いました。
ライフイベントにも強い組織へ。属人化の解消と持続可能な経理体制の構築
まずは、CASTER BIZ accounting導入の背景を教えてください。
当時、財務経理部は4名体制で業務を回していましたが、そのうちの1人が休みに入ることになりました。弊社では男女問わず育休を取得できる仕組みを整えていますが、メンバーにライフイベントが訪れると必然的に残るメンバーの負担は増えがちです。だからこそ、休む側も残る側も互いに気兼ねせず、安心してサポートし合える体制を整えることが課題になりました。「メンバーが安心してライフイベントを迎えられ、支えるメンバーも無理なく働き続けられる。そして、メンバーが戻ってきたときもまた安心して働ける。そんな持続可能な組織を作りたい」という思いが強くなりました。
担当者しか分からないやり方が残ると、メンバーの成長機会が限定され、誰かが一時的に業務を離れた際に他の人が代わりづらくなります。結果として、休暇を取りづらい状況も生まれてしまいます。
こうした属人化の構造を“解消すべき課題”と捉え、仕事の手順を可視化し、お互いに助け合える環境を整えることが急務だと感じました。
以前から課題として認識してはいたものの、日々の業務に追われ、改善に踏み出せずにいたのが実情です。
その改善策として注目したのが、チーム体制で業務をサポートしてくれるCASTER BIZ accountingです。チームで対応してくれるため業務が特定の人に偏らず、ノウハウも共有される仕組みが整っています。しかも当社はもともとキャスターさんの「CASTER BIZ recruiting」という採用支援のオンラインアシスタントサービスを利用しており、商談では担当者がこちらの状況を丁寧にヒアリングしてくれました。オンラインで説明を受けた際にも、多様な経理業務に柔軟に対応してもらえるという安心感が導入の決め手になりました。
オンラインアシスタント活用で実現する業務改革とチーム連携
CASTER BIZ accountingに依頼している業務内容を教えてください。
経理を中心とした幅広いバックオフィス業務をお願いしています。具体的には、月次決算の補助、仕訳のチェック、従業員の立替精算、請求書の作成・アップロードといった定型業務のほか、請求書アップロード時に顧客側の住所・宛名などが変わった場合のデータ修正、債権管理に必要な資料の作成などです。これらの業務は社内で一度仕組み化し、安定運用まで進めたものをマニュアル化したうえで依頼しています。
CASTER BIZ accountingの導入と併せて行った業務プロセスの改善について教えてください。
単なる人手補充ではなく、担当者だけが知る手順をなくし、誰でも引き継げる仕組み作りを目標にしました。CASTER BIZ accounting導入と同時にマニュアルを整備し、古くなった手順書は更新しました。運用していく中でもクラウド上で随時更新し、キャスターさんからの気づきも活かして修正を重ねています。またスキルマップで社内の従業員の対応可能範囲を一覧化し、定期的にメンバー間で業務のローテーションを行うことで個々の成長を促しています。別の人がその業務に携わることで新たな気づきが得られ、互いにレベルアップできる環境を作り出しています。
やり取りをする際に心がけていることはありますか？
私たちは、キャスターさんを「外注先」ではなく、一緒に組織をつくる仲間だと考えています。キャスターさんは社内にはいないので、当たり前ですが社内メンバーと違い阿吽の呼吸が通じません。そのため、依頼の目的や背景を丁寧に伝えることを心がけています。一方で、社内では言いづらいことを第三者の立場で指摘してくれるため、非効率な部分に気づきやすく、社内とは違った距離感で建設的なコミュニケーションが取れています。キャスターさんとのやりとりを通じて業務改善のヒントとなることも多く、私たちにとって貴重なフィードバックの存在でもあります。
属人化をなくすことで、成長を促す環境が生まれる
導入後、どのような効果を実感しましたか？
キャスターさんから報告される稼働時間データを活用して業務負荷を見える化できたことはよかったです。どの作業に時間がかかっているのかが明確になり、ムダの削減や業務フローの改善に直結しました。また、請求書や仕訳のチェック、債権管理資料の作成といった定型業務を依頼したことでミスが減り、社内メンバーはコア業務に専念できるようになりました。社員が月次決算の取りまとめや会計システムの設定など、新しいチャレンジに挑戦できる時間を確保できるようになったのも大きな成果です。
まだ標準化されていない業務は洗い出してマニュアル化を進め、スキルマップで誰でも対応できる体制づくりに力を入れています。単に業務を“回す”だけでなく、“成長を促す環境”が生まれたと感じています。標準化していくにあたって組織図上の役職とは別にプロジェクトリーダーを社内メンバーに担ってもらい、リーダーシップを発揮・経験する機会を設けています。標準化した業務をキャスターさんに任せ、社内ではコア業務と新しいプロジェクトに集中する。その循環が、部門全体のスムーズな運営と持続的な成長につながっています。こうした体制の構築において、キャスターさんは単なる外部リソース”ではなく、持続可能な組織を作るパートナーとして、非常に重要な役割を担ってくれています。
CASTER BIZ accountingをおすすめしたい企業像を教えてください。
急成長フェーズにありながら人員不足に悩んでいる企業や、業務の属人化を解消することで安定した組織運営をしたい企業に特に向いているサービスだと感じています。人材採用が難しい現状では、外部リソースを活用して定型業務を標準化し、内部メンバーがコア業務や新しい挑戦に集中できる環境を整えることが重要です。経理だけでなく、営業事務など幅広いバックオフィス業務に対応してもらえるので、組織全体の生産性向上に寄与すると思います。
属人化解消のその先に――事業成長を後押しする経理部門
今後、財務経理部門をどのような組織へと進化させたいと考えていますか？
今後目指すのは、単なる経理処理係ではなく、事業や経営に寄与する財務経理チームです。業務を標準化・マニュアル化し、チーム全体の教育とスキルを底上げできたことで、組織として次のステップに進む土台ができたと思っています。
仕訳や精算といった日々のルーティンはキャスターさんの力を借りつつ、社内では経営判断を支えるデータ分析や事業に新しい価値を生み出す取り組みにより時間を割いていきます。これからも、安心と挑戦が両立できる環境を整えながら、経理部門が経営のパートナーとなり、事業の成長を支える存在へと進化することを目指しています。また、会社全体で社会に役立つサービスを提供し続けることで、「受発注を変革するインフラを創る」というビジョンの実現をしていきたいですね。
社内の管理部メンバーには、AIやツール、外部の専門家と社内業務の橋渡しをする“翻訳者的存在”を期待しています。社内ですべてを抱え込まず、かといって外部に頼るだけでもなく、自社業務と専門知識とをハイブリッドに理解して、拡張性と柔軟性を備えた組織を作っていきたいです。
CASTER BIZ accountingは、「まだマニュアルがなく、整備する時間もないプレイングマネージャー」にはぴったりのサービスだと思います。安定した経理体制を築きたいけれどリソースがなくジレンマを感じている人や組織に、ぜひお勧めしたいです。
オンライン経理のCASTER BIZ accountingでは経理業務を含めた総合的なサポートまで対応しております。
ビジネスパートナーとして煩雑な業務を請け負うことで、事業運営を支えさせていただきますのでお気軽にお問い合わせください。
