インボイス制度で領収書の対応は？書き方のルールや適格請求書について解説
インボイス制度の導入により、領収書や請求書など経理に関するルールが変わり、業務の流れの最適化が求められています。
経理業務をよりスムーズに進められるように、まずはインボイス制度の概要と流れを正しく理解する必要があるでしょう。
本記事では、インボイス制度のルールに対応した領収書について紹介します。
領収書に記載する項目や注意点、受領側の確認項目、領収書や請求書の保管ルールについても解説しているため、経理に携わっている方はぜひ参考にしてください。
社内ルールの見直しや統一、経理システムの自動化を進める場合は、インボイス制度の全体的なルールを確認しながら進めましょう。
インボイス制度に対応した領収書とは？
インボイス制度に対応した領収書とはどのようなものを指すのかを以下の項目に沿って説明します。
インボイス制度の概要や基本的なルールを理解し、業務の効率化を図れると良いでしょう。
- インボイス制度とは
- 適格請求書とは
- 適格簡易請求書とは
- 適格簡易請求書の発行が可能な事業者
インボイス制度の概要がいまいち理解できていない、社内ルールを最適化できていないという方は、以下で1つずつ確認していきましょう。
インボイス制度とは
インボイス制度とは、適格請求書等保存方式とも呼び、消費税の仕入税額控除を受けるために、売り手が発行する適格請求書（インボイス）の保存を義務付ける制度です。
日本では2023年の10月にインボイス制度が開始され、事前に登録した事業者のみが発行できます。
請求書には、登録番号や税率ごとに分けた消費税額など定められた項目の記載が必要で、取引の透明性を高め、公平な課税を目的としています。
また、インボイス制度導入にあたり、一定の経過措置が設けられています。
免税事業者等からの仕入れに関しては、2023年10月から2026年9月末までは80％、2026年10月から2029年9月末までは50％の仕入税額控除が認められています。
2029年10月以降は、原則として適格請求書の保存がなければ仕入税額控除はできません。
免税事業者との取引がある場合、取引価格を見直したり、税込・税抜の確認をしたり、税負担の対応について協議しておくことが重要です。
インボイス制度では、会計ソフトでの適格請求書の管理が現実的でしょう。
登録番号の記録や税率ごとの消費税額の区分、仕入税額控除の可否判定、経過措置への対応などを正確に処理できる機能が必要だからです。
もちろん、自動化された経理システムなどに頼らずに対応することも可能ですが、取引件数が多いほど各確認作業に膨大な時間を割くことにつながります。
業務効率化と確実性を向上させるためには、会計ソフトや経理のアウトソーシングが効果的です。
インボイス制度に求められる会計ソフト、経理システムの機能については、以下の記事で詳しく紹介しています。
関連記事：インボイス制度に必要な経理システム・会計ソフトの機能とは
適格請求書とは
適格請求書とは、インボイス制度のもとで仕入税額控除を受けるために必要となる、一定の要件を満たした請求書や領収書のことです。
適格請求書を発行できるのは税務署に登録した適格請求書発行事業者のみで、登録番号や取引を行った年月日、取引の内容など必要事項を記載します。
記載すべき項目の詳しい書き方については、次の章で紹介しているため、参考にしてください。
インボイス制度には様々なルールが定められており、軽減税率が適用される取引の場合は、税率ごとに分けて記載する必要がある点などに注意しなければなりません。
取引ごとの消費税額が明確になることで、買い手は正確な税額計算と控除の申請が可能になります。
消費税用の領収書の役割を持つ適格請求書があることにより、取引の透明性が高まり、消費税の適正な申告と納税につながります。
適格簡易請求書とは
適格簡易請求書とは、形が簡略化されたインボイスを指し、不特定多数の者に販売する事業者が交付できます。
不特定多数の者との取引において、宛名を記載することが現実的ではない状況が多いため、このような便利な仕組みが導入されています。
適格請求書発行事業者として登録を受けた事業者のみが適格簡易請求書を発行でき、登録番号や取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額および消費税額などを記載します。
適格請求書と異なる点は、書類を交付される事業者の氏名または名称の記載は必須ではない点です。
適格簡易請求書という便利な消費税の領収書により、日常的な取引でも仕入税額控除に必要な情報を適切に示すことができます。
適格簡易請求書の発行が可能な事業者
適格簡易請求書を発行できるのは、以下のような事業者です。
宛名を書くのが現実的でない不特定多数の者に対する取引であることが要件となります。
- 小売業（コンビニエンスストアやスーパーマーケットなど）
- 飲食店業（レストランや居酒屋など）
- 写真業
- 旅行業
- タクシー業
- 駐車場業（不特定多数の者に対するもの）
- その他これらの事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行なう事業
いずれも適格請求書発行事業者として登録を受けていることが前提です。
登録していない場合は、簡易請求書の発行は認められないため、注意が必要です。
インボイス制度に対応した領収書の必要事項
インボイス制度において、領収書は単なる支払いの証明書ではなく、仕入税額控除を受けるための重要な書類として位置づけられています。
領収書の記載項目を理解し、抜けがないように作成し、保存することが重要です。
インボイス制度に対応した領収書に記載すべき要件は以下のとおりです。
- 発行事業者名と登録番号
- 取引年月日と取引内容
- 税率ごとの金額と消費税額
- 受領者氏名
記載すべき内容について、それぞれ以下で説明します。
インボイス制度では、便利な経理システムや会計ソフトの活用、経理に関する業務のアウトソーシングが業務効率化の鍵といえます。
経理のアウトソーシングに関しては以下の記事を参考にしてください。
関連記事：経理アウトソーシングの概要やおすすめのサービスを紹介！
発行事業者名と登録番号
発行者の氏名または名称と発行者の適格請求書発行事業者登録番号を記載します。
事前に登録していないとインボイスは発行できないため、注意が必要です。
略称や通称のみの記載では、発行事業者の特定が不明確になる可能性があるため、法人であれば登記上の正式名称、個人事業主であれば開業届に記載した正式名称を正確に記載しましょう。
取引年月日と取引内容
取引を行った年月日と取引内容を記載します。
状況に応じて、〇月分など一定期間をまとめて年月日に記載しても構いません。
取引内容には、商品名や単価、数量など何をどのくらい販売したのかがわかるように記載します。
曖昧な表現では、内容が不明確だと判断されてしまう可能性があるため、なるべく詳細に記載します。
軽減税率の対象の場合、その旨も記載します。
例えば「※軽減税率対象」といった記載を加えることで、税率区分を明確にしましょう。
税率ごとの金額と消費税額
インボイス制度では、税率ごとに区分した対価の額および消費税額の記載が求められます。
つまり、10％の対象となるものと8％の対象となるものに分けて、総額および適用税率を記載しなければなりません。
10％と8％それぞれの消費税額等も記載する必要があります。
例として、税率8％の飲食料品と税率10％の雑貨を同時に販売するとします。
この場合、「軽減税率対象：〇円（消費税額△円）」「標準税率対象：〇円（消費税額△円）」のように分けて記載する必要があります。
この明確な区分記載がなければ、インボイスとしての要件を満たさない可能性があるため、注意が必要です。
さらに、税込金額か税抜金額かを統一して記載することもポイントです。
金額の内訳が曖昧だと、仕入税額控除の計算に誤差が生じる場面もあるため、表示方法の一貫性を保つことが実務上非常に重要です。
受領者氏名
請求書の受領者の氏名または名称も必ず必要です。
法人の場合は正式な登記名、個人事業主の場合は事業用の氏名または屋号を記載しましょう。
略称や通称は避け、領収書や契約書と一致する名称で統一することがポイントです。
住所や連絡先を併記することで管理もしやすくなります。
不特定多数の顧客に対して販売を行なう事業者が発行する適格簡易請求書の場合は、受領者氏名の記載を省略することが認められています。
この仕組みにより、レジ発行の領収書などでも法的要件を満たすことができるようになっています。
手書きの領収書の可否と注意点
手書きの領収書であっても、「インボイス制度に対応した領収書の必要事項」で紹介した必要な項目が埋まっていれば、インボイスとしての対応は可能です。
適格請求書発行事業者への登録を済ませ、インボイス制度に対応した領収書のテンプレートを用意しておきましょう。
また、手書き領収書を発行する機会が多い業種は、適格簡易請求書の発行が便利です。
多くの項目を記載する手間を削減し、効率化を図るためにも適格簡易請求書を発行できる業種、業態に該当しているかどうかを確認してみてください。
手書きの領収書も控えの保存が義務付けられています。
発行時に2通用意したり、複写紙を利用したりして、保存できると良いでしょう。
適格簡易請求書を発行した場合、レジのジャーナルも写し扱いになるため便利です。
手書きの場合は、領収書の不備に一層気をつけて、記載ミスがないように意識しなければなりません。
登録番号のスタンプを作ったり、事前に記載できる部分を埋めておいたりといった工夫をしておくと便利です。
手書きの領収書はインボイス制度において廃止されてはいないものの、企業によっては取り扱っていない可能性もあるため、事前に確認するようにしましょう。
インボイス制度に対応した領収書の発行側の注意点
インボイス制度に対応した領収書には、いくつか発行する側の注意点もあります。
適格請求書や適格簡易請求書を発行する側になった場合は、単に書類を渡すだけでなく、以下の項目を確認できると安心です。
- 登録番号を必ず記載する
- 消費税額を分けて記載する
- 宛名の「上様」は原則避ける
記載漏れや誤記があると、取引先が仕入税額控除を受けられなくなる可能性があるため、発行事業者として責任を持って対応する必要があります。
社内ルールやマニュアルなどを見直す際も注意すべきポイントです。
以下でそれぞれ紹介します。
登録番号を必ず記載する
適格請求書発行事業者は、税務署に登録した番号を領収書に必ず記載しなければなりません。
登録番号は、法人の場合は基本的にT＋13桁の法人番号であり、領収書の見やすい位置に記載しましょう。
誤記があると仕入税額控除が認められない可能性があるため注意が必要です。
個人事業主の場合も所定の番号が付与されます。
消費税額を分けて記載する
インボイス制度では、税率ごとに区分した消費税額の明記が必要です。
例えば以下のように税率10％と軽減税率8％に分けて記載します。
- 10％対象：10,000円 消費税：1,000円
- 8％対象：5,000円 消費税：400円
税込総額のみで記載せず、金額と消費税を分けて記載する点に注意が必要です。
また、税抜金額を基準に消費税を計算するのかや税込金額から逆算するのかについて、社内で端数処理などの計算方法を統一しておくようにしましょう。
会計ソフトや経理システムを活用することで、正確な処理が可能になります。
宛名の「上様」は原則避ける
従来の領収書でよく使われていた「上様」という宛名は、便利ではあるものの、インボイス制度では原則避けるべきです。
インボイスにおけるルールとして、取引の相手方の氏名または名称が必要とされているためです。
法人の場合、正式な法人名を記載し、個人事業主の場合は屋号と氏名、もしくは氏名を記載します。
一方、小売業や飲食業、タクシー業といった不特定多数の者に対するサービスにおいて、発行する簡易インボイスの場合は宛名なしでも構わないため、「上様」を使用しても問題ありません。
この場合、簡易インボイスであることを備考として記載しておくと記載不備だと勘違いされるリスクを減らすことができます。
インボイス制度に対応した領収書の受領側の注意点
インボイス制度では、受領側の確認義務が非常に重要です。
後になって税務調査で否認されることがないように、インボイス制度に対応した領収書を受領する際は以下に注意しましょう。
- 記載すべき項目が埋まっているか確認する
- 適格請求書とそれ以外の書類を仕訳する
以下でそれぞれ解説します。
記載すべき項目が埋まっているか確認する
領収書を受け取ったら、記載すべき項目が埋まっているか、不鮮明な部分がないかを必ず確認します。
万が一、不備があった場合は、発行事業者に修正を依頼しましょう。
受け取ってすぐに確認を行なうことで、修正があった場合の対応もスムーズです。
適格請求書とそれ以外の書類を仕訳する
インボイス制度では、すべての領収書が適格請求書に該当するわけではないため、仕訳が必要です。
控除できない消費税を控除してしまったり、税務調査で否認されてしまったりといったことがないように、領収書や請求書は区分管理を行ないましょう。
基本的には、以下の4つに区分しておくとスムーズです。
- 適格請求書あり
- 免税事業者からの仕入れ
- 登録番号のない領収書
- 簡易インボイス
より業務の効率化を図りたい場合は、会計ソフトでの区分設定や、区分管理に対応した経理のアウトソーシングの活用が便利です。
領収書の保管ルールと注意点
最後に領収書の保管ルールや注意点について紹介します。
社内ルールの統一などは、主に以下の点に注意して進めていきましょう。
- 3万円未満の領収書も保管が必要
- 7年間の保管が必要
- 電子データはそのまま保存
上記を守ることで、税務調査にも対応しやすくなり、日々の経理業務の効率化にもつながります。
社内マニュアルやチェックリストを作り、従業員全員で統一したルールを運用できると良いでしょう。
以下でそれぞれ詳しく紹介します。
3万円未満の領収書も保管が必要
インボイス制度導入前は、税込の支払額が3万円未満の領収書やレシートは保存が不要でした。
しかし、インボイス制度の導入により、仕入税額控除を受ける場合には帳簿への記録が必要となりました。
インボイス制度において、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合のうち、3万円未満の取引については以下の2パターンで発行義務が免除されます。
- 3万円未満で、適格請求書の交付義務が免除される公共交通機関の旅客運賃
- 3万円未満で、適格請求書の交付義務が免除される自動販売機や自動サービス機での購入
上記は購入ごとにインボイスを発行することが現実的ではないための特例です。
領収書の保存は免除されますが、帳簿には必要事項を記載することが求められる点に注意しましょう。
7年間の保管が必要
法人の場合、領収書の保存期間は基本的に7年と決められています。
税務調査が入らない限り、とくに確認されることはありませんが、領収書や帳簿、請求書、棚卸表などは保管義務があることを覚えておくと良いでしょう。
また、決算が赤字で欠損金の繰越控除を利用する場合は、10年間保管しなければならないルールです。
電子データでの保存の場合も、電子帳簿保存法に則った管理が求められます。
個人事業主の領収書の保管期間は、白色申告の場合が5年、青色申告の場合は7年です。
いずれにせよ、帳簿類の保管が7年のため、個人事業主の場合は7年保管しておけると安心でしょう。
書類の紛失や誤廃棄を防ぐため、日常的に整理し、管理するためのルールを設けると安心です。
書類ごとに色分けやタグ付けをするなど整理方法を工夫すれば、確認や提出の際にもスムーズに対応できます。
保管義務を守っていないことが発覚した場合、消費税額が控除されなかったり、追徴課税や罰則が発生する可能性があります。
青色申告の個人事業主の場合、申告を取り消されることもあります。
領収書を含む各種書類は長く保管しておいても問題にはならないため、保管義務として決められた期間よりも長く保管しておくルールにするとより安心です。
電子データはそのまま保存
インボイス制度において、電子データで受け取ったインボイスは、印刷するだけでなく電子のまま保存しなければなりません。
ファイル名の書き方を統一したり、フォルダに整理してまとめたりするなど、社内ルールを明確にしておくことで、必要なときにすぐ取り出せる環境を整えましょう。
また、バックアップ体制やアクセス権限の管理もあわせて行なうと安心です。
もともと紙で受け取ったインボイスは、紙のままの保存が可能です。
領収書のスキャンを行なう場合は、紙の原本はすぐに破棄するなど電子帳簿保存法に沿った対応をしなければなりません。
電子帳簿保存法については以下の記事に詳しくまとめてありますので、ぜひご覧ください。
仕入税額控除を受けるために保存すべき書類について定められています。
今後、電子帳簿保存法自体が改正される可能性もあるため、最新情報を随時確認し、社内ルールなどを更新することで、正確な会計処理とコンプライアンスの維持につなげましょう。
関連記事：電子帳簿保存法とは？改正内容から3つの区分まで徹底解説！
まとめ
本記事では、インボイス制度のルールに対応した領収書について、制度の概要や記載項目、適格請求書の細かなルール、実務で注意すべきポイントなどを紹介しました。
全体的な流れを正しく理解しておくことで、記載漏れや確認漏れを防ぐことにつながります。
確認すべき点や複雑なルールが多いインボイス制度では、経理システムや会計ソフトの最適化が要です。
日々の業務負担を減らし、正確な処理につなげるためにも、経理のアウトソーシングをぜひご活用ください。
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