電子帳簿保存法で「印刷してはいけない」は本当？2024年以降の電子取引の原則と例外を徹底解説

2022年1月と2024年1月の法改正により、経理担当者の間で「電子帳簿保存法では書類を印刷してはいけないらしい」という情報が広まり、混乱が生じました。

本当に印刷は全面的に禁止されたのでしょうか？

本記事では、この疑問に対し、「印刷が原則禁止となるケース」と「紙の保存が認められる例外的なケース」を明確に解説します。

さらに、法対応に伴う業務負担の増大を軽減する手段として、経理代行サービスという選択肢をご紹介します。

【結論】電子帳簿保存法で「印刷してはいけない」は正しいか？

結論から言えば、「すべての書類を印刷してはいけない」というのは誤解です。

ただし、電子取引データに関しては、印刷による保存が原則禁止となっています。

「印刷してはいけない」は電子取引データの電子保存義務化のこと

電子帳簿保存法では、保存対象を「電子帳簿・電子書類」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分に分けています。

このうち「電子取引データ保存」は電子データで行うことが義務付けられており、紙に印刷しただけでは法令上の保存要件を満たしません。

つまり、「印刷してはいけない」という表現は、電子取引データの保存ルールを指しているのです。

印刷が不要になるケースと「必須」になるケース（スキャナ保存との違い）

電子帳簿保存法では、印刷が不要なケースと必要なケースが書類の性質によって異なります。

電子帳簿・電子書類（会計ソフト等で作成）

会計システムなどで作成された帳簿・決算関係書類は、電子データのまま保存が可能で、印刷は不要です。

スキャナ保存（紙を電子化）

契約書や請求書をスキャンして電子化した場合、一定の要件（解像度・タイムスタンプ・カラー保存など）を満たせば、紙の原本を破棄可能です。

一方で、要件を満たさない場合は紙の保存が必要になるため、企業ごとに運用ルールの設計が求められます。

基礎知識：電子帳簿保存法が定める3つの区分と要件

1. 電子帳簿・電子書類の保存（任意）

会計ソフトや自社システムで作成した帳簿・決算関係書類を電子データで保存することが可能です。

「優良な電子帳簿」の要件を満たす帳簿については、過少申告加算税の軽減措置が適用される場合があります。

要件としては、記録事項の訂正履歴の保持、入力期間制限、検索機能の確保などが求められます。

2. スキャナ保存（任意）

紙で受領・作成した契約書、請求書、領収書などをスキャンして保存する場合の要件です。

かつて存在した「適正事務処理要件」は廃止され、運用が簡素化されました。

現在は、解像度やカラー保存、タイムスタンプの付与といった基本要件を満たせば、紙の原本を破棄しても問題ありません。

3. 電子取引データ保存（義務）：「印刷不可」の対象

メールやクラウドでやり取りした請求書・領収書などの電子取引データは、電子データのまま保存することが義務化されています。

保存時には以下の2つの要件を満たす必要があります。

• 真実性の確保：タイムスタンプ付与や訂正履歴の保存
• 可視性の確保：検索機能、または税務職員の求めに応じてデータをダウンロード提供できる体制

これが「印刷してはいけない」とされる根拠です。

【重要】電子取引データ保存における例外措置

令和6年1月1日以降の「相当の理由がある場合」の救済措置

2023年末で一律の猶予期間は終了しましたが、2024年以降も『相当の理由』がある場合には一時的な救済措置が適用されます。

救済措置が適用される「相当の理由」の例

国税庁は「相当の理由」として以下を挙げています。

• システム導入が間に合わない
• 担当者の退職・不在による運用停止
• 予算や人員の不足

これらは一時的な理由として認められるケースであり、恒久的に紙保存を続けることは不可です。

最終的には電子保存への移行が求められます。

電子帳簿保存法への対応は大変！経理業務代行が解決の鍵

ここまで読んで「法対応が複雑すぎる」と感じた方も多いのではないでしょうか。

電子帳簿保存法への対応には、日常業務とは異なる新しい体制づくりが必要です。

新しい要件を満たすための業務外負担の例

• システム導入や改修にかかる初期コストと時間
• 社内ルールの策定・社員教育（データ受け渡し方法の統一など）
• 検索要件を満たすための入力作業（取引日・取引先・金額の登録など）

特に中小企業では、これらの追加業務が経理担当者の大きな負担となっています。

経理代行サービスを利用するメリット

• コンプライアンスリスクの低減：専門家が最新法令を把握し、確実な保存体制を構築。
• 業務工数の削減：証憑の収集・整理・チェックを一括で代行。
• 本業への集中：経理担当者がルーティン業務から解放され、分析や経営支援に時間を割ける。

キャスターの経理代行サービスなら法対応も安心

キャスターが提供する「CASTER BIZ accounting」では、電子帳簿保存法への対応を標準業務としてサポートしています。

専門性の高いスタッフ

最新の法改正に精通したスタッフが、タイムスタンプ管理や検索要件を満たす形でのデータ保存を徹底します。

業務フローの構築支援

法令に準拠した効率的な証憑管理体制を構築し、ペーパーレス経理を実現します。

必要な時だけ依頼できる柔軟性

法対応が完了するまでの期間限定利用や、経理業務全体の継続代行など、企業の状況に合わせて依頼できます。

まとめ

「電子帳簿保存法 印刷してはいけない」という表現は、電子取引データの保存義務化に関するものです。

2024年1月以降、電子保存が原則となりましたが、救済措置などの例外も存在します。

法対応は避けて通れませんが、リソースを圧迫する必要はありません。

CASTER BIZ accountingの経理代行サービスなら、法令遵守と業務効率化を両立できます。

まずはお気軽にご相談ください。