会計システムのリプレイスとは？進め方や注意点を解説
事業運営の要ともいえる会計システムには、定期的なリプレイスが欠かせません。
国内のDX化の波に乗り遅れないためには、会計システムのリプレイスに関する知識を身につけて、さらなる業務効率化を図りたいところです。
そこで本記事では、会計システムのリプレイスの概要を、作業の進め方や注意点とともにお伝えします。
リプレイス時におすすめの会計ソフトも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
会計システムのリプレイスとは
そもそも会計システムのリプレイスとは、既存の会計システムを刷新することです。
新たな会計システムを随時導入して、既存のシステムをアップデートしていくために行います。
老朽化したシステムを使いつづけていると、効率的なデータ活用に支障が出るほか、AIをはじめとする最新技術に遅れをとるおそれがあります。
そのため、定期的にシステムを見直してリプレイスすることが重要なのです。
会計システムをリプレイスするタイミング
適宜見直しが必要となる会計システムですが、具体的にどのようなタイミングでリプレイスしなければならないのでしょうか？
【会計システムのリプレイスのタイミング】
- ソフトウェアの保守の終了
- クラウド型への移行
- 法制度への対応
- 会計制度の変更
- IPO準備前
- 事業規模の拡大
それぞれのタイミングについて、以下で詳しく解説します。
ソフトウェアの保守の終了
会計システムに使用しているソフトウェアの保守期間が終了したら、リプレイスのタイミングです。
開発元の事業撤退やシステムのバージョンアップなどによって、これまで自社で使用していたソフトウェアの保守サービスを受けられなくなる場合があります。
保守サービスがないと、なんらかの問題が生じても対応できず、使いつづけること自体がリスクになりますので早急なシステムの刷新が必要です。
クラウド型への移行
会計システムには、ソフトウェアをインストールせずに利用できる“クラウド型”と、ソフトウェアのインストールが必須となる“オンプレミス型”があります。
既存の会計システムがオンプレミス型で、もし扱いづらいと感じているなら、システムをリプレイスするベストな機会といえるでしょう。
クラウド型に移行すれば、複数人で同時に作業できたり、バージョンアップやアップデートが自動で行われたりするので、会計システムが非常に使いやすくなるはずです。
法改正への対応
法改正によって生じる手間を省きたいのであれば、会計システムを見直すタイミングだといえます。
会計システムには税法やインボイス制度、電子帳簿保存法などの法律が深く関わっているので、法改正の際には大きな影響を受けてしまいます。
会計システムによっては、法改正に伴う帳簿の更新を手作業で行わなければなりません。
しかしクラウド型の会計システムにリプレイスすれば、法改正があった場合に自動で更新されるため、自社の担当者が対応に追われることがなくなるわけです。
会計制度の変更
これまで独自の会計基準を用いてきた日本でも、企業活動のグローバル化に伴い、140以上の国や地域で義務化されている“国際会計基準（IFRS）”に合わせることとなりました。
自社の会計システムの会計基準を確認して、これに対応していないのであればリプレイスの対象となるでしょう。
特に今後海外進出を計画している企業や、大手企業の子会社は、国際基準に対応している会計システムの導入を進めてください。
国際取引を頻繁に行うのであればなおさら、取引のたびに財務諸表を国際基準に変換する手間を省けるのはうれしいポイントではないでしょうか。
IPO準備前
IPO、すなわち株式上場を目指している企業の場合、その多くがIPO前に会計システムを見直しています。
上場する際の監査対象である財務諸表の作成に用いるのが会計システムであることから、不備なく記載できるよう、対応しているシステムにリプレイスしているのです。
また上場したあとには、IT統制に対応している会計システムが必須なので、あらかじめ導入するケースもあります。
IPOに向けて歩みを進めるときが、会計システムのリプレイスのタイミングでもあるわけです。
事業規模の拡大
事業の拡大に伴って、従業員数や取り扱い製品、顧客との取引数などが増加します。
そうなると、既存の会計システムでは対処し切れないこともあるでしょう。
事業運営に際しては、事業規模に適した会計システムを活用して、効率よく正確な数字を出すことが不可欠なので、このタイミングでリプレイスするのも一案です。
会計システムのリプレイスの進め方
自社の会計システムを刷新するタイミングは把握できましたか？
この項では、会計システムをリプレイスする際の手順についてお伝えします。
【会計システムを刷新する際の進め方】
- プロジェクトの企画
- ベンダー選定
- 移行計画の策定
- 移行リハーサル・並行運用
- 本番移行
以下の内容を参考に、実際にリプレイスを進めるイメージをつかんでいただけると幸いです。
①プロジェクトの企画
会計システムのリプレイスにあたっては、まず社内でプロジェクトを発足し、ニーズの分析や目標設定、予算の計画を進めます。
このときシステム部門の責任者のほか、業務上で会計システムを利用する社員も参画すれば、現場目線での意見が集まり、より強固な基盤を構築できるでしょう。
その際、プロジェクトを進めるうえで有用なツールが2つありますので、以下で紹介します。
プロジェクト管理ツール
プロジェクトの進捗やスケジュールなどの管理に適しているのが、プロジェクト管理ツールです。
このツールを活用することで、タスクの割り振りや進捗状況を可視化できるので、プロジェクトの円滑な運営が叶います。
新たに導入する会計システムの販売元の担当者も参加すれば、より効率よくプロジェクトを進められるはずです。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールとは、社内外問わず、チャットでコミュニケーションがとれるツールのことです。
メールよりも簡単かつスピーディーにやり取りできるので、広く普及しています。
Web会議機能が搭載されているツールを選べば、わざわざ会議室に集まることなく自席でもオンライン上で容易にコミュニケーションをとれます。
プロジェクトを進める際には、プロジェクト管理ツールとあわせて、ビジネスチャットツールも有効に活用してみてください。
②ベンダー選定
少々話が反れましたが、プロジェクトの運営がスタートしたら次はベンダー、つまり会計システムの販売業者を選定します。
市場調査を実施して、自社のニーズに即したベンダーを複数ピックアップしてください。
その際、必要な機能やコスト面などの評価基準は、自社内で綿密に協議したうえで設定することが大切です。
③移行計画の策定
続いては、既存の会計システムから新たなシステムへの移行計画を策定しましょう。
まず移行に伴う手順を、ステップごとに洗い出します。
必要に応じて文章や図を用いて簡潔にまとめておけば、スムーズに移行できます。
なお、万が一に備えて既存システムに戻す手順を確認しておくことも忘れてはなりません。
④移行リハーサル・並行運用
移行計画を策定したら、その計画に沿ってリハーサルを実施します。
移行リハーサルでは、リプレイスが正常に完了したか、また想定通りにシステムが作動できているかどうかを確認しましょう。
さらに新旧の会計システムを並行運用して、新たなシステムに移行しても問題なさそうか、想定外の動きがないかといった点も確認しておきたいポイントです。
リハーサルの結果を踏まえて、適宜移行手順を修正していきます。
⑤本番移行
リハーサルのあとは、いよいよ本番移行です。
移行計画書に従い、リハーサル通りに本番移行を実施します。
このとき既存システムが停止するので、会計システムの利用部門と連携したうえで実行してください。
以上で、会計システムの移行作業は完了です。
会計システムのリプレイスの方法
前項では会計システムのリプレイスの進め方をお伝えしましたが、その際の指標となるリプレイスの方法が4つあります。
会計システムのリプレイスの方法
| リプレイスの方法 | 概要 | 注意事項 |
| 一括移行方式 | 既存システムを停止してから移行を開始し、新システムに切り替える方法 |
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| 段階移行方式 | 業務や機能単位で、段階的に移行する方法 |
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| 順次移行方式 | 新旧システムを並行稼働して、運用に問題がないことを確認できたら順次移行する方法 |
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| パイロット移行方式 | 一部の社員のみ新システムに移行する方法 |
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上記の表のなかでも、早期に移行を完了できるのが一括移行方式です。
対して、段階移行方式や順次移行方式、パイロット移行方式の場合は総じて時間や工数がかかりますが、確実かつ安全に移行できます。
会計システムをリプレイスする際の注意点
会計システムのリプレイスを実施するにあたり、作業の流れや方法のほか、押さえておきたい注意点が3つあります。
【会計システムをリプレイスする際の注意点】
- 業務停止リスクについて把握する
- 既存システム間でのデータ連携を考慮する
- システムのリプレイスがゴールではない
以下で、詳しく解説します。
注意点①業務停止リスクについて把握する
会計システムをリプレイスする場合、特に注意しておきたいのは営業停止リスクです。
システムを切り替える瞬間や、リプレイス後に万が一不具合が発生した場合、会計システムが利用できなくなります。
これが基幹システムともなれば、事業全体に影響を与えることは明らかです。
そのためリハーサルだけではなく、並行運用も随時行って、移行後の業務に支障が出ないよう入念にチェックするよう心がけましょう。
注意点②既存の会計システム間でのデータ連携を考慮する
金銭に関わるすべてのデータを記録する会計システムに対して、さまざまなソフトウェアとデータ連携している企業は、リプレイス後も従来通り連携できていることの確認が不可欠です。
非常に重要なポイントですが、意外と見落とされがちでもあります。
会計システムと各システム間での連携ができないと、組織全体の運用が滞ってしまう可能性があるので、確実に押さえておきたいところです。
リプレイスにあたっては、新たに導入する会計システムと、既存のシステム間でのデータの互換性にも注視してください。
注意点③システムのリプレイスがゴールではない
会計システムのリプレイスが無事に完了したからといって、そこで気を抜いてはなりません。
リプレイスはあくまでも、老朽化した既存の会計システムを刷新して、さらなる業務の効率化を図るために実施します。
すなわち、システムのリプレイスが終わったときこそ、本当のスタートを切る瞬間なのです。
会計システムをリプレイスしたあとは、これを最大限に活かして事業を円滑に回せるよう努めてください。
会計システムのリプレイスで備えておくべき機能とは？
老朽化した会計システムのリプレイスにあたっては、以下の機能が備わっていることを確認しておくのが良策です。
【会計システムのリプレイスで備えておくべき機能】
- 経理業務を総合的にカバーできる機能
- ペーパーレス化を推進できる機能
これらの機能があれば、より業務の効率化が進み、さらに働き方改革への対応も可能になりますので、以下で詳細をご確認ください。
経理業務を総合的にカバーできる機能
大規模な会計システムなら、セグメントや財務から、予算管理や固定資産管理といった経理業務の領域まで、トータルでカバーできます。
リプレイスを機に大規模なシステムを導入すれば、自社の担当者の負担軽減のみならず総合的な業務効率化を図れるわけです。
もちろん、経理業務の領域に特化した専門のシステムも多く存在します。
それらは大規模な会計システムよりも、業務の正確性や迅速性といった面で有能です。
つまり、大規模な会計システムのみですべての業務を処理する方法と、一部の業務は専門システムを利用するという2つの方法の検討が必要なのです。
これは自社の予算や業務形態にも左右されますので、事前に協議して適した方法を選びましょう。
ペーパーレス化・テレワークを推進できる機能
会計システムをリプレイスする際には、ペーパーレス化を促進できる機能を備えたシステムに置き換えるのがおすすめです。
なぜなら、テレワークをはじめとした幅広い働き方にも対応できるためです。
自社でテレワークを取り入れるには、業務上で扱う紙の書類を削減することが欠かせません。
これは、わざわざ書類を印刷して保管するといった、人の手を介する作業をなくすことにつながります。
ただし、どのような書類も同様にPDFで保存してもよいわけではなく、電子帳簿保存法という法律に準拠することが不可欠です。
電子帳簿保存法に対応している会計システムを導入すれば、取引先から受領した請求書や納品書といった書類データを、そのまま社内のサーバーやハードディスクに保存できます。
そうすれば、わざわざ紙に印刷して保管する必要がなくなるので、ペーパーレス化とともに、会計業務の担当者のテレワーク推進にも貢献するというわけです。
リプレイスする際の会計システムの選び方
会計システムのリプレイスで備えておきたい機能については、ご理解いただけたでしょうか。
ここからは、会計システムの選び方を紹介します。
【会計システムの選び方】
- IT統制に対応しているものを選ぶ
- SOC報告書の有無を確認する
- 自動連携できるシステムを選ぶ
以下では、会社の将来を見据えた会計システムの選定方法について解説しますので、ぜひ参考にしてください。
IT統制に対応しているものを選ぶ
将来的に株式上場を目指すのであれば、IT統制に対応している会計システムを選びましょう。
そもそも企業が上場した場合、内部統制を構築・整備して内部統制報告書を提出することが義務化されており、これにはIT統制も含まれています。
そのため、IT統制に貢献できる会計システムに置き換える必要があるのです。
なお、IT統制で会計システムに求められる事項の例として、“入力の正確性と完全性が確保されていること”や、“仕訳データ確定の承認機能があること”などが挙げられます。
そのほかの要件については、経済産業省が公表している“会計システムに求められるIT統制対応機能一覧表”で確認できます。
参照元：経済産業省 会計システムに求められる IT統制対応機能一覧表https://www.obc.co.jp/hubfs/catalog/ipo/14_systemreport_cloud.pdf
SOC報告書の有無を確認する
会計システムをリプレイスする際には、SOC報告書を提供してもらえるベンダーを選ぶのがベターです。
クラウド型の会計システムの場合、自社で使用しているシステムや、データの管理はクラウドサービス提供会社に管理されています。
そのクラウドサービス提供会社の内部統制の評価結果をまとめたものが、SOC報告書です。
内部統制報告書の監査時には、SOC報告書の提出を求められる可能性がありますので、会計システムを選定する際は報告書の有無を忘れずに確認しておきましょう。
自動連携できるシステムを選ぶ
上場を目指す企業に限りませんが、リプレイスの際には、現状の会計システムと連携しているほかのシステムと同じベンダーのものに置き換えてください。
同じベンダーなら自動で連携できるため、データ連携にかかる手間や時間の節約に貢献します。
複数のベンダーのシステムを併用すると、データ連携の際に一度Excelに出力してから会計システムに読み込む必要があるので、作業が煩雑になります。
少しでも時間を短縮してスムーズに移行したいのであれば、自動連携できるシステムを選ぶのが良策です。
リプレイスにおすすめの会計ソフト
会計システムの選び方を把握したところで、最後に会計システムをリプレイスする際におすすめの会計ソフトを3つ紹介します。
それぞれの特徴と基本情報を確認のうえ、自社のシステムにマッチした会計ソフトを選ぶ際にお役立てください。
マネーフォワード クラウド会計
【マネーフォワード クラウド会計の特徴】
- 事業規模ごとに最適なプランを提供している
- 低価格ですぐに導入できる
- 既存の会計システムに段階的に導入できる
マネーフォワード クラウド会計は、サービス継続率99％を誇る、バックオフィス業務の全般を効率化できるクラウドサービスです。
事業規模に応じたプランを提供しているのが特徴で、たとえば中堅企業や上場準備企業には専任の担当者が業務課題をヒアリングし、状況に応じた最適なプランを提案してくれます。
また、サーバーやソフトインストールが不要なクラウドサービスだからこそ、低価格で迅速に導入できる点もうれしいところです。
さらに既存の会計システムに合わせて段階的に導入できるため、業務に与える影響を最小限に抑えながら会計システムのリプレイスが叶います。
マネーフォワード クラウド会計の基本情報
| 料金（月額） |
|
| 契約期間 | 1ヶ月～ |
| 基本機能
（ビジネスプランの場合） |
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| 導入事例 |
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freee会計
【freee会計の特徴】
- 多くの事業者に支持されている
- 入力作業が少ない
- 法改正の際にも無料でアップデートされる
国内で約56％のシェア率があり、54万を超える事業所で採用されているのがfreee会計です。
freee会計では、一回の入力で仕訳や請求書の作成が完了するため、転記作業が不要となり、整合性の確認にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
また、入力画面は直感的で使いやすく、煩雑な会計業務を遂行するユーザー目線に立って考え込まれた、シンプルな仕様となっています。
くわえて、freee会計なら毎年のように施行される法改正にも随時対応可能です。
無料で自動アップロードされるため、導入後は法改正による対応に頭を悩ませることがなくなるでしょう。
freee会計の基本情報
| 料金（月額） |
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| 契約期間 | 要問い合わせ |
| 基本機能
（スタンダートプランの場合） |
※機能に一部制限あり |
| 導入事例 |
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ジョブカン会計
【ジョブカン会計の特徴】
- ストレスフリーな操作性を実現している
- 法改正にも対応できる
- 会計業務に必要な書類が一律そろっている
ジョブカン会計は、累計導入実績25万社を誇る会計ソフトです。
クラウドサービスならではの利便性にくわえて、シンプルな画面構成と簡単なキー操作だけで入力できる軽快な操作性が魅力です。
そのため、初心者でも扱いやすい会計ソフトだといえます。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、法改正があっても迅速にアップデートされるので、自社で煩わしい作業が発生する心配は無用です。
そのほか、ジョブカン会計なら必要な会計書類がひと通りそろっており、わざわざ各種書類を用意する手間が省けて、スピーディーな会計処理が叶います。
ジョブカン会計の基本情報
| 料金（月額） |
|
| 契約期間 | 要問い合わせ |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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会計システムをリプレイスすることで業務効率をさらに向上できる
今回は、会計システムのリプレイスの概要を、作業の進め方や注意点とともにお伝えしました。
会計システムを刷新することで、さらなる業務効率化を図れます。
既存のシステムでは対応できなかった業務もリプレイスを機に補完して、自社の会計業務にかかる負担を軽減しましょう。
本記事で紹介したリプレイスの進め方や注意点を参考にして、滞りなく置き換え作業を実施してください。
会計システムのリプレイスに不慣れな場合、オンライン経理のCASTER BIZ accountingの利用がおすすめです。
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会計ソフトの選定もお手伝いいたしますので、お気軽にお問い合わせください。
