電子帳簿保存法の対象書類とは？保存方法の詳細と対応手順について解説
「電子帳簿保存法の対象書類が分からない」「どの書類を電子保存すべきか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
2024年1月から電子取引データ保存が完全義務化されましたが、対応を誤ると追徴課税などのリスクがあるため注意が必要です。
本記事では、電子帳簿保存法の対象書類を一覧で解説し、3つの保存区分ごとの違いや具体的な対応手順まで網羅的に紹介します。
自社に必要な対応を正しく理解し、効率的に法令遵守を実現しましょう。
電子帳簿保存法の対象書類一覧
電子帳簿保存法の対象書類は、大きく「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引データ」の3つに分類されます。
まずは自社で取り扱っている書類がどれに該当するのかを確認しましょう。
国税関係帳簿の対象書類
国税関係帳簿とは、日々の取引を記録する帳簿のことで、会計ソフトなどで作成する以下の書類が対象となります。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
これらの帳簿は、会計ソフトで電子的に作成した場合、電子データのまま保存できます。
ただし、手書きで作成した帳簿は電子帳簿保存法の対象外となるため、紙のまま保存しなければなりません。
国税関係書類の対象書類
国税関係書類は、「決算関係書類」と「取引関係書類」の2つに分けられます。
| 主な決算関係書類 | 主な取引関係書類 |
|---|---|
| ・貸借対照表 ・損益計算書 ・試算表 ・棚卸表 など |
・請求書 ・見積書 ・納品書 ・注文書 ・領収書 など |
取引関係書類は、自社が発行した書類の写しや控えが対象です。
会計ソフトで作成したものは電子保存が可能で、紙で受領したものはスキャナ保存の対象です。
なお、決算関係書類も同様に、電子データで作成したものは電子保存が認められています。
電子取引データ保存の対象書類
電子取引データ保存の対象となるのは、メールやクラウドサービスなど電子的に授受した以下の書類です。
- 請求書（PDF、データ送信など）
- 見積書（メール添付など）
- 納品書（EDI取引など）
- 注文書（電子発注システムなど）
- 領収書（クレジットカードの利用明細など）
これらの書類は2024年1月から電子データでの保存が完全義務化されており、紙に印刷して保存することは認められません。
取引先からメールで受け取った請求書や、クラウド会計サービス上でやり取りした書類はすべて電子データとして保存する必要があります。
対応を怠ると、税務調査で指摘を受けるリスクがあるため注意しましょう。
電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子帳簿保存法では、保存方法を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分に分けています。
本章では、各保存方法について詳しく解説していきます。
電子帳簿等保存の概要
電子帳簿等保存とは、会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類を、紙に印刷せずに電子データのまま保存する方法です。
この区分は任意対応となっており、必ずしも電子保存する必要はありません。
対象となるのは、仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿、貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類、自社が発行した請求書の控えなどです。
電子データで保存する場合は、訂正削除の履歴が残る仕組みや、検索機能の確保などの要件を満たす必要があります。
紙での保存を続けることも可能なため、自社の状況に応じて電子化するかどうかを判断しましょう。
スキャナ保存の概要
スキャナ保存とは、取引先から紙で受領した書類をスキャナで読み取り、電子データとして保存する方法です。
この区分も任意対応であり、紙のまま保存を続けることが認められています。
対象となるのは、取引先から受け取った契約書、領収書、請求書、見積書、納品書などの紙の書類です。
スキャナ保存を行う場合は、解像度200dpi以上でのカラースキャンや、一定期間内の読み取り、検索機能の確保などの要件を満たす必要があります。
オフィスの省スペース化やリモートワーク対応を進めたい企業にとっては、スキャナ保存を有効活用しましょう。
電子取引データ保存の概要
電子取引データ保存とは、メールやクラウドサービスなどで電子的に授受した取引情報を、電子データのまま保存することです。
この区分は2024年1月から完全義務化されており、すべての事業者が対応しなければなりません。
対象となるのは、メール添付のPDF請求書、EDI取引のデータ、クラウド上でやり取りした見積書や納品書などです。
該当書類は電子データで保存することが必須となり、紙に印刷して保存することは認められません。
真実性の確保（改ざん防止）と可視性の確保（検索機能など）の要件を満たす必要があるため、専用システムの導入や適切な運用ルールの整備が求められます。
電子帳簿保存法の対象外となる書類
電子帳簿保存法の対象外となる書類は、主に以下の3つです。
- 国税関係書類に該当しない書類
- 手書きで作成した帳簿
- 紙で授受した書類の原本 など
まず、税務申告に直接関係のない書類は対象外です。
具体的には、設計図面、従業員の履歴書、社内の稟議書、業務マニュアルなどが該当します。
また、手書きで作成した仕訳帳や現金出納帳、印刷した書類に手書きで加筆修正したものは対象外となり、紙のまま保存しなければなりません。
さらに、取引先から紙で受け取った請求書や領収書は、スキャナ保存を行わなければ電子保存の対象外となり、紙のまま保存することも認められています。
ただし、電子取引で授受した書類は例外で、必ず電子データでの保存が義務付けられています。
自社の書類が対象かどうか判断に迷う場合は、税理士に相談することをおすすめします。
請求書の電子帳簿保存法対応
請求書に関しては、受領方法（電子・紙）や発行形態によって保存方法が異なります。
本章では、各ケースごとの正しい対応方法を解説します。
電子で受領した請求書の保存方法
メールやクラウドサービスで受け取った請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。
2024年1月からの法改正により、電子で授受した請求書を紙に印刷して保存することは認められなくなりました。
取引先からメールで受け取ったPDF請求書や、クラウド請求書システムで受領した請求書は、必ず電子データのまま保管する必要があります。
なお、保存の際はタイムスタンプや訂正削除の防止措置、検索機能などの要件を満たす必要があります。
紙で受領した請求書の保存方法
紙で受け取った請求書は、以下の2つの保存方法から選択できます。
- 紙のまま保存
- スキャンして電子データで保存
受領した請求書を紙のまま保管する場合は、従来通りの保存方法で特別な要件はありません。
スキャンする場合はスキャナで読み取り、解像度200dpi以上でカラースキャンなどの要件を満たして、電子データとして保存しましょう。
ただし、スキャナ保存は任意対応のため、必ずしも電子化する必要はありません。
オフィスのペーパーレス化を進めたい場合はスキャナ保存、従来の運用を続けたい場合は紙保存を選択できます。
自社発行した請求書控えの保存方法
自社が発行した請求書の控えは、作成方法と交付方法によって保存方法が決まります。
まず、請求書を電子データで作成・交付した場合は、控えも電子データで保存しなければなりません。
一方、請求書を紙で作成・交付した場合、控えは紙または電子データのどちらでも保存できます。
会計ソフトで作成して紙で送付した場合も、データ保存と紙保存のどちらかを選択可能です。
発行側は保存方法を柔軟に選べるため、自社の業務フローに合わせて最適な方法を選択できます。
領収書の電子帳簿保存法対応
領収書も請求書と同様に、受領方法によって適用される保存方法が異なります。
本章では、領収書を電子で受け取った場合と紙で受け取った場合の、それぞれの対応方法を解説します。
電子で受領した領収書の保存方法
メールやクラウドサービスで受け取った領収書は、電子取引とみなされるため、電子データでの保存が義務付けられています。
クレジットカードの利用明細をWebサイトからダウンロードした場合や、オンラインショップで発行された電子領収書をメールで受け取った場合などが該当します。
電子で受領した場合は紙に印刷して保存することが認められず、電子データのまま保管しなければなりません。
なお、交通系ICカードの利用履歴データも電子取引に該当するため注意が必要です。
紙で受領した領収書の保存方法
紙で受け取った領収書は、紙のまま保存するか、スキャナ保存で電子化するかを事業者が自由に選択できます。
従来通り紙のまま保管する場合は、特別な要件を満たす必要はありません。
一方、スキャナ保存を選択する場合は一定の要件を満たす必要があります。
スキャナ保存の主な要件は以下の通りです。
- 解像度200dpi以上での読み取り
- カラー画像での読み取り（一般書類を除く）
- タイムスタンプの付与または訂正削除履歴の確保
- 検索機能の確保（日付・金額・取引先）
上記のように、スキャナ保存の場合でも要件が決まっているため、よく確認のうえ正しい方法で保存しましょう。
電子帳簿保存法への対応手順
電子帳簿保存法における社内での対応は、段階的に進めることが重要です。
現状把握から運用開始まで、5つのステップで確実に対応を進めましょう。
自社の対象書類と取引方法を把握する
まずは、自社で取り扱っている書類がどの区分に該当するか、電子・紙のどちらで授受しているかを整理しましょう。
請求書、領収書、契約書、見積書など、日常的に発生する書類をリストアップし、それぞれの受領方法と発行方法を確認してください。
たとえば、取引先Aからはメールで請求書を受領、取引先Bからは郵送で受領というように、取引先ごとに整理すると分かりやすくなります。
同時に、自社が発行する書類についても、電子データで送付しているのか紙で送付しているのかを明確にします。
整理作業を行うことで、電子取引データ保存（義務）の対象がどれだけあるか、スキャナ保存（任意）を検討すべき書類がどれだけあるかが把握できます。
保存区分ごとの要件を確認する
次に、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3つの区分について、それぞれの保存要件を理解します。
電子取引データ保存は義務のため、真実性の確保（タイムスタンプや訂正削除履歴の保存など）と可視性の確保（検索機能など）の要件を必ず満たさなければなりません。
スキャナ保存を選択する場合は、解像度200dpi以上でのカラースキャンなどの要件が必要です。
電子帳簿等保存を行う場合は、訂正削除履歴が残るシステムでの運用が求められます。
自社の取引量や業務体制に照らし合わせ、満たすべき要件を確認しましょう。
業務フローと保存方法を決定する
保存要件を理解したら、領収書・請求書・契約書・納品書などを含む証憑書類の収集から保存までの業務フローを設計します。
電子データで受領した書類は、受領後すぐに専用フォルダやクラウドストレージに保存するルールを決めましょう。
紙で受領した書類については、紙保存を続けるのか、スキャナ保存で電子化するのかを判断します。
スキャナ保存を選択する場合は、誰がいつスキャンするのか、原本をいつまで保管するのかといった細かい運用ルールも必要です。
また、保存場所についても、社内サーバーに保存するのか、クラウドサービスを利用するのかを決定します。
業務フローを明確にすることで、担当者が迷わず対応できる体制が整います。
社内規程を整備する
決定した業務フローをもとに、電子帳簿保存法に対応した事務処理に関する社内規程を作成します。
社内規程には、
- 対象書類の範囲
- 保存方法
- 保存場所
- 運用責任者
- 訂正削除の承認フロー
- 検索方法
などを明記してください。
規程を整備することで、税務調査の際に適切な運用を行っていることを証明でき、また従業員が統一されたルールで業務を進められるようになります。
システム導入または運用体制を構築する
最後に、専用システムの導入または手作業での運用体制を整え、実際の運用を開始します。
電子取引データが多い企業は、電子帳簿保存法対応システムの導入を検討しましょう。
システムを導入すれば、タイムスタンプの自動付与や検索機能が標準で備わっているため、要件を簡単に満たしやすくなります。
取引量が少ない場合は、Excelで管理台帳を作成し、フォルダ管理と組み合わせる方法でも対応可能です。
運用開始後は、担当者への教育や定期的な運用チェックを行い、ルール通りに保存されているかを確認することが大切です。
運用を改善しながら、体制を構築していきましょう。
電子帳簿保存法に対応するメリット
電子帳簿保存法への対応は義務であると同時に、企業の業務効率化や働き方改革を実現するチャンスでもあります。
本章では、電子帳簿保存法への対応によって得られる具体的なメリットを解説します。
書類の保管スペースとコストが削減できる
電子化により、紙書類の保管場所が不要になり、保管にかかるコストを大幅に削減できます。
請求書や領収書などの国税関係書類は、原則7年間の保存義務があります。
紙で保存する場合、年々書類が増え続けるため、倉庫やキャビネットなどの保管スペースが必要です。
電子データで保存すれば、物理的な保管場所が不要になり、オフィスの省スペース化が実現します。
また、書類を探すための人件費、保管場所の賃料、書類の廃棄費用といったコストも削減できます。
たとえば、月100枚の書類が発生する企業の場合、年間1,200枚が蓄積され、保存義務の7年間で8,400枚もの書類を保管しなければなりません。
電子化することで、膨大な書類から解放される点も大きなメリットです。
経理業務の効率化が実現する
電子データで保存することで書類の検索性が向上し、経理業務全体がスムーズになります。
紙書類の場合、過去の請求書や領収書を探すために、大量のファイルから目的の書類を探さなければなりません。
一方、電子データであれば、取引先名や日付、金額などで瞬時に検索でき、必要な書類をすぐに見つけられます。
税務調査の際も、求められた書類を迅速に提示できるため、対応時間の短縮が可能です。
また、月次決算や年次決算の際に過去のデータを参照する作業も効率化され、経理担当者の負担が軽減されます。
データの集計や分析も容易になるため、経営判断に必要な情報をタイムリーに提供できるようになります。
リモートワークに対応できる
クラウド上でデータを管理すれば、場所を問わず経理業務を行えるようになり、働き方の柔軟性が高まります。
紙書類の場合、経理担当者は書類を確認するためにオフィスに出社する必要があります。
しかし、電子データをクラウドストレージに保存すれば、自宅や外出先からでも書類の確認や承認作業が可能です。
これにより、経理部門でもリモートワークが可能になり、従業員の働きやすさが向上します。
また、災害や感染症の流行などで出社が困難な状況でも、業務を継続できる体制が整います。
複数拠点がある企業の場合でも、各拠点の経理担当者が同じデータにアクセスできるため、情報共有がスムーズになるでしょう。
電子帳簿保存法に対応しない場合のリスク
電子帳簿保存法への対応を怠ると、税務上および法律上の重大なリスクを負うことになります。
本章を参考に具体的なペナルティの内容を理解し、対応を進めましょう。
追徴課税を受ける可能性
電子帳簿保存法の要件を満たさない保存方法を行い、悪質な不正が発覚した場合、重加算税が加重されます。
法改正により、スキャナ保存や電子取引データ保存で不正があった場合の罰則が強化されました。
通常、申告漏れや隠蔽が認められると重加算税として追徴課税額の35%が課されますが、電子帳簿保存法違反による不正の場合さらに10%が上乗せされ、合計45%の重加算税が課されます。
たとえば、電子取引データを適切に保存せず、それを利用して売上を隠蔽した場合などが該当します。
また、保存要件を満たしていない場合、該当書類自体が証拠として認められず、経費として否認されるリスクもあるため注意が必要です。
会社法に違反する可能性
適切な会計帳簿の作成・保存を怠ると、会社法違反として過料が科される可能性があります。
会社法第432条では「株式会社は正確な会計帳簿を作成しなければならない」と定められており、この規定に違反すると100万円以下の過料が科されることがあります。
電子帳簿保存法の要件を満たさずに書類を保存している場合、会計帳簿が適切に保存されていないとみなされる可能性があるため注意しましょう。
特に、電子取引データを紙に印刷して保存するだけで電子データを保存していない場合、法的に認められた保存方法を実施していないことになります。
過料は刑事罰ではありませんが、企業の社会的信用を損なう要因となるため、適切な対応が不可欠です。
関連記事：電子帳簿保存法を導入しない場合どうなる？2024年以降のリスクと罰則を解説
電子帳簿保存法の対応は経理業務のプロへ
電子帳簿保存法への対応と同時に経理業務全体の効率化を実現したい場合、経理代行サービスの活用が有効です。
本章では、専門知識を持つプロに任せることで得られるメリットを解説します。
経理業務のヒューマンエラー防止につながる
経理代行サービスを利用することで、業務に不慣れな従業員が対応するよりもミスの発生率を大幅に下げられます。
電子帳簿保存法の要件は複雑で、保存区分の判断や検索要件の設定など、専門知識がないと誤った対応をしてしまう可能性が高いです。
社内の経理担当者が退職し、経験の浅い従業員が引き継ぐ場合、業務の理解不足から書類の保存漏れや要件違反が発生しやすくなります。
一方、経理のプロである代行サービスの担当者は、電子帳簿保存法の最新要件を熟知しており、正確な処理を行えます。
また、複数の担当者がチーム体制で業務にあたるため、一人の担当者に依存する属人化のリスクの回避が可能です。
専門チームが法改正に対応した業務フローを構築できる
経理代行サービスの利用により、電子帳簿保存法に精通した専門チームが、自社の取引実態に合わせた最適な保存体制を短期間で立ち上げます。
経理代行サービスでは、多数の企業の電子帳簿保存法対応を支援してきた実績があるため、業種や取引形態に応じた最適な業務フローの提案が可能です。
自社で一から調査して体制を構築する場合、数ヶ月かかることもありますが、専門チームであれば最短3営業日でスタートできるケースもあります。
また、法改正があった場合も専門チームが最新情報をキャッチアップし、業務フローを適宜アップデートしてくれるため、自社で継続的に法改正を追う必要がありません。
担当者の教育コストや規程作成の手間も省けます。
クラウド会計導入から業務支援までセットで対応できる
経理代行サービスでは、クラウド会計ソフトの導入支援から日常の記帳業務まで一貫してサポートを受けられます。
電子帳簿保存法に対応するには、クラウド会計ソフトの導入が効果的ですが、初期設定や運用ルールの策定には専門知識が必要です。
経理代行サービスを利用すれば、自社に最適なクラウド会計ソフトの選定から初期設定、運用開始後の記帳業務まで、すべてを任せることができます。
また、請求書の発行、経費精算の処理、月次決算の作成、税理士との連携といった経理業務全般をまとめて委託できるため、社内リソースを本業に集中させられます。
従業員数や業務量に応じて柔軟にサービス内容を調整できる点も大きなメリットです。
関連記事：クラウド会計導入のメリット徹底解説！失敗しないための導入ステップと支援サービスの選び方
まとめ
電子帳簿保存法における対象書類は大きく「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引データ」に分けられ、それぞれ保存方法が異なります。
特に電子取引データは2024年1月から電子保存が義務化され、紙での保存は認められません。
一方、電子帳簿等保存やスキャナ保存は任意対応で、要件を満たせば電子化が可能です。
対応を怠ると重加算税の加重や過料のリスクもあるため、書類の整理や社内規程の整備、適切な運用体制の構築が重要です。
ただし、各書類ごとの対応方針を策定する場合、経理部門の負担が大幅に増加してしまいます。
この課題を解決する手段として、経理代行サービスの活用が有効です。
専門知識を持つプロに任せることで、法令遵守を確実にしながら、社内リソースをコア業務に集中させられます。
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電子帳簿保存法対応を含む経理業務全般を、最短3営業日で立ち上げた専門チームがサポートします。
