電子帳簿保存法とは？改正内容から3つの区分まで徹底解説！
電子帳簿保存法は、業務の効率化やヒューマンエラーの防止、ペーパーレス化の実現を目的として1998年に制定されました。
2022年の法改正を受けて、さまざまな対応が必要となりましたが「そもそも、どんな法律なのかがよくわからない」と思われる事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子帳簿保存法の概要を詳しくお伝えします。
きちんとした対応をとって業務を進めるために、ぜひお役立てください。
電子帳簿保存法はどういう法律？
電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書、決算書などの税務に関する書類を電子データで保存することを認めた法律です。
1998年に制定されて以来、インターネット技術の進化に伴って何度も改正が重ねられています。
デジタル化が進んでいることを踏まえて、今後も時代とともに内容がアップデートしていくと予想されます。
直近では2022年に法改正がなされ、これまで紙での保存が基本とされていた税務関係の書類は、より正確かつ円滑に管理が可能となりました。
これにより業務の生産性の向上や人為的なミスの削減、企業のDXの実現などが期待できます。
また電子データの保存とひと口に言っても、それをどのような方法で実施してもよいわけではありません。
詳しくは後述しますが、電子帳簿保存法には“電子取引データ保存”“電子帳簿等保存”“スキャナ保存”の3つの保存区分があります。
いずれの場合も要件が細かく定められているため、その内容をきちんと押さえておくのが大切です。
2024年1月から電子帳簿保存法はどのように変わったのか
ここでは、法改正による変更点をお伝えします。
電子帳簿保存法は、2022年の改正後、2年間の宥恕期間（ゆうじょきかん）を経て2024年1月に施行されました。
その内容はいくつかありますが、主要となるポイントは大きく5つあります。
【電子帳簿保存法の改正による変更点】
- 電子取引データ保存の義務化
- 罰則規定の強化
- データを保存するためのルールの緩和
- 事前承認制度の廃止
- 優良な電子帳簿の範囲の変更
まず、2024年1月から電子取引データ保存が義務化された点は、大きな変更だといえます。
1月以前も、電子取引で発生した請求書や領収書などは、電子データでの保存が必要でしたが、プリントアウトして紙で保存することも認められていました。
しかし、書類を紙で保存する場合は業務の効率化が図れないうえ、痕跡を残すことなく内容を改ざんできてしまいます。
デジタル化する社会において、こうした課題を解決し、より取引をクリアにするために電子取引データ保存が義務化されました。
また、なんらかの違反が発覚した場合のペナルティが強化されたのも、ポイントの一つです。
たとえば、電子取引で授受したデータを改ざん、また隠ぺいすると、無申告の際に課される重加算税が10%上乗せされます。
こうした変更に伴い、取引で生じたデータは今まで以上に正しく、慎重に扱う必要があります。
参照元：国税庁『制度創設等の背景』 国税庁『電子帳簿保存法が改正されました』
過去の電子帳簿保存法の改正
電子帳簿保存法は、これまでに何度も改正が繰り返されています。
2022年は前項で述べたような改正が実施されましたが、それよりも前はどのような変更があったのでしょうか。
法律の制定以来、初めて改正がなされた2005年から2020年までの歴史を振り返ってみましょう。
過去の電子帳簿保存法の改正
| 年度 | 改正内容 |
| 2005年 |
|
| 20015年 |
|
| 2016年 |
|
| 2018年 |
|
| 2020年 |
|
表を見てみると、時代に合わせて改正がなされているとうかがえます。
法改正されるたびに、該当する事業者様には適切な対応が求められます。
ですから常にアンテナを張り、変更点や施行される年月日などをチェックしておくのが賢明です。
電子帳簿保存法における3つの区分
それでは、電子帳簿保存法の3つの区分の概要を見ていきましょう。
【電子帳簿保存法の3つの区分】
- 電子取引データ保存
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
繰り返される法改正に対応するためにも、それぞれにどのような特徴があるのかを理解することが重要です。
電子取引データ保存
データで受け取った請求書や領収書、見積書などの取引に関する情報を、そのまま保存する制度が電子取引データ保存です。
自社が発行した場合は写しを、クライアントから受け取った場合は書類そのものを、それぞれ要件に従って保存する必要があります。
そもそも電子取引とは、日付や金額、クライアント名などを記載した請求書や領収書などの発行、および受領を電子化したデータで行う取引のことです。
電子メールやクラウドサービス、EDIでの取引がこれに該当します。
ではどのような場合に、電子取引のデータ保存が求められるのでしょうか。
その一例を、以下にまとめました。
【電子取引データが必要となるケース】
- 自社が請求書を発行したとき
- 領収書を取引履歴からダウンロードしたとき
- 電子メールに添付されたPDFの見積書を受け取ったとき
このような状態で取引情報を発行、もしくは受領した場合は、電子データとして保存しておきましょう。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、ご自身で作成した国税に関係する書類を電子化し、データで保存するための制度です。
事業者様が抱える「もっと経理を楽にしたい」「出勤せずに請求書を処理したい」といった悩みを解決するツールとなります。
電子帳簿等保存には、最初から最後まで書類の作成に携わることと、コンピューターを用いることが求められます。
最低限の要件を満たせば、以前のように作成した書類をプリントアウトし、紙で保存しておく必要はありません。
要件は次項でお伝えしますので、そちらをご覧ください。
書類の作成からデータの保存までをスムーズに実行できるようになるため、日常的にコンピューターで書類を作っている事業者様にとってはうれしい制度といえます。
スキャナ保存
紙の書類をスキャナで読み込み、電子化した状態で保存する制度を、スキャナ保存といいます。
スキャナのほか、スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、書類を電子化しても問題ありません。
スキャナ保存に対応すると、経理担当者の負担をグッと減らせます。
スマートフォン一つあれば、データの読み込みから送付までを簡単に実行できるため、効率的に業務が進むでしょう。
これにより「自宅で仕事がしたい」という経理担当者の願いも叶えられるはずです。
また一部例外のケースはあるものの、スキャナ保存を始めるにあたって特別必要となる手続きはありません。
そのため「業務の手間を省きたい」「経理担当者が働きやすい環境を整えたい」と思われたタイミングで、すぐに始められるのも魅力です。
【区分別】電子帳簿保存法の対象書類
ここまでご覧になり、電子帳簿保存法への理解が少しずつ深まってきたのではないでしょうか。
さらに知識を広げていただくために、本項では保存の対象書類の概要をお伝えします。
【3つの区分ごとの対象書類】
- 電子取引データ保存の対象書類
- 電子帳簿等保存の対象書類
- スキャナ保存の対象書類
それでは一つずつ見ていきましょう。
電子取引データ保存の対象書類
電子取引データ保存の対象となるのは、取引で発生し、授受した電子データです。
ひと言で言えば、今まで紙でのやり取りや保存が必須とされていた、取引情報の書類と同様です。
【電子取引データ保存の対象書類】
- 請求書
- 領収書
- 見積書
- 契約書
- 注文書
- 発注書
- 納品書
- 送り状
電子取引で発生したこれらのデータをそのまま保存するだけなので、紙の書類をファイリングしておくよりも容易かつスッキリと管理できるでしょう。
なお紙で授受した場合は、保存義務の対象外となります。
あくまでも“電子データでやり取りした書類”が対象であり、電子メールやクラウドサービスを介さずに授受した書類を、電子化しなければならないわけではありません。
電子帳簿等保存の対象書類
電子帳簿等保存で認められる書類は、大きく2つの種類に分けられます。
“国税関係帳簿”と“国税関係書類”で保存可能なデータが異なりますので、どれが対象となるのかを改めて確認しておきましょう。
電子帳簿等保存が認められる書類
| 国税関係帳簿 |
|
| 国税関係書類 | 決算関係書類
取引関係書類の控え
|
これらの書類が、電子帳簿等保存の対象です。
国税関係書類のなかでも、お間違えのないよう特にご注意いただきたいのが、取引関係書類です。
電子帳簿等保存において、クライアントから受領した請求書や領収書などの書類は対象ではありません。
繰り返しにはなりますが、電子帳簿等保存で認められているのは“コンピューターを用いて、ご自身が一から作り上げた書類”です。
クライアントから受領した書類は、この内容にそぐわないため対象外となるわけです。
必ず取引関係書類の控え、つまり“自社が発行した書類の写し”をデータで残すと、覚えておいてください。
また決済関係書類を除き、プリントアウトしたあとに手を加えた書類も認められません。
この場合は、次にお伝えするスキャナ保存を利用することとなります。
スキャナ保存の対象書類
スキャナ保存では、自社で発行した書類の写しにくわえて、クライアントから送られてきた書類も保存できます。
簡単に言うと、決算関係書類を除く国税関係書類が対象です。
スキャナ保存は、書類の種類によって保存するためのルールが異なります。
資金や物の流れに直結、または連動する書類かどうかで定められており、以下のように区分されています。
資金や物の流れに直結するものが重要書類、そうでないものが一般書類です。
スキャナ保存を利用できる書類
| 重要書類 |
|
| 一般書類 |
|
これらを紙で発行、または受領した場合、スキャナによる保存が可能です。
紙で受け取った書類を従来通りファイリングするのか、またスキャナで読み込むのかは、事業者様が自由に決められます。
ただし「紙の書類を電子データで保存しよう」と決めたら、保存する書類を発行、もしくは受領した日付にご注意ください。
スキャナ保存を開始するよりも前に授受した書類を電子化する場合は、事前に税務署に届出書を提出する必要があります。
ここまでご覧になって、手元にある紙の書類がすべてスキャナ保存の対象であるとわかり「早速スキャナで読み込もう」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
対象書類とはいえ、過去のぶんを電子データで保存するにはステップを踏まなければなりませんから、定められているルールを確認のうえ対応するのがベターです。
参照元：国税庁『電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】』
電子帳簿保存法の対象とならない書類はあるのか
結論から申し上げますと、電子帳簿保存法で保存が認められていない書類は存在します。
3つの区分に関係なく、いずれの場合もコンピューターを用いて作成された書類以外は認められません。
たとえば、手書きで作成した仕訳帳や請求書などが該当します。
「手書きでも、紙の書類だからスキャナ保存できるのではないか」と思われるかもしれませんが、それは不可能です。
電子帳簿保存法の対象は、あくまでもシステムやソフトを用いて作成された書類のみです。
ですから、こうした手書きの書類は紙のままの保存が求められます。
3つの区分ごとの保存要件は？
電子帳簿保存法に基づいて電子データを保存する際は、真正性と可視性を確保しなければなりません。
ここで求められる真正性と可視性は、以下のような内容を指します。
データ保存で必要な真正性の確保と可視性の確保
| 規定内容 | |
| 真正性の確保 |
|
| 可視性の確保 |
|
これらを確保するための要件を満たせなければ、電子データの保存が難しくなることは心に留めておいてください。
また電子データを保存する際のルールは、3つの区分ごとに異なります。
【3つの区分ごとに異なる電子データを保存するルール】
- 電子取引データ保存の場合
- 電子帳簿等保存の場合
- スキャナ保存の場合
以下で、一つずつ確認していきます。
電子取引データ保存の場合
電子取引のデータを保存する際は、最低でも3つの要件の遵守が不可欠です。
簡単に言うと、真正性の確保を満たすにはデータの改ざんを防止する規定の制定、可視性の確保を満たすには操作マニュアルの備え付けと、検索要件の充足が必要です。
それぞれのより詳しい内容は、以下の表をご覧ください。
電子取引データ保存の要件
| 真正性の確保 |
|
| 可視性の確保 |
|
真正性を確保する要件は、上記のいずれか1つを満たせばよいとされていますが、可視性を確保するには、すべてを満たす必要があると覚えておきましょう。
また電子取引のデータを保存する際は、システムを導入する、もしくは事務処理規定を定めなければなりません。
ルールを守るためにも、自社に適した運用方法を考えるのが大切です。
電子帳簿等保存の場合
続いて、電子帳簿等保存のケースを見ていきましょう。
電子帳簿等保存の要件
| 真正性の確保 |
|
| 可視性の確保 |
|
上記にくわえて、“税務担当者から電子データのダウンロードを求められた際、それを問題なく実施できる状態にしている”ことも要件の一つです。
電子帳簿等保存では、国税に関係する“帳簿”と“書類”で満たすべき要件が少々異なります。
さらに2022年の法改正を機に、国税関係帳簿が“優良な電子帳簿”と“一般電子帳簿”のどちらなのかによって、満たさなければならない要件も分けられました。
優良な電子帳簿であれば、“過少申告加算税の割合が原則10％から5％に軽減される”ため、なんらかのミスが発生したときでも負担を軽減できます。
なお、いくつかの要件をクリアしないと優良な電子帳簿には該当せず、こうした措置の適用は受けられません。
電子帳簿等保存に対応する場合は、自社の国税関係帳簿の種類がどちらに該当するのかを、あらかじめ確認しておくのがベストです。
参照元：国税庁『はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（電子帳簿等保存）』
スキャナ保存の場合
先述のようにスキャナ保存は、書類の種類によって要件が異なる点が特徴です。
たとえば、請求書をスキャナ保存する場合は、カラー画像での読み取りや帳簿との相互関連性の確保といった、さまざまなルールが設けられています。
資金や物の流れに直結する“重要書類”であるほどルールが厳しく決められており、それらをクリアできなければスキャナでの読み込みは認められません。
そんなスキャナ保存には、どのようなルールが定められているのでしょうか。
スキャナ保存の要件
| 真正性の確保 |
|
| 可視性の確保 |
|
上記の表を見てみると、スキャナ保存に定められているルールは多岐にわたるとうかがえます。
こうした要件を満たすためにも、スキャナ保存への対応が可能なシステムを利用しましょう。
具体的には、電子帳簿保存法の要件を満たしていることを示す“JIIMA認証”を受けたシステムが、これに該当します。
JIIMA認証を受けたシステムは、CASTER BIZ accountingでも導入をサポートできます。
「どのシステムが対応しているのかがわからない……」と悩まれたら、ぜひ一度ご相談ください。
電子帳簿保存法の対応が求められる事業者
電子帳簿保存法の対象となるのは、国税に関係する帳簿や書類の保存が義務付けられているすべての事業者様です。
事業形態問わず、所得税や法人税を納める義務があれば対象となります。
特に2024年1月より電子取引データ保存が義務化されたため、該当する事業者様は必ず策を講じてください。
その際は、保存要件の確認やシステムの見直しなどを徹底しましょう。
一方で、電子取引を実施していないケースや書類を紙で受け取っているケースは、特別な対応が必要になることはありません。
しかし現時点では対象外となる事業者様も、法改正やそれに伴う対応に注目しておきたいところです。
デジタル化が進む現代において、今後、電子取引が活用される場面は増えていくことが見込まれます。
もしも「関係ないから」と法律の内容や対応のとり方などを何も知らなければ、スムーズにやり取りできずクライアントと疎遠になってしまうかもしれません。
「世の中の変化に合わせて自社を成長させたい」「業務の効率をもっと上げたい」といった想いを実現させるためにも、電子管理体制を整えてみてはいかがでしょうか。
義務化された電子取引データ保存への対応で気をつけるべきこと
最後に、義務化された電子取引データ保存に対応する際に覚えておきたいことを確認していきましょう。
義務化に対応しないとペナルティが課せられますから、以下の内容はきちんと押さえておいてください。
【電子取引のデータを保存する際のポイント】
- 対象書類を把握しておく
- 不正行為を予防する策を練る
- 最適なシステムを導入する
これらを意識することで、トラブルなく対応できるはずです。
対象書類を把握しておく
電子取引データ保存に対応する際は、まず対象となる書類を把握するのがベターです。
電子取引では、請求書から送り状まで多岐にわたる書類を扱いますから、「どれが対象なのかな」とわからなくなることが少なくありません。
さらに電子メールやクラウドサービス、EDIなど、さまざまな方法での取引により、データの送受信の手段が異なります。
それゆえ、対象書類の把握や整理が難しくなりえます。
こうした事態に陥った場合、データで保存しなければならない書類を見落とすリスクが高まり、罰を受ける結果を招くかもしれません。
ですから無意識のうちに法律に違反しないよう、あらかじめ対象書類を把握しておく必要があるわけです。
しかし「把握するといっても、どうやったらいいの？」と思われる事業者様もいらっしゃるでしょう。
その際には、まず紙以外の状態で授受している書類を洗い出してみてください。
書類を洗い出せたら、そのなかで“取引年月日・金額・クライアント先”の記載があるものを覚えておきます。
この2つのプロセスを踏めば、データで保存すべき電子取引の書類をきちんと把握できること間違いなしです。
面倒に感じるかもしれませんが、保存漏れの発生を防ぐために必要な作業といえます。
不正行為を予防する策を練る
データの改ざんや隠ぺいといった不正行為が発生しないよう対策を講じることも、電子取引データ保存では不可欠です。
先ほど法改正によってペナルティが強化され、不正が発覚した際は重加算税が10%上乗せされるとお伝えしましたが、罰則はこれだけではありません。
ほかにも青色申告の承認取り消しや推計課税、また会社法による過料などの罰が定められています。
こうした罰を受けないようにするためにも、不正行為の策は練っておくのが鉄則です。
たとえば業務を担当する従業員に、電子データの保存に関する理解を深めてもらうため、社内での規定を整備することが挙げられます。
ルールが明確になれば、不正行為が起こるリスクの軽減が期待できます。
「規定の内容はどのようにしたらいいんだろう……」と悩まれるときは、国税庁のホームページに掲載されているサンプルを参考にするとよいかもしれません。
目的から対象となるデータ、訂正や削除を行う場合の対応まで詳しく記載されていますので、きっと役に立つはずです。
最適なシステムを導入する
電子取引データ保存に対応する際には、システムの導入も検討したいところです。
自社のニーズ合うシステムを導入すると、電子データをスムーズに保存でき、業務の効率化にもつながります。
これにより在宅ワークが定着すれば、担当者のモチベーションアップにもつながります。
導入後のメリットを享受するためにも「システムを導入しよう！」と決めたら、次のような流れで進めるのが理想です。
【システムを導入する流れ】
- 電子帳簿保存法に対応できるシステムを探す
- システムの口コミや導入事例を確認する
- 無料トライアルを活用し、システムの操作性や機能をチェックする
- 複数のシステムを比較検討する
システムが自社に合っているかどうかは、実際に使用してみなければわかりません。
「口コミがいいから」「ひと通りの機能がそろっているから」といった理由で安易に決めてしまうと、後悔するおそれもあります。
そのため導入前にトライアルや比較検討する時間をとれるよう、余裕をもって準備を進めましょう。
また、電子取引データ保存に対応できるシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておくのが鍵となります。
関連記事：電子帳簿保存システムとは？その要件や導入のメリットを解説
システムを選ぶ際のポイント
では、自社に合うシステムを導入する際には、どのような点に注目すればよいのでしょうか。
【システムを選ぶ際に見るべきポイント】
- 電子取引データ保存に対応しているか
- 要件を満たす機能がついているか
- JIIMA認証を取得しているか
- データを自動で読み込めるか
上記のような点に注目すると、自社のニーズを満たしつつ、後悔のない製品を選べるでしょう。
特に、システムの機能やJIIMA認証の有無を確かめるのは重要です。
というのも電子帳簿保存法に対応するには、要件を満たすシステムを活用する必要があるためです。
具体的には、“条件を指定できる検索機能”や“タイムスタンプの付与機能”などが搭載されていること、またJIIMA認証を取得していることが要件を満たす要素となります。
「システムであればどれを選んでもよい」というわけではありませんから、法令に対応したシステムかどうかを見極めるのがポイントです。
そして、電子帳簿保存法に対応可能なシステムには、会計システムや経費精算システムなどさまざまな種類があります。
保存したい電子データに合わせて、種類を検討するのも大切です。
電子帳簿保存法は、デジタル化が進む社会において業務の効率化を図るための法律
今回は、電子帳簿保存法がどのような法律なのかを詳しくお伝えしました。
電子帳簿保存法は、帳簿や請求書、決算書などの国税に関する書類を電子データで保存することを認めた法律です。
時代とともに改正が繰り返されており、今後も内容が見直される可能性があります。
また電子化したデータは、3つの保存区分ごとに定められたルールに則って保存しなければなりません。
それぞれルールが細かく定められていますので、あらかじめ確認しておきましょう。
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