電子帳簿保存法の電子取引対応とは？経理部門が今すぐ行うべき準備と対策
2024年1月1日以降、電子帳簿保存法における「電子取引データ」の保存義務化がすべての企業に適用されました。
これにより、経理・総務・営業など複数部署にまたがる大幅な業務フローの見直しが求められています。
「メールで届いた請求書をどう扱えばいいのか」「紙で出力して保管しても問題ないのか」――。
そんな疑問を抱える企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、電子帳簿保存法の基本と、電子取引に関する保存要件、実務での対応ステップをわかりやすく整理します。
電子帳簿保存法が経理業務に与える影響
そもそも「電子帳簿保存法」とは？基本をおさらい
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認め、その方法を定める法律です。
目的は、ペーパーレス化による業務効率化と、デジタル化社会に対応した税務管理の透明性向上にあります。
対象は大きく次の3つです。
- 電子帳簿等保存（会計ソフトで作成した帳簿など）
- スキャナ保存（紙で受け取った書類をスキャンして保存）
- 電子取引（電子データで授受される請求書や領収書など）
3つの保存区分の中で「電子取引」が最重要視される理由
上記3つのうち、最も重要かつ対応が急がれるのが「電子取引」です。
なぜなら、電子取引データの保存は義務化され、すべての企業が対象となるためです。
電子帳簿やスキャナ保存は任意対応である一方、電子取引データの保存は「やらなければならない」法的義務となりました。
「電子取引」とは具体的に何を指すのか？対象となるデータの範囲
電子取引とは、取引情報を電子データで授受することを指します。
対象となるのは次のような取引です。
- メールに添付されたPDF請求書・領収書
- クラウドサービスを介した見積書・納品書の送受信
- EDI取引（電子データ交換）
- ウェブ上からダウンロードする請求書・領収書
- ペーパーレスFAXなどのデジタル通信
原則は電子データでの保存が義務となっており、紙への出力保存では要件を満たさなくなっています。
ただし、2024年1月以降も以下のような一定の猶予措置が認められています。
- 要件を満たす電子保存が困難であると所轄税務署長が認めた場合（申請不要）
- 税務調査の際、電子データのダウンロード要求および印刷書面の提示・提出に応じられる場合
つまり、電子保存が原則である一方で、データを削除せずに適切に保存しておく限り、柔軟な運用も可能です。
【必須対応】電子取引における「保存要件」の詳細
満たすべき要件その1：真実性の確保（データの改ざん防止措置）
電子データが改ざんされていないことを保証するため、以下のいずれかの措置を講じる必要があります。
- タイムスタンプを付与する
- 訂正・削除履歴が残るシステムを使用する
- 訂正・削除防止に関する事務処理規程を策定し運用する
- その他、正当な理由のない訂正・削除を防止する仕組みを整える
なかでも、事務処理規程の策定はコストを抑えつつ実現できる現実的な方法です。
満たすべき要件その2：可視性の確保（データの検索機能）
保存された電子取引データは、税務調査などの際にすぐ確認できる状態でなければなりません。
以下の3つの項目で検索できるようにしておく必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名
また、税務署職員からのダウンロード要求に応じられる体制を整えることも重要です。
対応を確実に進めるための3つのステップ
ステップ1：現行の業務フローとデータ保存状況の把握
まず、自社のどの部署で、どのような電子取引データが発生しているかを洗い出します。
請求書、領収書、見積書などがどのように保存されているかを明確にし、改善点を特定します。
ステップ2：事務処理規程の策定と社員への周知徹底
真実性を確保するために策定した事務処理規程をもとに、現場担当者が迷わず実務を行えるようマニュアル化します。
「いつ、何を、どのように保存するか」を明確にし、全社員に周知することが重要です。
ステップ3：保存・検索環境の整備（システム導入の検討）
法要件を満たす会計システムや文書管理ツールの導入を検討します。
システム選定のポイントは、要件遵守と業務効率化の両立です。
「対応が間に合わない」「業務負担が増大」という企業課題の解決策
本業以外の業務負荷が増えることで生じるリスク
電子帳簿保存法の対応は、経理担当者の通常業務に加えて発生するため、中小企業ではリソース不足・ヒューマンエラーのリスクが高まります。
結果として、期限を守れない、保存要件を満たさないなどの法的リスクを招く可能性があります。
電子帳簿保存法対応の負担を「経理代行」で大幅に軽減
経理代行を活用することで、以下のような対応をワンストップで任せられます。
- 法対応に必要な業務フロー設計・規程策定
- 電子データの受領・整理・保存
- 要件を満たした検索機能の整備（ファイル命名など）
これにより、社内工数を削減しつつ、確実な法対応を実現できます。
法対応も安心！キャスターの経理代行サービス
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単なる業務代行にとどまらず、法令遵守の抜け漏れを防ぎ、経理部門の負担を軽減。
安心して日常業務を進められる体制を構築します。
まとめ
電子帳簿保存法の電子取引対応は、すべての企業に課せられた法的義務です。
ただし、早めの準備と適切なサポートを受けることで、法令遵守と効率化は両立できます。
自社対応が難しい場合は、CASTER BIZ accounting（株式会社キャスター）の経理代行サービスを検討してみてください。
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