電子帳簿保存法の検索要件について3つの基準や対応方法を解説！
2022年1月の改正により、企業規模に関わらず電子帳簿保存法への対応が急務となる中、特に「検索要件」が多くの企業にとって大きなハードルとなっています。
税務調査時に必要な書類を速やかに提示するために設けられたこの要件ですが、「具体的に何をすればいいのかわからない」「日々の業務負担が増大しそう」といった声も少なくありません。
本記事では、電子帳簿保存法における検索要件の全て（3つの必須基準、適用されない特例、具体的な対応方法）をわかりやすく解説します。
そして、この法令対応という「守りの仕事」の業務負荷を劇的に解消するために、「経理代行」が有効な解決策となることをご提案します。
この記事を読めば、法令遵守と業務効率化の両立の道筋が見つかるはずです。
電子帳簿保存法における「検索要件」とは？
電子帳簿保存法における「検索要件」とは、税務調査時に必要なデータを速やかに確認・提示できるようにするために定められた、電子データ保存のための基準のことです。
従来の紙書類であれば、ファイルをめくれば内容を確認できましたが、電子データでは膨大なファイルの中から特定の取引を探すことが難しくなります。
そのため、電子保存を認める代わりに「容易に検索できる状態で保存すること」が義務づけられました。
つまり、検索要件の目的は「デジタルデータ化による不正防止」と「税務調査の迅速化」を両立することにあります。
検索要件が主に求められる文書の種類
検索要件が求められるのは、主に以下の2種類の文書です。
- 電子取引データ
- スキャナ保存データ
特に注意すべきは電子取引データです。
たとえば、クラウド請求書サービスやメール添付で受け取るPDF請求書、オンラインストアから届く領収書などが該当します。
これらはすべて電子帳簿保存法の管理対象であり、紙で出力して保管しても「電子取引データの保存義務」は免除されません。
したがって、電子データの状態で適切に検索・保存する体制を整えることが不可欠です。
満たすべき「検索要件」の具体的な3つの基準
電子帳簿保存法では、取引年月日・取引金額・取引先の検索を行えることに加え、これらを組み合わせた検索や範囲指定が可能であることが求められています。
これらの要件は「いつ」「いくら」「誰と」という3つの観点でデータを確認できるようにするための仕組みです。
基準1. 取引年月日・その他の日付
請求書・領収書などの取引日付を検索条件として指定できるようにしておく必要があります。
また、単一日付だけでなく「日付範囲指定」ができることが求められます。
たとえば「2025年1月〜3月までの取引を検索する」といった操作が可能であることが要件です。
これにより、調査官が特定期間の取引をすぐに抽出できる状態を保てます。
基準2. 取引金額
領収書や請求書に記載された金額も検索条件として設定できる必要があります。
これも範囲指定（例：1万円〜5万円）での検索が求められており、金額ごとの抽出や比較がスムーズに行える体制を整えることが重要です。
基準3. 取引先
取引の相手先である「支払先」や「得意先」などの名称を検索条件として設定できるようにしておく必要があります。
さらに、上記の日付・金額と組み合わせた複数条件での検索も可能であることが求められます。
たとえば、「株式会社○○との取引で、2025年1月〜3月に発生した5万円以上の請求書」といった複合検索が行えるようにしておく必要があります。
検索要件が不要になる「緩和措置」と例外規定
すべての事業者がこの3つの検索要件を完全に満たさなければならないわけではありません。
中小企業や個人事業主など、一定の条件を満たす場合には、緩和措置や特例が適用されるケースがあります。
ダウンロードの求めに応じられる場合の措置
税務調査時に、税務職員の求めに応じてデータのダウンロード提供ができる場合、日付や金額などの範囲指定検索を省略できます。
これは「要件の一部免除」として認められており、システム開発や運用コストを削減できる中堅企業にとっても現実的な対応策です。
ただし、ダウンロード対応ができない場合や、ファイル管理が複雑な場合はこの措置が適用されないため、あくまで準備体制の整備が前提となります。
小規模事業者に対する「全てが不要になる」特例
基準期間（前々年度）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員の求めに応じてデータのダウンロードに対応できる場合、全ての検索要件を免除されます。
これは小規模事業者にとって非常に大きな負担軽減となる特例です。
ただし、免除されるのは「検索要件」だけであり、データの改ざん防止措置（タイムスタンプ付与や訂正・削除ログの保存など）は別途必要な点に注意が必要です。
検索要件に対応するための具体的な2つのアプローチ
検索要件に対応する方法は主に2つあります。
1つは「システムを導入する方法」、もう1つは「自社ルールで手動管理する方法」です。
自社の規模やリソースに合わせて選択しましょう。
アプローチ1. 電子帳簿保存法対応システム（ソフト）の活用
最も確実な方法は、電子帳簿保存法対応の会計ソフトや文書管理システムを導入することです。
たとえば、freeeやマネーフォワード、弥生などの主要クラウド会計ソフトには、検索要件を自動的に満たす機能が搭載されています。
システム導入の初期コストは発生しますが、範囲指定検索や改ざん防止機能を自動で実装できるため、長期的に見れば最も効率的かつ安全な手段です。
アプローチ2. ファイル名に規則を設ける（手動での対応）
システム導入が難しい場合は、ファイル名に「日付_取引先名_金額」などの規則を設けることで検索性を高める方法もあります。
たとえば、「20250131_株式会社ABC_30000円.pdf」のように統一命名し、Excelで索引簿（一覧表）を作成すれば検索性を一定程度確保できます。
ただし、この方法は担当者の習熟度やミスに左右されやすく、ヒューマンエラーが発生しやすい点がデメリットです。
長期的には運用負荷が大きく、限界を迎えやすい方法といえます。
電子帳簿保存法対応がもたらす「業務外」の負担
電子帳簿保存法の対応は重要ですが、実際の経理現場では「本来の業務以外の負担」が急増しています。
経理部門の工数増加と「守りの仕事」への偏り
請求書や領収書の受領から保管、ファイル名の統一、検索条件のチェックまで、膨大な手作業が発生しています。
これにより、経理担当者は「経営判断や分析」といった本来の“攻めの業務”ではなく、法対応という“守りの業務”に時間を取られています。
結果的に、業務効率の低下だけでなく、従業員のモチベーション低下にもつながるケースが見られます。
法改正対応・システム運用にかかる心理的・教育的負担
電子帳簿保存法は今後も改正が続く可能性があり、そのたびに社内ルールの見直しや従業員教育が必要です。
システム設定や運用マニュアル更新にも時間がかかり、経理担当者に精神的負担を与えることになります。
特に人員の限られた中小企業では、この対応コストが業務全体のボトルネックになることも珍しくありません。
業務負担を解消し、確実な電帳法対応を実現する「経理代行」という選択肢
こうした課題を根本的に解消する手段として有効なのが、経理代行サービスの活用です。
経理代行では、請求書の受領・整理・データ化からシステム登録、帳簿作成までを専門の担当者が代行します。
これにより、電子帳簿保存法対応の実務負担を軽減し、確実な法令遵守を実現できます。
最新の法令知識を持つプロに任せ、リスクを回避
経理代行サービスでは、最新の電子帳簿保存法やインボイス制度に精通した担当者が対応にあたります。
法改正のたびに社内でルールを再構築する必要がなく、常に最新の基準に沿った体制を維持できる点が大きな強みです。
また、データ保存の誤りや不備による税務リスクを未然に防げるのも、専門家に依頼する大きなメリットです。
間接業務から解放され、経理担当者がコア業務に集中できる
経理代行を活用することで、電子取引データの管理・登録・ファイル命名などの定型業務をすべて外部に委託できます。
これにより、社内の経理担当者は経営計画や資金繰り、予算策定といった“攻めの仕事”に専念でき、経営効率が飛躍的に向上します。
電子帳簿保存法対応もスムーズに！キャスターの経理代行サービスが選ばれる理由
キャスターの提供するCASTER BIZ accounting（キャスター・ビズ・アカウンティング）は、電子帳簿保存法対応を含む幅広い経理業務の代行に強みを持つサービスです。
リモートワークを前提とした高品質なオペレーション体制で、全国どこからでも柔軟に対応可能です。
キャスターの経理代行サービスが選ばれる3つの強み
1. 法令対応に精通した専門チーム
電子帳簿保存法やインボイス制度など、頻繁に変わる法制度にも即応。常に最新のルールで安全に業務を運用できます。
2. 業務設計から運用までを一貫サポート
単なる事務代行にとどまらず、現状の経理フロー分析から課題抽出、最適な分業設計まで一気通貫で支援。検索要件対応の運用ルールも共同で設計します。
3. リモートワーク前提の柔軟な運用体制
完全オンライン体制のため、全国どの地域の企業でも導入可能。セキュリティ基準も高く、安心して委託できます。
まとめ
電子帳簿保存法の検索要件は、「取引日付」「金額」「取引先」の3つを検索できる状態にしておくことが基本です。
一方で、緩和措置や特例を活用すれば、業務負担を軽減できるケースもあります。
しかし、実務運用や法改正対応を社内で完結させるのは容易ではありません。
そんなときこそ、CASTER BIZ accounting（キャスター）の経理代行サービスが頼りになります。
専門チームによる確実な法対応と、経理工数削減の両立を実現し、経理部門を“守り”から“攻め”へと進化させることができます。
電子帳簿保存法対応にお悩みの方は、ぜひ一度キャスターへご相談ください。
