経理業務の効率化につながるRPAのメリットと活用方法を解説
企業の事業経営を安定させるうえで、重要な役割を担う経理業務の負担は計り知れません。
決められたルールに基づく業務とはいえ、遅滞やミスが許されない責任の重さに負担を感じられているご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、経理業務の効率化を図るRPAについてご紹介します。
経理業務を効率化する方法を模索されている方は、ぜひ最後までご覧ください。
RPAとは
RPAとはRobotic Process Automationの略称で、設定したルールに基づいてロボットが業務を代行してくれるツールやシステムのことを指します。
代行できる業務の幅は広く、人がパソコン上で行えるものであれば、複数のシステムやアプリを操作して、登録した順番通りに処理することが可能です。
主に、経理をはじめとする手順が定型化された事務処理の自動化を得意とします。
RPAツールの多くは、操作パネルに沿ってドラッグ・アンド・ドロップしたり、代行してほしい処理を録画・記憶させたりすることで簡単に設定できます。
また、設定が完了した日からすぐに導入効果を確認できるのもRPAの特徴です。
プログラミングスキルがなくても、工数のかかる動作を容易に自動化できるその手軽さから、業務の負担軽減や人件費の削減を課題とする企業の注目を集めています。
RPAで自動化できる経理業務
RPAは設定したシナリオ通りにルーティンワークを処理するので、特に経理業務で有効活用できます。
経理には経費精算や給与管理など、業務プロセスが定型化された業務があります。
同じ手順を繰り返し行う業務とはいえ、いくつもの媒体を使ってミスなく膨大なデータを処理するには相当な工数や負担がかかることは言うまでもありません。
その点、RPAであれば複数のアプリを同時に操作して、大量のデジタルデータを処理することが可能です。
アプリ内の操作にくわえて、書類のPDF化やメールの送信も自動化できるため、幅広い業務での作業効率の向上が見込めます。
このように、経理のなかでも特定のルールに基づく処理は、よりRPAの本領を発揮する業務といえます。
経理業務にRPAを導入するメリット
ここからは、RPAを経理業務に取り入れるメリットをご紹介します。
【経理業務にRPAを導入するメリット】
- 処理スピードが向上する
- ヒューマンエラーを減らせる
- コア業務に人的リソースをまわせる
- コストを抑えられる
それぞれ詳しくお伝えします。
メリット①処理スピードが向上する
RPAを経理業務に導入するメリットは、なんといっても圧倒的なスピードで処理できることです。
どれほど業務に熟練している経理担当者でも、処理できる速度や労働時間には限界があり、長時間同じ作業を続けていると、肉体的な疲労や集中力の低下によって処理速度は落ちます。
また、従業員は労働基準法によって作業する時間が限られており、一年中働きつづけることはできません。
処理スピードが下がることのないRPAを活用すれば、人では対応しきれないような何万回もの繰り返し作業を、24時間365日フル稼働させられます。
そのため、RPAの導入によって既存業務の処理スピードを向上させるだけに留まらず、RPAに依頼する業務の幅を広げれば事業を拡大することもかないます。
メリット②ヒューマンエラーを減らせる
RPAを活用すれば、経理業務において致命的ともいえる人的ミスを減らせます。
ミスに対して細心の注意を払っても、人である以上疲労や体調不良、メンタルの不調といったコンディションに起因するミスを完全に防ぐことはできません。
一方でRPAは、システム上の問題がない限りどれだけ長く作業しても、常に正確に処理できるため、手作業で処理するときのように複数人でダブルチェックする手間を省けます。
RPAによって経理業務を自動化することで、確認作業を最小限に抑えて、データの入力漏れや計算ミスといったヒューマンエラーを防げるわけです。
< h3>メリット③コア業務に人的リソースをまわせる
数ある経理業務のなかでもルーティンワークをRPAに任せれば、企業の利益に直結するコア業務に人材を充てることもできます。
RPAは人の手や頭を必要とするような、変化に対して柔軟に対応しなければならない業務には適していません。
つまり、状況を理解して複雑な意思決定を伴うマネジメントや企画は、人にしか行えない業務ということです。
マネジメントや企画は、企業において直接的に利益を生み出すことにつながる業務ともいえます。
RPAの活用によって、これまで定型業務に翻弄されていた人材を手作業での強みを活かせる業務にまわすことができれば、利益の向上を図れるといっても過言ではないでしょう。
メリット④コストを抑えられる
経理業務にかかるコストを抑えられるのも、RPAを導入するメリットの一つです。
RPAを導入すれば初期費用が発生しますが、それ以上に経理業務にかかっていた人件費を削減することができます。
人件費といっても、経理担当者に支払う給与だけではありません。
経理担当者の退職や休職に伴って、新たな人材を採用することになれば、さまざまな採用コストが発生します。
経理業務を自動化すれば、新規で人材を採用する必要がなくなり、求人広告費や面接官の人件費、人材育成のための研修費などさまざまな費用を抑えることができるのです。
RPAを活用することによってこれらにかかる費用を削減できれば、企業の利益に直結する業務の予算を増やせます。
R PAを導入するべき経理業務を見つける方法
いざRPAを利用するとなった際に、自社のどの経理業務を自動化すればよいのか悩まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
RPAの得意分野を活かせる経理業務を見つけるには、社内で負担になっている業務を特定したうえで業務プロセスを細分化し、自動化できる部分を探すのがおすすめです。
経理担当者からの情報収集を通じて所要時間や人員を大幅に取られている業務を判別できたら、業務プロセスを可視化して、詳細な業務内容をリストアップしてみましょう。
たとえば請求書の作成一つとっても、“会計システムにログインする”“合計金額を算出する”というように業務はいくつもの手順に分けられます。
経理業務は全体的に自動化に適した業務といえますが、このように業務プロセスを細かく分解する手順を踏むことで、より自動化に特化した部分を特定できます。
RPAを活用できる経理業務の例
ここでは、RPAの機能を活かすことができる具体的な経理業務の例をご紹介します。
【RPAの機能を活かせる経理業務の例】
- 請求書処理の自動化
- 伝票入力の自動化
- 金額チェック作業の自動化
- 入金取消の自動化
各業務の活用方法をご紹介しますので、自社の経理業務の自動化を検討する際にご参考になさってください。
請求書処理の自動化
複数の定型化されたプロセスを伴う請求書の処理は、まさにRPAの機能を活かせる代表的な業務です。
請求書の処理を完了するには、いくつものプロセスを踏む必要があります。
RPAでは請求書に記載された金額や項目をシステムに登録したり、システムを通じてオンライン上で上長から決済を得たりと、一部のプロセスを自動化することができます。
これにより、毎月何件もの請求書を手作業で処理する工数を削減でき、空いた時間でコア業務に専念する環境を整えられるのです。
伝票入力の自動化
注文書や納品書などの伝票に記載された項目も、RPAを使って会計システムへ自動で入力できます。
伝票入力は膨大なデータの入力自体に手間がかかるだけではなく、入力ミスを防ぐための確認作業が発生し、修正することになれば後戻り対応にも時間がかかる業務です。
あらかじめ決められたフォーマットに、日付や数値を入力する単純作業であるものの、月末をはじめとする繁忙期に作業が集中する傾向にあります。
作業時間を要する伝票入力が手作業ではなくRPAによって自動入力されれば、ダブルチェックの工数が減り、後戻り対応も発生しません。
伝票入力を自動化しているあいだに別の業務を行えば、繁忙期の業務時間を短縮することにもつながります。
金額チェック作業の自動化
交通費精算をはじめとする複数のシステムで確認する必要のある金額のチェックも、RPAを活用すれば自動化できます。
たとえば、従業員から申請された交通費が正しいかどうかをチェックする場合、経路をインターネット上で検索し、運賃と申請金額に相違がないかを照合します。
1件の照合だけではそこまで時間はかかりませんが、経路が複雑であったり、多くの交通費申請を処理する必要があったりすると、かなりの時間がかかってしまうでしょう。
そのようなケースでもRPAに搭載されている、インターネットから情報を検索・収集する機能を活用すると、そうした照合に時間をかける必要はありません。
一度手順を登録してしまえば、毎月決まった時期に複数の情報の照合が必要な処理を自動化し、負担を軽減することが可能です。
入金取消の自動化
取引先への支払い処理が終わったあと、入金・請求情報を突き合わせて会計帳簿上の売掛金や買掛金を消す入金取消も、RPAの得意分野を活かせる業務の一つです。
振込口座の入金情報と、取引先からの請求書に記載された金額を経理担当者が目視で確認していれば、どれだけ注意深く作業していても、人的ミスが起こることがあります。
RPAではネットバンキングのデータをCSVファイルでダウンロードして、ミスなく入金取消を実行することが可能です。
さらに、ネットバンキングのデータに必要な情報を付け加えたり、自社の会計システムにもデータを取り込んだりすることで、経理担当者が手作業する工数を減らせます。
このようにヒューマンエラーを起こすことがないRPAを活用すれば、ミスを極力抑えて入金取消を自動化できます。
RPAを導入するうえで押さえておきたいポイント
経理業務においてRPAを有効活用するうえで、事前に押さえておきたいポイントを3つご紹介します。
【RPAを導入する前に押さえておきたいポイント】
- サポート体制が手厚い業者からRPAを導入する
- 簡単な業務から自動化を進める
- RPAに詳しい人材を育成する
それぞれの具体的な内容は、以下で詳しくお伝えします。
ポイント①サポート体制が手厚い業者からRPAを導入する
RPAの導入を検討する際は、サポート体制が整っているツールであるかを確認することが大切です。
RPAは自動化したい動作を比較的簡単に登録できるものの、慣れるまではどのように業務の段取りを指示すれば、意図したように稼働するのか戸惑うことがあるかもしれません。
パソコンをアップデートしたときや使用しているアプリの仕様が変わったときなど、変化によってエラーが起こることも考えられます。
操作方法に困ったときにRPAの操作に精通した人材に相談できれば、業務が滞るリスクを最小限に抑えられます。
そのため、導入前にサポート体制の有無、相談方法や対応可能時間を把握して、手厚いサポート環境が整えられているかをチェックしましょう。
ポイント②簡単な業務から自動化を進める
手順が比較的シンプルな業務から自動化を進めるのも、継続してRPAを活用できるポイントといえます。
導入時は費用対効果を感じられるように、工数の多い業務から自動化してみようと考える方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、操作に慣れないうちに複雑なプロセスの自動化を試みると、業務手順を指示するのに膨大な時間がかかり、かえって経理担当者の労働時間が増えることも考えられます。
まずは経理業務のなかでも簡単な業務からRPAを活用し、操作に慣れてきたら複数の手順を伴う業務の自動化を進めましょう。
順を追ってRPAの操作に慣れていくことで、より複雑な業務を指示通りに自動化できるようになります。
ポイント③RPAに詳しい人材を育成する
経理担当者のなかでRPAの知識をもった人材を育成することも、RPAを有効活用するうえで外せません。
先述の通り、RPAの使い方に慣れるまでは業務プロセスの指示出しに困ることがあるため、気軽に相談できる環境が整っているツールを選ぶことが重要です。
これにくわえて、自社の業務プロセスを把握している経理担当者が自由自在に操作できれば、より経理業務の効率化を図れます。
RPAを使いこなす知識を身につけるためには、導入するRPAの業者にセミナーの情報や勉強方法を聞いてみましょう。
また、RPAの導入を検討している段階でも、業務整理やRPAの活用方法など導入を検討している方に向けた各社の無料セミナーやイベントに参加することが可能です。
RPAのノウハウを自社に蓄積するためにも操作に慣れた担当者を育成すれば、経理業務に留まらず自社のさまざまな業務を自動化できます。
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RPAを活用すれば、経理業務における処理スピードの向上や人的ミスの削減がかなう
今回は、経理業務の効率化を図るRPAについてお伝えしました。
RPAとは設定したルールに基づき、複数のシステムを操作してロボットが請求書処理や伝票入力といった業務を代行してくれるツール、またはシステムのことを指します。
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