クラウド会計システムを導入して経理業務の効率化を図りたい。だけど本当に効率化できるの？
常に正確さとスピードを求められる経理業務。
日々のお金の動きを把握するため、仕事量は膨大です。
経理の業務効率化は、企業にとって重要な課題といえるでしょう。
また、人材不足や、業務が属人化してしまって困っているというような問題を抱えている企業も少なくないのではないでしょうか。
ここでは、経理業務にクラウド会計システムを導入することでどのようなメリットがあるかを考えていきます。
クラウド会計システムって？
クラウド会計システムとは、ネットワークサービスを用いてデータの処理や管理をするものです。
サーバーの設置初期費用や管理が不要なうえに、インターネットにつながる環境であれば、いつでもどこでもそのデータを確認することができます。
課題となっている業務を洗い出し、必要に応じたツールを使いこなすことで、業務効率化を図ることができます。
クラウド会計システムを導入することで得られる企業のメリット
- ①費用や時間の削減
- ②情報共有
- ③業務効率
従来、データ管理などの業務に必要なサービスはハードウェアの購入やソフトウェアのインストールが必要でした。そして、作業はインストールした機器でのみ、基本的には1人しか使用ができませんでした。
しかし、クラウド会計システムはWeb上のクラウドサーバーを利用してデータを管理するため、料金は月額数百円～という低コストで利用ができるだけでなく、その後のアップデートやメンテナンスを行う必要がありませんし、状態は常に最新のものにアップグレードされます。
また、場所を問わずデータの確認や作業も同時に行えるため、作業効率は格段にアップします。
さらには、社内外のあらゆる書類のやり取りをインターネット経由で対応できるため、今まで紙管理をベースとしていた企業にとって、紙の使用・保管を大幅にカットすることができるのです。
紙管理をなくすと「書庫を圧迫しない」「過去の資料を探しやすくなる」などのメリットがあるだけでなく、今まで紙で管理していた資料は、データとしてクラウド上に保管されているので、会社の金庫やデスクにデータを保管するよりも安全に大切な情報のバックアップが出来るはずです。
限られた人材で既定の時間内に業務を終わらせるには、無駄を省くことがポイントになりますが、集計やチェックなどの作業もツールの機能を活用することで、これまで時間をかけて行っていた作業を短縮し、ミスを減らすことが可能です。
経理業務をクラウド会計システムで効率化する
社内業務の中でも重要度が高く、日々煩雑で細かい作業に追われる経理業務。
日々の帳簿入力や各書類の確認など、アナログな作業に多くの時間を費やすこともあるのではないでしょうか。
仕訳の際に「どの科目になるか？」といったような、判断を必要とするケースが多いのも、いっそう業務を煩雑にしています。
また、属人的になりやすく、問題も可視化しづらいとされています。
そんな経理業務において、クラウド会計システムを導入することは、経理業務の効率化が期待できる手段のひとつです。
例えば、口座、クレジットカードをクラウド会計システムと連動させることで、自動でデータが取り込まれるので面倒な入力作業を大幅に削減することができます。
また、常に最新の会計基準に基づいた会計データが提供されるため、所得控除や税額控除などの税制改正にスピーディーに対応することが可能です。
さらに、オンライン上で経理データを共有できるので、インターネットにつながる環境であれば、いつでもどこでもそのデータを確認することができます。
これはリアルタイムで経営状況を確認できる（根幹に関わる経理がクリアになる）といったメリットがありますね。
クラウド会計システムを導入してみたいが使いこなせるのだろうか
新しいシステムを使用開始するにあたって、知識や使い方を習得するのに時間がかかってしまいそう、そもそも対応できるのだろうか？と思われるかもしれません。
しかし、長い目で見た時に、細々した日々のルーチンが減り、ミスも減る、見える化・自動化ができるクラウド会計システムの利用は確実にメリットであるといえます。
クラウド会計システムの導入だけでは補えない業務
ここまで、クラウド会計システム導入に関してのメリットを沢山お伝えしてきましたが、実際にはそのシステムを「最大限に活用できるのか」という部分が重要になります。
評価が高く、便利なシステムであったとしても、自社の規模や利用要件にそぐわない機能を持つものでは無駄なコストがかかってしまいますし、システムは一度導入すると、変更が容易ではないものでもあるため、継続的に利用可能かというところをふまえて選ぶ必要があります。
いざクラウド会計システムを導入して業務効率化を図ってみても、手入力が完全にゼロになるわけではありませんし、その際に起こるミスや、資料の領収書の読み取り間違いなどに関しては避けることができないというのもまた事実です。
人手不足や人的ミスの解消ができるだけでなく、効率の良い業務の進め方などの提案もしてくれるクラウドソーシングという手段をとめておくのもいいでしょう。
「オンライン経理のCASTER BIZ accounting」は業務効率化に繋がるシステムの導入のお手伝い、業務構築も提案できるサービスです。
戦力となる経理人材の一人として活用いただくことも可能です。
