経費精算が面倒くさい場合の解決策｜経理代行を使うべき理由とは
経費精算は、企業のあらゆる現場で「もっと簡単にできないのか」と感じられる業務のひとつです。
紙の申請書、手入力によるミス、承認の滞りなどが重なると、現場も経理も大きなストレスを抱えます。
特に中小企業では、限られた人員で月末対応を担うことが多く、「経費精算が面倒くさい」と感じるのは自然なことです。
本記事では、その“面倒さ”の正体を整理し、効率化に向けた具体的な手段を紹介します。
あわせて、経理代行サービスを活用するという現実的な解決策についても解説します。
「経費精算が面倒」な理由とは
経費精算の基本構造とボトルネック
経費精算は「申請 → 承認 → 仕訳 → 支払 → 保管」という流れで進みますが、実際にはそれぞれの工程に転記作業・確認待ち・差戻しといったムダが潜んでいます。
手書き領収書の再入力、承認者の不在による決裁遅延、二重チェックなどの非効率が積み重なり、業務全体のスピードを鈍らせています。
特に紙やExcelを中心に運用している場合、ミスの修正や再確認が発生しやすく、担当者の負担が大きくなりがちです。
社員が感じるストレスと行動（提出遅延の正体）
現場社員にとって経費精算は「後回しになりやすい業務」です。
「締め日直前に申請が集中する」「領収書を紛失する」「外出先で申請できない」など、心理的な負担が行動にも影響します。
領収書をスキャンし、申請書を作り、承認を得るまでの手間が多いと、つい“今度でいいか”と考えてしまいます。
その結果、提出の遅れやミスが発生し、経理側の処理が逼迫する悪循環が起こります。
従業員が経費精算を避ける3つの理由
従業員が経費精算を避ける理由は主に以下の3つです。
- フォーマットが煩雑：入力欄が多く、どこを埋めればよいか分かりづらい。
- ルールが不明瞭：経費区分や勘定科目の基準が曖昧で、差戻しが頻発する。
- 差戻し理由が不透明：修正すべき点が伝わらず、再提出が必要になる。
これらの課題を解消するためには、まず「誰でも迷わず申請できる仕組み」を整えることが重要です。
操作や入力ルールを簡素化することで、社員と経理の双方がストレスなく業務を進められます。
面倒さを解消する原則とNG設計
面倒な手続きがもたらすコストと機会損失
経費精算の手間は、見えにくいコストを発生させます。
たとえば、社員が1回の申請に平均15分かけていると仮定すると、月100人の申請で25時間分の労働コストが発生します。
締め処理が遅れることで決算に影響するほか、証憑の欠落によるコンプライアンスリスクも発生します。
こうした非効率は、企業全体の生産性を下げる要因となりかねません。
失敗しがちなシステム選定の特徴
システムを導入しても、運用が現場に合っていなければ効果は限定的です。
次のような特徴があるシステムには注意が必要です。
- UIが複雑で操作が難しい
- モバイル対応が弱く、外出先から利用できない
- 会計ソフトとの連携が手作業
- マニュアルを読まないと使えない仕様
導入時は「誰が・どこで・どの頻度で使うのか」を明確にし、現場視点でテストすることが欠かせません。
システムを導入すること自体が目的化してしまうと、かえって業務が煩雑化します。
経費精算を楽にするツール＆運用（2025年版）
基本機能で外せない要件チェックリスト
経費精算を効率化するには、以下の機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
| 要件 | 概要 |
|---|---|
| レシート読取（OCR/AI） | 領収書を撮影するだけで自動入力 |
| モバイル完結 | スマホで申請から承認まで可能 |
| カード連携 | 法人カード明細を自動取得 |
| 交通系IC取込 | SuicaやPASMOの利用履歴を反映 |
| 会計ソフト連携 | 仕訳データを自動転送 |
| 証憑保管（電子帳簿保存法対応） | 書類の電子保存を法令準拠で実現 |
これらを備えたツールであれば、申請から承認・保管まで一気通貫で完結でき、経理担当の確認作業も大幅に減少します。
特に電子帳簿保存法への対応は、2025年以降すべての企業で重要な要件となります。
AIやOCRを使った入力の自動化
AIやOCR技術の進化により、経費精算の自動化は急速に進んでいます。
領収書をスマートフォンで撮影するだけで、AIが金額・日付・店舗名を自動認識し、勘定科目や仕訳候補を提案します。
これにより差戻しが減り、承認スピードも向上します。
属人化を防ぎ、誰が対応しても一定の品質を担保できる点も大きなメリットです。
法人カード・立替ゼロ運用の設計
立替精算自体をなくす「法人カード運用」も有効です。
コーポレートカードの明細をシステムへ自動取込し、各取引に証憑を紐付けることで、申請不要の経費精算フローを実現できます。
これにより、経理担当は確認業務に集中でき、月次処理のスピードと正確性が向上します。
経理代行を利用するのも選択肢の一つ
経費精算を効率化したくても、マニュアル作成やシステム導入まで手が回らない企業も多くあります。
専任の経理がいない場合や、社内リソースが限られている場合には、経理代行の活用が有効です。
経理代行サービスを利用すれば、専門スタッフが経費精算の設計から入力・承認フローの構築までを代行。
その他、経理担当者のご負担になっている従業員への差し戻し対応も代行可能です。
法令対応・証憑管理・月次締め処理など、バックオフィス全体の生産性を底上げできます。
CASTER BIZ accountingでは、企業ごとの業務フローに合わせて柔軟な代行設計が可能です。
業務範囲を固定せず、必要に応じて依頼内容を変更できるため、変化の多い企業でも安心して導入できます。
経費精算の“面倒くさい”を解消したい方は、まずは専門スタッフへお問合せください。
