経費精算システムとは？導入のメリットや選び方も詳しく解説
経理業務の効率化を目指している経営者様におすすめなのが、経費精算システムです。
しかし、「どんなシステムを導入すればよいのかわからない」とお悩みの経営者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、経費精算システムの選び方と企業規模・業界別に適したシステムを紹介します。
経費精算システムの導入を前向きに検討しており、自社に合ったものを選びたい経営者様は、ぜひ最後までお読みください。
経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費精算処理における面倒な申請や処理などを自動化してくれるシステムのことです。
領収書の読み取りや自動仕訳を行ってくれるので、経理業務の効率化につながります。
経理業務を担うシステムとしては、ほかにも会計システムが存在します。
よく混同される方が多いので、ここで2つの違いを把握しておきましょう。
会計システムは、取引の記帳や経理業務に関連する表の作成などをサポートするシステムで、経理担当者のみアクセスできるのが特徴です。
一方、経費精算システムは、従業員が経費の申請や承認を行うために利用するもので、企業に在籍している方全員がアクセスできます。
つまり、そもそもの目的、そしてアクセスできる方の範囲が異なるのです。
経費精算システムの種類
経費精算システムとひと口にいっても、その種類は3つに分かれています。
そこでここからは、それぞれの種類について解説します。
クラウド型の経費精算システム
クラウド型経費精算システムの機能比較表
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マネーフォワード クラウド経費 |
freee支出管理 経費精算Plus |
楽楽精算 |
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機能 |
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クラウド型は、インターネット経由でアクセスすることが可能で、構築されたシステムやソフトウェアの機能を活用して経費精算を行います。
月額、または年額の料金を支払うことで、余計な手間暇をかけずすぐに利用できるのが利点です。
初期費用を抑えられるため、なるべく費用をかけたくない企業におすすめです。
また、クラウド型は専用のアプリケーションが展開されていることも多く、インターネット環境とモバイル端末があれば、いつでもアクセスできます。
出張先でも経費の申請や承認ができるので、その手軽さから導入している企業も多いようです。
パッケージ型の経費精算システム
パッケージ型ソフトウェアを購入し、パソコンやサーバーにインストールさせて使用するものをパッケージ型といいます。
ソフトウェアのライセンス代を支払うことで、システムの導入が可能です。
インストールしたシステムは、外部環境に接続せずとも自社で運営・維持管理ができるので、セキュリティ面に関するリスクを低減できます。
ただし、クラウド型や以下で紹介するオンプレミス型と比べて、機能や利便性が限られてしまったり、保守に関して高額なコストがかかったりするのは欠点です。
オンプレミス型の経費精算システム
オンプレミス型の経費精算システムとは、企業のサーバーにシステムを構築し、展開するシステムのことを指します。
データは企業内ですべて管理できるので、セキュリティ対策も万全です。
しかし、必要なリソースを一から揃えてシステムを構築する必要があるため、初期費用は高くなる傾向にあります。
また、専門のITスタッフが必要になることもあるので、その点を念頭において利用を検討してみてください。
経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
【経費精算システムを導入するメリット】
- 経理業務で生じる負担の軽減
- ペーパーレス化
- 正確性の向上
- コストの削減
経理業務で生じる負担の軽減
経費精算システムは、勘定項目ごとの仕訳や会計システムへの入力などをすべて自動で行ってくれます。
今まで手書きやExcelで行っていた業務を大幅に効率化できるので、経理の方の負担軽減へとつながります。
ペーパーレス化
さまざまな手続きが電子データ上ですべて完結できるので、ペーパーレス化の推進がかなうのも、経費精算システムを導入するメリットの一つといえます。
また、紙の領収書の保管やファイリングを行う手間がなくなり、結果的に業務の効率化につながるのも魅力ではないでしょうか。
さらに、電子帳簿保存法に準拠しているシステムを活用すれば、原本を保管する必要もなくなるため、オフィスを圧迫することもありません。
正確性の向上
経費精算システムを導入することで、計算ミスや入力ミスなども防ぐことができます。
また、従業員が間違った情報で申請してしまっても、システムによっては自動で承認エラーとなるよう設定できるものもあるので、経理側が確認して差し戻す手間も省けます。
コストの削減
経費精算システムの導入は、コストの削減にもつながります。
システムを取り入れることによって、今までかかっていた書類の印刷代やファイリング、キャビネットなどの備品の費用を削減できます。
また、電子化された領収書はメール添付で送信できるので、紙の領収書にかかる郵送代を省けるのも利点の一つといえるでしょう。
経費精算システムを導入するデメリット
経費精算システムの導入はメリットだけでなく、デメリットが存在するのも事実です。
短所として、導入と運用時にかかる利用費の高さが挙げられます。
オンプレミス型とパッケージ型は、導入時にまとまった費用がかかるため、一時的に大きな負担がかかるのは避けられません。
一方、クラウド型は初期費用こそ抑えられるものの、月額・年額費用は継続して支払う必要があるので、長い目で見たときにランニングコストが負担になるでしょう。
また、システムを導入することでさまざまな負担を減らせる可能性がある一方、自社に適したシステムではなかった場合、かえって損するケースもあります。
例として、経理業務の量が負担になるほど多くはないのに、豊富な機能が搭載された高額なシステムを導入してしまい、活用できず無駄になるケースが考えられます。
したがって、導入する際は自社の経費に関する業務負担の程度を考慮し、システムが見合ったものかどうか見極めなければなりません。
経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶ際は、以下のポイントを踏まえることで自社に適したものを導入できます。
【経費精算システムの選び方】
- 既存のシステムと連携可能か
- 費用対効果が高いか
- 電子帳簿保存法に対応しているか
- 手厚いサポートが受けられるか
既存のシステムと連携可能か
経費精算システムを導入する前に、まずは既存のシステムと連携できるのか確認しましょう。
既存のシステム、つまり会計システムや給与計算システムと連携可能なら、さらなる業務効率化が期待できます。
また、既存のシステムとの連携方法も、事前に確認しておきたい重要なポイントです。
たとえばAPIを介して自動でデータが連携できれば、手入力の工程が省略されるので、手間やミスを防げます。
業務の効率化ならびにコンプライアンスの強化を行うためにも、既存のシステムとの連携はきちんと確認しておくことが肝心です。
費用対効果が高いか
費用対効果も、経費精算システムを導入するうえで大切な項目です。
システムの利用を検討するにあたって、最初にかかる導入コストだけでなく、その後の運用コストも含めて考える必要があります。
システムを導入したはよいものの、複雑な操作が原因で運用時の負担が増すといった事案が発生する可能性もゼロではありません。
したがって、商品そのものの費用ばかりを重視して選定するのではなく、自社にとって必要な機能が搭載された費用対効果の高いシステムを導入しましょう。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法への対応の有無も、経費精算システムを選ぶうえで確認しておきたいポイントです。
令和6年度の法改正により、法人・個人事業主の方は、領収書や請求書などを電子で取引した場合、そのデータを保存することが義務化されました。
ですので、データの保存期間や保存形式などが、法的要件に適したシステムか否かきちんとチェックしてください。
手厚いサポートが受けられるか
新しいシステムを取り入れる際、サポート体制を不安に思う経営者様も多いのではないでしょうか。
初期導入時のサポート体制が万全であれば、新しい体制への移行も安心して行えます。
また、トラブルが起こった場合どのようなサポートを行ってくれるのかについても、詳細な内容を確認してください。
もし契約する前に不明点が生じたら、ベンダーに納得できるまで聞くことが重要です。
経費精算システムの注意点
経費精算システムを導入する際の注意点として、具体的に以下の項目が挙げられます。
経費精算システムの注意点
- すべての作業をシステム化できるわけではない
- システム自体が難しい仕組みだと、従業員が対応できない可能性がある
- 従業員の理解を得られていないと反発を招く
- 想定外の費用が発生するおそれもある
これらの問題はシステム導入の前段階での、従業員とのすり合わせが足りないことによって発生します。
スムーズにシステムを導入したいなら、経費精算システムが提供している無料トライアルを従業員に試してもらったり、課金体系を整理したりするなどの対応を心がけましょう。
企業別のおすすめ経費精算システム
ここからは、現在主流であるクラウド型のおすすめの経費精算システムを、企業の規模別に紹介します。
規模によって適したシステムが異なるので、自社に最適なシステムをお探しの方はぜひご覧ください。
※本記事で紹介する料金は、いずれも税込価格です。
大企業向け
規模が大きい企業が経費精算システムを導入する場合、機能が充実したものを導入すると、さらなる業務効率化に期待できます。
楽楽精算
【楽楽精算は、このような企業におすすめ】
- 精算業務の手間を軽減したい/li>
- 承認者の対応をスムーズに済ませたい
楽楽精算では、交通費や出張費などの経費精算業務における“申請→承認→精算”の流れを電子化することによる、業務の効率化が実現可能です。
導入時にはサポート担当者が機能の活用方法をフォローし、システムが定着するまで寄り添ってくれます。
また、運用開始後も運用方法の見直しを行いながら、より自社に適したシステムへとカスタマイズすることが可能です。
| 基本情報 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 初期費用110,000＋月額費用33,000円～
※月額費用は、ご利用のユーザー数に応じて変動します。 |
| セキュリティ体制 |
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ジョブカン経費精算
【ジョブカン経費精算は、このような企業におすすめ】
- 人員の入れ替わりが多い
- コストを抑えたい小規模の企業
ジョブカン経費精算の魅力の一つに、月額料金の安さが挙げられます。
経費精算システムのみを利用する場合は月額構成に440円、経費精算システムとワークフローがセットになったものでも月額660円と、他社と比べて安価な価格設定です。
また、30日間の無料お試し体験を提供しているため、実際に使ってみたうえで契約の可否を決められます。
| 基本情報 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 月額費用：440円（1ユーザーあたり）
【経費精算・ワークフローセット】 月額費用：660円（1ユーザーあたり） |
| セキュリティ体制 | ファイアウォール、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限機能 |
中小企業向け
次に、中小企業にぴったりの経費精算システムを紹介します。
経費の精算業務にくわえて、基本的な機能が充実したシステムを3つピックアップしました。
MoneyForwordクラウド経費（法人向けプラン）
【MoneyForwordクラウド経費（法人向けプラン）は、このような企業におすすめ】
- ペーパーレスの経費精算を実現したい
- 経費精算に課題を抱えている
MoneyForwordクラウド経費なら、クラウド会計やクラウド請求書といった、同社が提供するほかのシステムと連携できるので、さらなる業務効率化が期待できます。
また、経費申請時に必要項目の記入漏れなどがあれば、あらかじめ設定した条件に応じて申請画面にアラートが表示されます。
申請する前に不備に気づけるので、経理の方が都度差し戻す手間が発生しません。
| 基本情報 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 【スモールビジネスプラン】
月額費用：3,278円
【ビジネスプラン】 月額費用：5,478円
【51名以上】 要お問い合わせ |
| セキュリティ体制 |
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freee会計
【freee会計は、このような企業におすすめ】
- 会計処理の工数を減らしたい
- セキュリティ対策が万全なものを使用したい
freee会計は、経理業務から会社全体の決算処理までの経理業務に対応している経費精算システムです。
システム上に書類をアップするだけで、AIが自動で文字を読み取って仕訳を行うので、入力ミスのリスクを減らすことが可能です。
また、ログイン時にユーザーの行動パターンを分析して本人認証を行うリスクベース認証を採用しており、セキュリティ対策も抜かりありません。
| 基本情報 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 【スタンダード】
月額費用：13,178円 年額費用：118,536円
【アドバンス】 月額費用：57,178円 年額費用：525,096円
【エンタープライズ】 要お問い合わせ |
| セキュリティ体制 |
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Concur Expense
【Concur Expenseは、このような企業におすすめ】
- 経費精算にかかるコストを削減したい
- 出張や外回りが多く、毎月の経費精算業務に悩んでいる
Concur Expenseは、QRコード決済やタクシー配車、ホテル手配などさまざまなサービスとの連携が可能な経費精算システムです。
経費や交通費は、スマートフォンから申請・承認ができるので、経理業務の負担軽減に効果があります。
また、交通系ICカードと連携させれば、交通費を調べる手間も省けるため、従業員側のミスも削減できるでしょう。
| 基本情報 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 【オンリー】
月額費用：33,000円～
【エントリー】 要お問い合わせ
【ベーシック】 要お問い合わせ
【ベーシック＋】 要お問い合わせ |
| セキュリティ体制 |
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個人事業主向け
最後に、個人事業主の方におすすめの経費精算システムを紹介します。
MoneyForwordクラウド（個人事業主向けプラン）
【MoneyForwordクラウド（個人事業主向けプラン）は、このような方におすすめ】
- 面倒な作業をすべて自動化したい
- 仕訳登録を無制限に行いたい
MoneyForwordクラウドの個人事業主向けプランでは、銀行口座やクレジットカードとの連携により、明細データの自動取得が可能です。
帳簿へ転記する手間も省けるので、確定申告時の負担を減らせます。
アプリケーション版ならレシートを撮影するだけで、日付・金額の読み取りから自動仕訳まで対応できます。
※本プランでは、確定申告に必要な機能しか搭載されていません。
| 基本情報 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 【パーソナルミニ】
月額費用：1,408円 年額費用：11,880円
【パーソナル】 月額費用：1,848円 年額費用：16,896円
【パーソナルプラス】 年額費用：39,336円 |
| セキュリティ体制 |
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TOKIUM経費精算
【TOKIUM経費精算は、このような企業におすすめ】
- 領収書に関する業務を効率化したい
- 紙の領収書の経理処理にコストをかけたくない
TOKIUM経費精算は、領収書のデータ化や原本の保管などを代行できるシステムです。
領収書をスマートフォンで撮影するだけで申請へと進めるため、今まで面倒だった入力業務を行う必要はありません。
利用に際して不明点がでてきた場合、チャット形式で直接ヘルプデスクに質問できる体制が整えられているため、経理担当者への社内問い合わせの数も減らせるでしょう。
| 基本情報 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 従量課金制（詳しい内容は要お問い合わせ） |
| セキュリティ体制 |
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【業界別】経費精算システムのおすすめ
実は業界によっても、おすすめの経費精算システムが異なります。
それぞれの業界でどのような機能が求められているのか、表などを参考にチェックしてみてください。
IT・広告・マスコミ
【IT・広告・マスコミ業界は、このような経費精算システムがおすすめ】
- 入力作業を省略できる
- 明細や領収書データを自動取得できる
- 交通系ICカードとの連携ができる
IT・広告・マスコミ業界では、複数のクライアントと仕事を進めることが多いので、そのぶん経理の負担が大きくなります。
また、Excelや紙で経費精算を行う企業も多く、効率的な管理はまだ実現できていないのが現状です。
こうした課題を解決するために経費精算システムを導入する場合は、入力作業を省略できるかどうかを確認してください。
おすすめの経費精算システム3種
| Spendia | Concur Expense | MAJOR FLOW 経費精算 | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 月額費用：660円
※1ユーザーあたり |
【オンリー】
月額費用：33,000円～ 【エントリー】 要お問い合わせ 【ベーシック】 要お問い合わせ 【ベーシック＋】 要お問い合わせ |
初期費用55,000円×基本利用料 月額費用33,000円×オプションなど |
| セキュリティ体制 |
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人材サービス
【人材サービス業界は、このような経費精算システムがおすすめ】
- 自動仕訳を行ってくれる
- スマートフォンアプリから領収書画像の自動取得や自動分類ができる
人材サービス業界では、求人を出すための広告掲載料などの経費が発生します。
また、経費項目の種類の多さと複雑さから経費計上に時間を要するのも、課題の一つです。
経費精算システムを導入する際は、このような問題を解決できる自動仕訳機能のあるものが望ましいです。
この機能を活用すると、経理担当者の業務は仕訳データの整合性をチェックするだけとなります。
おすすめの経費精算システム2種
| マネーフォワード クラウド経費 | Ci*X Expense | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 【スモールビジネスプラン】
月額費用：3,278円 【ビジネスプラン】 月額費用：5,478円 【51名以上】 要お問い合わせ |
要お問い合わせ |
| セキュリティ体制 |
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タイムスタンプ付与による文書の信頼性の保護 |
保険
【保険業界は、このような経費精算システムがおすすめ】
- その都度申請できる機能が、搭載されている
- システム導入時のサポートがある
保険業界の営業担当者は、契約を結ぶために顧客訪問を行い、ときには食事の機会を設けることもあるでしょう。
こうした接待が多いと領収書や請求書が溜まってしまい、申請に時間を要します。
そのため、システムを導入する際は、都度申請できる機能が搭載されたものを選びましょう。
また、スマートフォンと連携できるシステムであれば、移動時間を活用して申請できます。
おすすめの経費精算システム2種
| J’sNAVI NEO | 経費BANK | |
| 対応可能な業務例 |
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| 料金プラン | 月額費用33,000円～＋別途見積もり | 初期費用0円＋月額利用料1,650円～
※一部のオプションサービスでは、初期費用が必要になる場合があります |
| セキュリティ体制 |
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おすすめの経理アウトソーシングサービス
経費精算システムを導入するのもよいですが、経理業務自体を外注するといった方法も存在します。
ここからは、おすすめの経理アウトソーシングサービスを紹介します。
CASTER BIZ accounting
【CASTER BIZ accountingは、このような企業におすすめ】
- 毎月の経費精算を負担に感じている
- 経費精算以外の経理業務も任せたい
CASTER BIZ accountingは、株式会社キャスターが提供する経理・労務のリモートアシスタントサービスです。
採用率1％を突破した優秀な人材が数多く在籍しており、常に高品質な対応を心がけています。
また、事業特性や経理業務のボリュームに応じて、専属チームを最短3営業日で立ち上げられるので、急ぎの案件でも安心してご依頼いただけます。
さらに経理業務以外にも、税理士対応や経理業務コンサルティングのご依頼も可能です。
経理業務の進め方に課題を感じている経営者様には、非常にぴったりのサービスです。
| 対応可能業務 |
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| 料金プラン | 【従業員数20名以下】
月額費用：247,500円
【従業員数20～50名】 月額費用：247,500円
【従業員数50～100名】 月額費用：247,500～748,000円
【従業員数100～200名】 月額費用：247,500～495,000円 |
| セキュリティ体制 | ISO/IEC27001の取得 |
経費精算システムを導入することで、経理業務の負担が軽くなる
今回は、経費精算システムの選び方と、おすすめのシステムを企業規模別・業界別に紹介しました。
企業の規模や業界によって、適した経費精算システムが異なります。
どのようなシステムを導入するか検討中の方は、無料トライアルを試してみたり、事前に問い合わせたりして、導入後の具体的な運用をイメージしておきましょう。
また、経費精算システムのほかに、経理業務をアウトソーシングするという選択肢もあります。
オンライン経理のCASTER BIZ accountingでは、経理・労務に関するさまざまな業務をご依頼いただけます。
経費精算システムを活用した運用が難しく、アウトソーシングを検討している経営者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
