経費精算とは？用語の意味と業務フローを解説
経費精算は、事業活動で必要な費用を従業員が立て替えた場合に、その費用をあとから企業が払い戻すために必要となる業務です。
しかし「実際にどのような作業が伴うのか、詳しく把握できていない」という方も多いでしょう。
そこで本記事では、経費精算という言葉の意味と具体的な業務フローを解説します。
経費精算業務についての理解を深めたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
経費精算とは
経費精算とは、業務に関する活動において従業員が立て替えた費用を、後日企業が払い戻すことです。
払い戻しの方法や費用の内訳の違いによって、経費精算は以下の3種類に大別されます。
【経費精算の種類】
| 小口精算 | 少額の出費に対し、小口現金を用いて精算すること |
| 交通費精算 | 業務において利用した電車やバス、タクシーなどにかかった費用を精算すること |
| 旅費精算 | 交通費に加えて宿泊費や出張手当が発生する場合に、それらをまとめて精算すること |
実際に経費精算を行う際は、領収書のような証憑となる書類をもとに、経費として認められるかを企業が判断します。
そのうえで経理部門が仕訳と会計処理をすることで、従業員に払い戻しが行われるという流れです。
なお、経費として処理する際に用いる勘定科目と仕訳の方法は、確定申告書や決算書の作成に必要なものとして国のルールで定められているため、どの企業も変わりません。
ただし、経費とみなされる用途や金額の上限などは企業ごとに異なるので、自社の規定でどのように定められているかは確認が必要です。
経費と費用の違い
前項では経費精算の意味を説明しましたが、そもそも経費とは、企業にとってどのようなお金のことを指すのでしょうか。
経費とは企業が払う費用の一部のことであり、経費と費用には以下のような違いがあります。
【経費と費用の違い】
| 経費 | 営業や日常業務で使用した交通費や消耗品費など、売上につながる活動に払われたコストのみを指す |
| 費用 | 人件費や税金の支払いなども含めた、企業が支出するすべてのコストのことを指す |
つまり、企業が事業を運営するうえでの出費を総じて費用とし、そのうち売上に直結する一部のコストのみを経費と区分するわけです。
費用の内容はどの企業もおおむね変わりませんが、売上につながる活動の基準はさまざまであるため、経費と認められる範囲は企業ごとに異なる傾向にあります。
経費の対象となる費用の代表例
経費の対象となる費用は企業ごとに違いがありますが、よく経費として計上される代表例は以下の通り限られています。
【経費の対象となる費用の代表例】
- 旅費交通費・交通費
- 消耗品費
- 通信費
- 福利厚生費
- 接待交際費
それでは、具体的に紹介します。
旅費交通費・交通費
旅費交通費と交通費は、どちらも業務上で移動が必要になった場合に発生する費用です。
旅費交通費とは、勤務地以外の場所に向かう際の移動にかかる費用と、宿泊費や出張手当を合計した費用のことを指します。
一方、交通費は、勤務地からの移動にかかる費用のみを指し、宿泊費や出張手当は含まれません。
企業によっては、勤務地に向かうための通勤費も、交通費として処理しているケースがあります。
消耗品費
業務で必要な備品のなかでも、比較的購入する頻度が高いものは消耗品費として処理します。
消耗品に該当するのは、使用可能期間が1年未満、または取得価額が10万円未満であるものです。
主な例としては、文房具や日用品などが挙げられます。
なお、上記の定義に当てはまっていれば、家具や機械類も消耗品として計上可能です。
通信費
通信費とは、業務でパソコンを使用する場合に発生するインターネット料金や通話料、郵送料、切手代などのことです。
また、オフィスや店舗内にテレビを設置している場合は、これにかかる受信料や設置費用も通信費として計上できます。
以上のように通信費に該当する範囲は広く、経理に詳しい方でないと判断が難しいかもしれません。
迷ったときは、税務署や税理士に相談するか、あるいは経理業務に長けた企業に外注しつつアドバイスをもらうとよいでしょう。
福利厚生費
企業が従業員のために使う、給与や賞与以外の費用は、福利厚生費にあたります。
たとえば、健康診断や社員旅行などに要する費用が挙げられます。
一見すると該当するものの幅が広いように感じられますが、福利厚生費として処理するには条件があるため、計上する際は条件に合致しているか確認が必要です。
福利厚生費とする条件は、すべての従業員が利用できるものに対して支払われており、金額が妥当かつ現金支給されていないこと、と国税庁によって定められています。
目的が不明瞭なものや極端に高額なものは認められない可能性があるので、福利厚生費として計上したいときは、内訳を明確にしておいてください。
接待交際費
顧客に挨拶したときの贈答品代や取引先を接待したときの飲食代のような、事業に関係する人をもてなす目的で使われる費用を、接待交際費といいます。
接待交際費は企業の規模によって計上可能な金額の上限が決められているため、経費として処理する際は、いくらまで計上できるのか確認しておくよう努めましょう。
また、接待にかかった飲食費でも金額が1人あたり10,000円以下である場合は、接待交際費ではなく、会議費という勘定科目を使うのが一般的です。
経費を接待交際費として処理するときは、以上のように、金額にも気を配っておかなくてはなりません。
経費の対象にならない費用
基本的に、事業に関連しないものは経費の対象外です。
プライベートで使用するものは当然のことながら、業務に必要なものであっても、プライベートでも使用できるとみなされたものは経費として認められません。
たとえばスーツは仕事で着用するものですが、プライベートでも使用できるので、経費として処理できないケースが一般的です。
なお業務でのみ使うものであっても、決算時に未使用であると計上できないため、使用状況も把握しておいてください。
また、売れていない在庫の仕入れにかかった費用も、経費の対象とはなりません。
仮に大量に仕入れたとしても、計上できるのは売り上げたぶんだけです。
完売しなかったときは全額を経費で落とすことができないため、仕入れの際は全額を経費として計上できない可能性があることも念頭に置いておきましょう。
経費の対象とならない費用のなかでも、特に気をつけておきたいのが税金です。
税金には経費として計上できるものとできないものがあるので、処理する際は税金の種類を見極める必要があります。
法人に関する税金は複雑であるため、経費精算の際は都度細かく調べておくのが賢明です。
経費精算業務のフロー
経費精算業務のフローは、基本的にどの企業でも以下のような流れになっています。
【経費精算業務のフロー】
- 領収書の受け取り
- 経理部門に申請する
- 経理部門が確認と仕訳を行う
- 従業員への支払いを行う
それでは、細かく見ていきましょう。
領収書の受け取り
従業員が立て替えた費用を経費として処理するには、証憑である領収書が必要となります。
領収書は宛名が企業名になっており、日付や金額、支払った内容もしくは品物の名称、支払先がわかるものであるのが理想です。
しかし、これらがすべて明記されていなければ計上できない、というわけでもありません。
不足している情報の追記や領収書以外の証拠書類の添付によって、業務に関係する出費であることが証明されれば、問題なく経費として落とせます。
経理部門に申請する
立て替えた経費を申請する場合、経費精算書を作成し、領収書とともに経理部門に提出するのが一般的です。
経費精算書とは、経費の払い戻しを企業に申請するために、申請日や支払日、金額、詳細な用途などを記載した書類のことを指します。
情報が不足していると、経費として認めるか経理部門が迷う可能性があるため、申請に必要な項目に漏れがないか、提出時によく確認しておくことが大切です。
経理部門が確認と仕訳を行う
領収書と経費精算書が提出されると、経理部門では、その内容に相違ないか、また不備がないかなどを確認します。
申請内容に問題がなければ、その費用に応じた勘定科目と金額を帳簿に記載し、仕訳を行います。
申請内容の確認と仕訳は、経費精算業務のなかでも特に煩雑になりやすい作業です。
業務の効率化を図りたい場合は、この作業を外部に委託するといった方法で対策するとよいでしょう。
従業員への支払いを行う
仕訳が完了すると、企業が取り決めている指定日に、従業員が立て替えていたぶんの経費が払い戻されます。
同時に、経理部門では、従業員に支払ったぶんの会計処理も行います。
従業員への支払いは、最近では口座振込にて対応するのが主流です。
経費精算書をもとに従業員それぞれの口座に送金するという支払処理まで、経理部門が担います。
経費精算業務を効率化する方法
経費精算業務の効率化を図るには、以下の通り、さまざまな方法があります。
【経費精算業務を効率化する方法】
- Excelや無料の表計算ソフトを導入する
- 経費精算システムを導入する
- マニュアルを作成する
- 業務を外部企業に委託する
効率よく経費精算業務を進めたいという経営者様は、ここで紹介する4つの方法をぜひお役立てください。
Excelや無料の表計算ソフトを導入する
Excelや無料の表計算ソフトを使うと、電卓で計算する時間が大幅に短縮できます。
結果的に、経費精算業務の効率化にもつながるというわけです。
導入に際してあまり時間がかからず、費用負担も比較的少ないので、すぐに実践しやすいでしょう。
経費精算システムを導入する
経費精算業務に必要な作業を一元化できるのが、経費精算システムです。
経費精算システムを導入すると、システム上で経費申請に必要な項目を入力して提出までできるため、経費精算書を作成する手間がかかりません。
経理部門による経費申請の内容確認や承認も、システム上で完結可能です。
また、システム上での仕訳や会計データへの連携も可能なため、経費精算業務の時間を短縮できます。
表計算ソフトと比較すると費用はかかりますが、経理部門の負担やミスの発生率を減らすには効果的です。
マニュアルを作成する
経費精算業務の効率化を図るには、マニュアル作成も欠かせません。
経費として認められる用途や目的、金額の上限などをマニュアルにしておくことで、社内での認識の相違が起こりにくくなり、差し戻しや確認の回数が減らせます。
経費精算を担当する従業員が変わったとしても対応が統一できるので、混乱を招くことがなく安心です。
業務を外部企業に委託する
経費精算業務の効率化を図るのであれば、外部企業に委託するというのも一案です。
外部企業に業務をまるごと委託することで、社内の人的リソースが圧迫されなくなり、経費精算以外の業務に集中できます。
経費業務に長けた企業に依頼することで、経費精算業務にかかる時間の短縮も可能です。
また、経費精算業務を請け負っている企業のなかには、マニュアル作成といった業務まで依頼できるところもあります。
たとえば、経理業務のアウトソーシングを請け負っているCASTER BIZ accountingでは、業務と並行してマニュアル作成もご依頼いただけます。
マニュアル作成に使う時間を確保する必要がなく、経費精算業務が滞る心配もありません。
外部への委託は相応の費用がかかりますが、そのぶん費用対効果も期待できる方法だといえます。
【経費精算でお悩みの方へ】おすすめの代行サービス紹介
経費精算業務を委託できる企業は、多岐にわたります。
そのため、対応可能な業務の範囲や料金などを比較しつつ、自社に適したサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、経費精算業務を委託できるおすすめの代行サービスを5つ紹介しますので、参考にしてください。
CASTER BIZ accounting
【CASTER BIZ accountingは、このような企業におすすめ】
- 経費精算だけでなく、さまざまな経理業務を依頼したい
- 経理業務のコンサルティングをお願いしたい
- 税理士対応を任せたい
CASTER BIZ accountingは、経費精算をはじめとする、あらゆる経理業務に対応可能な代行サービスです。
採用率1％という厳しい基準のなかから選び抜かれた高スキルの人材がそろっているため、高い品質かつ安定した体制での対応が可能です。
事業特性や経理処理のボリュームに合わせた専門チームは、最短3営業日で立上げますので、お急ぎの場合でもご安心ください。
さらに、経理業務を最適化するための施策のご提案や税理士対応、マニュアル作成も承ります。
「経理に関する幅広い業務をまとめて依頼したい」とお考えの経営者様にも、適しているサービスです。
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メリービズ バーチャル経理アシスタント
【メリービズ バーチャル経理アシスタントは、このような企業におすすめ】
- すでに導入している会計システムや業務システムを使いつづけたい
- 経理業務のDX化を検討している
- 今後、社内体制や業務フローが大きく変わる可能性がある
メリービズ バーチャル経理アシスタントは、経理業務に加えてDX化に伴う業務設計やシステムの導入、運用のサポートまで対応可能なバーチャル経理アシスタントです。
利用する会計ソフトや業務システムに制限がないため、すでに導入しているシステムを使いつづけながら、経理業務を委託できます。
DX化のための業務設計を依頼したい場合も、システムや社内体制に合わせて業務設計を提案してもらえることが魅力です。
また、企業規模や業務フローの変化にも柔軟に対応してもらえるため、今後の事業拡大を目指す経営者様も、長くご利用いただけるでしょう。
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マネーフォワードクラウド経費
【マネーフォワードクラウド経費は、このような企業におすすめ】
- 領収書の確認作業を効率化したい
- 経費精算の承認をスムーズに進めたい
- 差し戻し対応も依頼したい
マネーフォワードクラウド経費は、経費精算業務のなかでも、領収書の確認と経費申請の承認代行に特化しています。
領収書と申請内容に相違があった場合は、申請者とコミュニケーションを取ったうえでの差し戻し対応まで依頼可能です。
その後の仕訳や振込処理はもちろん、会計システムとの連携機能も利用できるうえ、オプションとして領収書の情報入力を代行してくれるサービスも提供しています。
なお料金体系は、月額プランの基本料金に、各サービスの従量課金ぶんの料金と追加するオプションサービスの料金を加算していく方式です。
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freee支出管理
【freee支出管理は、このような企業におすすめ】
- 経費精算だけでなく、小口現金やカード支払いもまとめて管理したい
- 経費申請の入力を効率化したい
- 毎月使ったぶんだけ利用料金を払いたい
freee支出管理は、経費精算を管理できるうえ、小口現金やカード支払いの管理もスムーズに行えるサービスです。
経費精算に特化した機能である経費精算Plusを使えば、申請内容の入力時間を大幅に短縮できます。
たとえば、交通系ICカードをタッチするだけで利用履歴を自動で読み込める機能であれば、電車の経路と運賃を自動で登録可能です。
運賃を調べて1件ずつ登録する手間が省けるので、経費申請の効率化がかないます。
また、毎月使ったぶんだけ請求されるという料金体系であるため、経費精算を行う従業員数が少なかった期間は出費を抑えられることも魅力です。
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対応可能な業務例 |
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料金例 |
月払いプラン：11,000円（税込）／月＋従量課金1名あたり715円（税込）／月 |
HELP YOU
【HELP YOUは、このような企業におすすめ】
- 部分的な業務から、費用を抑えて外注したい
- 経理業務をまるごと依頼したい
- 夜間や土日にも対応してもらいたい
HELP YOUは、部分的な経理業務の代行はもちろん、日常的な経理業務をまとめて専任のアシスタントに依頼できるサービスも提供しています。
経理業務体制の改善や定着化をサポートしてもらえるプランもあり、経理に関する幅広い業務の依頼が可能です。
そのため、まずは部分的な業務から価格を抑えて発注し、徐々に依頼する業務を増やしていくといった使い方もできます。
追加料金を払えば夜間や土日に対応してもらえることも、利用しやすいポイントです。
業務範囲や対応日において、自由度の高い代行サービスをお探しの方は、検討してみてはいかがでしょうか。
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対応可能な業務例 |
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料金例 |
稼働時間30時間：100,000円／月 |
経費精算は事業活動に欠かせない業務
今回は、経費精算の意味や経費と認められる範囲、業務のフローなどを解説しました。
経費精算業務は、企業の売上につながる活動をしたときに従業員が費用を立て替えた場合、必ず行わなくてはなりません。
領収書の内容確認や仕訳など、自社のリソースを圧迫する作業が伴うため、効率化を図るなら、経費精算システムの導入や外部への委託が効果的です。
経理業務に長けた高スキルの人材が所属するオンライン経理のCASTER BIZ accountingでも、経費精算業務に加えて経理業務のコンサルティングまで承っております。
「経費精算業務だけでなく、経理に関する幅広い業務を外部に委託したい」とお考えの経営者様は、ぜひお問い合わせください。
