電子帳簿保存システムとは？その要件や導入のメリットを解説
経理業務のDXやシステムのクラウド移行が活発である昨今、電子帳簿保存法への対応が各社での課題の一つとなっています。
同法への対応を実現するためには、その要件を満たした“電子帳簿保存システム”の利用が必要不可欠です。
今回は、そんな電子帳簿保存システムが備えておくべき機能や、経理業務にもたらすメリットを解説します。
後半ではおすすめのシステムも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
電子帳簿保存法とは？
システムについての理解を深める前に、電子帳簿保存法の内容を把握しておきましょう。
電子帳簿保存法は、これまでは紙媒体での保存が義務づけられていた書類を、データとして保存できるように定めた法律です。
パソコンの普及やペーパーレス化の推進に伴い、1998年に制定されました。
その後何度か改正があり、2022年1月1日からは改正電子帳簿保存法が施行されて国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、抜本的な見直しが行われました。
2023年12月まではやむをえない事情がある場合には電子取引した書類の紙での保存が認められていましたが、2024年1月1日以降は完全義務化されました。
これにより電子取引された帳簿や書類は、電子データでの保存が義務付けられています。
電子帳簿保存法の対象となるのは、主に国税関係帳簿や国税関係書類などです。
また、該当する書類をデータとして保存する際は、その種類や受け渡しのプロセスに応じて、以下の区分いずれかの方法を選択することとなります。
電子帳簿保存法における保存方法の区分
| 保存方法 | 概要 | 対象となる書類の種類 |
| 電子帳簿保存 |
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仕訳帳や売上台帳などの国税関係帳簿
貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類 見積書や請求書などの取引関係書類（自社で発行した控えのみ） |
| スキャナ保存 |
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見積書や請求書などの取引関係書類 |
| 電子データ保存 |
|
メール・Web上でやり取りした見積書や請求書 |
上記のうち、電子帳簿保存とスキャナ保存への対応は任意となっており、従来のような紙媒体のままの保存も可能です。
一方で電子取引データについては、法改正により2024年1月1日からデータによる保存が義務化されました。
紙媒体での保存は許可されていないので、ほかの保存方法と混同しないように注意してください。
関連記事：電子帳簿保存法とは？改正内容から3つの区分まで徹底解説！
データを保存する際の重要な二つの要件
スキャンした画像やデータを保存する際には、“真実性の確保”と“可視性の確保”という、2つの要件を満たさなくてはなりません。
真実性の確保とは、データに対する改ざんを防ぐための対策を行うことです。
対して可視性の確保では、任意のタイミングでデータを適切に出力できるようにすることが求められます。
これらは保存方法ごとにより詳細な要件が定められており、たとえば電子データ保存では、以下の要件を満たす必要があります。
電子取引データの保存要件
| 保存要件 | 詳細な要件 |
| 真実性の確保
※右のいずれかの要件を満たす必要がある |
タイムスタンプが付されたあとに取引情報の授受を行う |
| 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付す | |
| 取引情報の訂正や削除を行ったことが確認できる、あるいはそうした操作ができないシステムで保存する | |
| 取引情報の訂正や削除に関する社内規程を定めて運用する | |
| 可視性の確保
※右の要件すべてを満たす必要がある |
基本設計書など、システムの概要を記した書類を準備する |
| パソコンやディスプレイなどの周辺機器、プログラムなどの操作マニュアルを準備する | |
| 上記の書類やマニュアル、データなどを確認できるディスプレイを備え付ける | |
以下の要素を組み合わせて検索できる機能を実装する
|
こうした要件に漏れなく対応するためには、電子帳簿保存法に準拠したシステムの導入が必要不可欠です。
次項にて詳細を説明いたしますので、ぜひこのままご覧ください。
参照元：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」
電子帳簿保存システムとは
電子帳簿保存法の要件に則り、請求書や領収書などの書類をデータ化して保存できるシステムが、“電子帳簿保存システム”です。
ただ書類をデータ化し保存するだけなら多くのシステムが該当しますが、電子帳簿保存法に準拠しているものは一部に絞られます。
同法への対応を実現したいのであれば、先に説明した保存要件や、その他の細かな要件をクリアできるシステムを導入する必要があります。
JIIMA認証とは
「電子帳簿保存法に対応しているシステムといっても、製品一つひとつの要件を確認するのは厳しい……」と悩まれる方も多いでしょう。
また、既存の製品を使わずに自社でシステムを構築するとしても、法律の要件をすべて把握して対応するのは、容易いことではありません。
そこで活用したいのが、『JIIMA認証』です。
JIIMA認証は、電子帳簿保存法に準拠していると判断したシステムに、『公益社団法人日本文書情報マネジメント協会』が与える認証です。
この認証を得ているシステムを導入すれば、企業側で特別な対応をせずとも同法に対応できます。
認証済みのシステムは、パッケージや製品ページに認証ロゴが確認できるので、見分けるのに手間もかかりません。
電子帳簿保存システムの主な機能
電子帳簿保存システムには、主に以下の機能が搭載されています。
電子帳簿保存システムの機能の一例
- タイムスタンプの付与
- 日付や取引先名などを使ったデータ検索
- 紙の資料のスキャンとデータ化
- 保存年数を超えたデータの自動削除
- 関連システムとの連携
- 取引先企業とのデータの送受信
JIIMA認証を得ているシステムなら、これらの機能は基本的に利用できるはずです。
ただし、詳細な仕様は製品ごとに差があるため、どれを導入しても変わらない、ということはありません。
スマートフォン連携や、タイムスタンプの自動付与機能などの有無で使い勝手も異なるため、自社に合ったシステムを導入したいところです。
電子帳簿保存システムを導入するメリット
電子帳簿保存法に対応するうえで、電子帳簿保存システムが重要であることは、ここまでの説明で触れてきた通りです。
ですが、法律に準拠できるという点だけで利用価値が見出されているわけではありません。
システムを導入すれば、ほかにも以下に挙げたような多種多様なメリットを得ることができます。
【電子帳簿保存システムを利用するメリット】
- 経理業務の効率化が叶う
- 書類紛失リスクを削減できる
- 内部統制を強化できる
以降で、それぞれの詳細を解説いたします。
経理業務の効率化が叶う
電子帳簿保存システムの導入によって、大量の紙の資料を取り扱う必要がなくなり、経理業務を効率的に行えるようになります。
会社の規模が大きくなり取引の数も増えてくると、経理部の扱う書類も膨大になるものですから、この点は大きなメリットだといえるでしょう。
またシステムに登録されたデータは、取引先名や登録された日付で容易に検索できるので、過去のデータの迅速な準備が可能です。
必要なデータを探す時間が大幅に短縮され、さらなる業務の効率化を目指せます。
関連記事：会計システムを導入で経理業務の効率化を図りたい。本当に効率化できる？
書類紛失のリスクを軽減できる
データ化してシステムに保存することで、重要な書類を紛失するリスクを軽減できるのもメリットの一つです。
大切な書類を紙媒体のまま保存していると、ほかの書類と混ざって紛失するという事態が起こりえます。
また、火災や地震などでオフィスが被災した場合に、焼失したり破損したりする可能性もあります。
ですが、データであればどこかに紛失することもなく、さらにクラウド上に保存しておくことで災害時に失われる心配もありません。
内部統制を強化できる
電子帳簿保存システムの導入により、書類の改ざんや差し替えが難しくなり、内部統制の強化にもつながります。
法律に対応する関係上、電子帳簿保存システムには不正な操作を防止するための機能が搭載されているため、書類を簡単に改ざんすることはできません。
また、バックアップを取っておけば、なんらかの要因で大事なデータが破損してしまったとしても復元することが可能です。
紙の書類ではこのような防止策を講じるのは困難であるため、内部統制を強化したいのであれば、システムの導入は最適な手段だと考えられます。
関連記事：IPOを目指すには内部統制が必須？その理由や目的を解説
電子帳簿保存システムの選び方
メリットが把握できたところで、次は、実際にシステムを導入するにあたっての選び方を解説していきます。
電子帳簿保存システムを選ぶ際は、以下の点を重視しましょう。
【電子帳簿保存システムを選ぶ際の観点】
- JIIMA認証されたシステムであるか
- 自社の業務に合った機能を搭載しているか
- 国税関係帳簿・書類を1つのシステムで管理可能か
- スキャン画像にタイムスタンプが付与されるか
- セキュリティ対策が万全か
それぞれの詳細を、順に解説していきます。
JIIMA認証されたシステムであるか
電子帳簿保存法にきちんと対応したいなら、JIIMA認証を受けたシステムを選ぶのがベストです。
JIIMA認証を得ているシステムは、電子帳簿保存法に対応済みであることが第三者によって認められています。
認証済みのシステムさえ選んでおけば、少なくとも、電子帳簿保存法に対応できないという事態になることはありません。
そのうえで、以降で述べる要件もあわせて考慮し、自社に最適なシステムを導入することが大切です。
自社の業務に合った機能を搭載しているか
自社で効率化したい業務に合った機能を搭載しているかどうかも、システムを選ぶうえで重要なポイントの一つです。
同じ電子帳簿保存システムでも、対応している、あるいは得意とする業務の領域は製品ごとに異なります。
そのため、自社で効率化を図りたい業務を事前に明確化したうえで、製品を選ばなくてはなりません。
この際、会社が発展していくことも考慮して、数年後の業務内容まで見据えておくことが大切です。
導入するシステムも、拡張性や柔軟性に優れるものを選ぶことをおすすめします。
関連記事：会計システムとは？具体的な機能や導入するメリットも解説
国税関係帳簿・書類を1つのシステムで管理可能か
包括的に書類を管理したいなら、国税関係帳簿・書類にまとめて対応できるシステムを選びましょう。
製品によっては、電子取引で授受する請求書や見積書は保存できても、そのほかの書類には対応していない場合があります。
このようなシステムを導入すると、書類ごとに管理の方法が分かれて、かえって業務が複雑化しかねません。
ケースバイケースではありますが、経理業務の効率化を最優先するのであれば、国税関係帳簿や国税関係書類も一括で管理できるシステムを利用するのが最適です。
スキャン画像にタイムスタンプが付与されるか
スキャンした画像データに対する、タイムスタンプ付与機能の有無も重要なポイントです。
訂正または削除したことが確認できるシステムであれば、スキャン画像はタイムスタンプなしでも電子帳簿保存法に対応することが可能です。
しかし、タイムスタンプを用いないシステムの運用は、システムの切り替えが難しいことなどが理由となり、非効率的になるおそれがあります。
切り替えや連携をスムーズに実施したい場合は、タイムスタンプ機能のあるシステムで対応するほうが効果的です。
セキュリティ対策が万全か
電子帳簿保存システムでは機密性の高いデータを扱うこともあるので、セキュリティ面での対策が万全であるかどうかも気にしておきたいところです。
電子帳簿保存システムの多くはクラウドサービスであるため、クラウド上でデータ管理する際のセキュリティリスクが一定存在します。
ですが、ユーザーごとにアクセス制限を設ける、外部からのアクセスを遮断するなどの対策がシステム側でとれるのであれば、そうしたリスクもある程度は減らせます。
クラウドサービスに伴うリスクが許容できないのであれば、オンプレミス型のシステムを導入するのも一案です。
自社に合ったセキュリティ対策が実施できるように、利用するシステムの形態は慎重に検討しましょう。
電子帳簿保存システム導入の流れ
ここからは、実際に電子帳簿保存システムを導入する際の流れを解説します。
基本的なフローは以下の通りです。
【電子帳簿保存システム導入の流れ】
- 目的や課題の確認
- データ化する書類の洗い出し
- 業務フローの見直し
- データの保存方法と保存場所の整理
- システムの選定・導入
各ステップでどのような対応が必要になるのか、一つずつ確認していきましょう。
目的や課題の確認
システムの導入にあたっては、まずその目的や解決したい課題を明らかにしておきましょう。
ひと口に経理業務といっても、その内容は多種多様であり、解決すべき課題も会社によってまったく異なります。
どの業務を効率化したいのか、今一番困っていることは何か、などの要件をひと通り確認したうえで、それを満たせるシステムを選定することが肝心です。
データ化する書類の洗い出し
目的が明確になったら、より詳細な要件を詰めるために自社でデータ化が必要となる書類を洗い出します。
候補となる書類は、冒頭で挙げた国税関係帳簿や国税関係書類などです。
自社で扱うことの多い書類の種類を把握したうえで、業務の効率化につながるようにデータ化する書類を決めていきましょう。
業務フローの見直し
書類のデータ化により、取り扱い方や承認方法も変わるため、業務フローも見直しておく必要があります。
この点をないがしろにすると、システムへの移行後に現場で混乱が生じるため、関係各所と入念にすり合わせを実施することが大切です。
また、部分的に紙の書類も残す場合には、紙媒体での保存が認められていないデータを印刷してしまう、といったミスも起こりえます。
ですので、作業者が誤ったフローで業務にあたらないように、変更内容の周知やマニュアル化を徹底してください。
データの保存方法と保存場所の整理
本記事冒頭で説明した通り、電子帳簿保存法では書類の種類によって保存方法の要件が決められています。
よって、データ化する書類の選定とともに、それぞれの保存方法や保管場所もきちんと整理しておかなくてはなりません。
また、部署や担当者ごとにデータの保管場所が異なっていては、包括的な管理は不可能です。
保管要件の整理は、こうした課題を解決し、スムーズな運用を実現することにもつながります。
システムの選定・導入
ここまでの対応が完了したら、いよいよ導入するシステムの選定です。
先に解説した電子帳簿保存システムの選び方もふまえて、自社の要望を満たせるようなシステムを選びましょう。
この際、一つのシステムだけを検討するのではなく、複数の製品を比較してそれぞれの長所・短所を把握することが重要です。
クラウド型とオンプレミス型の違いや、自社のほかのシステムとの連携の可否など、製品ごとの違いは使い勝手に大きく影響します。
電子帳簿保存システムを導入する際の注意点
法律への対応や経理業務の効率化が図れる電子帳簿保存システムですが、導入に際しては注意点もあります。
当然ではありますが、システムの導入・運用にはある程度のコストがかかります。
機能面ばかりに気を取られてこの点を考慮できていないと、期待していたほどの費用対効果が得られず、社員からも不満が出てしまうかもしれません。
また、業務フローが変わる以上、各社員にも順応してもらわなくてはならないので、システム概要の周知や研修の実施も必要不可欠です。
運用マニュアルを整備するほか、トラブル発生時に備えて相談窓口を設けるなどの対応が求められるでしょう。
このようなポイントでつまずかないためにも、システムの導入は部署ごとに少しずつ実施していくのが賢明です。
何か問題が発生しても影響範囲が少ないうえに、以降の導入に向けたノウハウを蓄積することもできます。
「とはいえ、やっぱり新しくシステムを導入するのは不安が残る……」とお悩みなら、経理業務をアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか。
アウトソーシングサービスを利用すれば、電子帳簿保存システムの導入や運用をプロがサポートしてくれます。
関連記事：経理のアウトソーシングとは？委託できる業務内容を詳しく紹介！
おすすめの電子帳簿保存システム8種
電子帳簿保存システムには、会計システムが本体のタイプもあれば、電子帳簿保存法に特化したものもあります。
そのなかでも代表的な製品8つを以下で紹介しますので、システム選定の際の参考としてください。
マネーフォワード クラウド会計
【マネーフォワード クラウド会計の特徴】
- 電子帳簿保存法の要件を網羅
- 法改正に対しては自動アップデートで対応
- データ連携による取引明細の自動取得
電子帳簿保存法への対応のほか、会計・経理に関するさまざまな業務を包括的にカバーしたいのであれば、マネーフォワード クラウド会計が最適です。
同サービスはクラウド型の会計システムで、初期費用0円で導入できるのが強みです。
電子帳簿保存法にも対応しており、すべての帳簿・書類を要件に則った状態で保存できるうえに、検索に必要な情報も自動でデータ化されます。
もちろん、そのほかの機能面もきちんと伴っており、取引明細の自動取得やAIによる仕訳項目の自動作成など、経理業務の効率化に役立つものが満載です。
1ヶ月の無料トライアルもあるので、システムの選定に行き詰まっているならぜひお試しください。
マネーフォワード クラウド会計の基本情報
| 料金（月額） |
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| 契約期間 | 1ヶ月 |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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freee会計
【freee会計の特徴】
- オプション料金不要で電子帳簿保存法に完全対応
- スマートフォンのアプリで撮影するだけで連携可能
- 銀行やクレジットカードなど1,000以上のサービスと同期
freee会計は、電子帳簿保存法と会計業務、さらにはインボイス制度にも対応できる、万能なクラウド会計システムです。
電子帳簿保存法の要件に完全対応しているうえに自動同期機能も備えており、利用中のほかシステムやサービスとも容易に連携できます。
また、専用のスマートフォンアプリを使えば、受領した書類をその場で撮影してシステムにアップロードするだけでデータ化できるので、使い勝手も非常に良好です。
社内のお金の出入りを可視化できるダッシュボードや、金融機関レベルのセキュリティなど、基本的な機能面も申し分ありません。
導入するサービスが決まっていないなら、まずfreee会計を検討してみてはいかがでしょうか。
freee会計の基本情報
| 料金（月額）
※年払いの場合 |
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| 契約期間 | 要問い合わせ |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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バクラク電子帳簿保存
【バクラク電子帳簿保存の特徴】
- 無料プランがありスモールスタートにはうってつけ
- 最大100枚までの資料をAIが同時に自動管理
- アップロード・入力・検索が1画面で完結するユーザーフレンドリーな設計
「できる限りコストを抑えたい」とお考えなら、バクラク電子帳簿保存がおすすめです。
無料プランが用意されており、利用できる機能に制限はあるものの、少ない負担での導入が実現します。
また、本製品は電子帳簿保存法への対応に特化しており、最大100枚もの書類の同時データ化が可能です。
アップロードされた書類は保存区分が自動で判別されるため、管理が煩雑になるということもありません。
くわえて、こうした書類のアップロードから検索までが同じ画面で完結するので、誰でも直感的に操作できるのもうれしいポイントです。
電子帳簿保存法への対応だけでよいなら、費用対効果の面において非常に優れた製品だといえます。
バクラク電子帳簿保存の基本情報
| 料金（月額） |
※12ヶ月分を一括支払い |
| 契約期間 | 1年 |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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楽楽電子保存
【楽楽電子保存の特徴】
- 姉妹製品との自動連携によりアップロード作業が不要
- ファイル名の入力もAI-OCRにより自動化
- シングルサインオンでログインも簡単
同じく、電子帳簿保存法に特化した書類管理システムとしては、楽楽電子保存も挙げられます。
楽楽電子保存の最大の特徴の一つが、姉妹製品との連携機能です。
同シリーズの請求書発行システム楽楽明細からのデータは、自動で連携・保存まで行われます。
そのうえ、AI-OCR機能により保存に必要な項目が自動で読み取られるので、ファイル名の手入力すら不要となり、経理業務が大幅に改善されます。
上記のほか、シングルサインオン対応で、ログイン時に情報を都度入力する手間が省けるのも利点です。
すでに楽楽シリーズを使っているのであれば、楽楽電子保存を導入することで電子帳簿保存法への準備が効率よく進められるはずです。
楽楽電子保存の基本情報
| 料金（月額） |
※詳細は要問い合わせ |
| 契約期間 | 1ヶ月 |
| 基本機能 |
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| 導入事例 | 要問い合わせ |
BtoBプラットフォーム 請求書
【BtoBプラットフォーム 請求書の特徴】
- 請求書の受取・発行のどちらにも対応
- 取引先の要望に応じてデータと紙媒体のどちらでも発行可能
- ほか会計・販売管理システムとのデータ連携
BtoBプラットフォーム 請求書は、約112万社が利用している大手の請求書管理システムです。
請求書の受取と発行どちらもこのシステムでカバーできるため、請求書の管理業務をまとめて効率化できます。
電子帳簿保存法への対応も万全で、受け取った請求書に関してはAI-OCR機能により、負担少なくデータ化することが叶います。
一方で、請求書の発行に際しては、郵送代行サービスによって紙媒体でも取引先に届けることが可能です。
「取引先の都合でアナログな書類も使いたい」という場合にも、このシステムなら問題ありません。
利用中のほかシステムとのデータ連携もできるので、導入後に混乱が生じる可能性も少ないでしょう。
BtoBプラットフォーム 請求書の基本情報
| 料金（月額） |
※詳細は要問い合わせ |
| 契約期間 | 1ヶ月 |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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TOKIUM電子帳簿保存
【TOKIUM電子帳簿保存の特徴】
- 複数あるデータ化プランから最適なものを選択可能
- 利用できるアカウント数が無制限
- 姉妹製品との併用による効果的な電子帳簿保存法への対応
TOKIUM電子帳簿保存は電子帳簿保存法へ完全に準拠しており、あらゆる国税関係帳簿・書類をまとめてデータ化し保存できます。
そのデータ化作業には、正確性重視のオペレーター入力プランやコストパフォーマンス優先のAI-OCRプランなど、いくつかのプランが用意されています。
自社の状況に合わせて、優先したい事項を選べるのは大きな利点です。
作成できるアカウント数に制限がないうえに、利用者が増えても追加料金が発生しないので、従業員数の多い大企業でも負担少なく使えます。
また、同シリーズのTOKIUMインボイスを併用すれば、インボイス制度に対応しつつ、請求書も含めたより効果的な書類の管理が実現可能です。
TOKIUMの基本情報
| 料金（月額） |
※別途初期費用が発生 ※詳細は要問い合わせ |
| 契約期間 | 要問い合わせ |
| 基本機能 |
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| 導入事例
※TOKIUMインボイスのみ |
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BillOne
【BillOneの特徴】
- 拠点ごとの請求書を一括で管理可能
- 取引先に負担をかけることのないシステム導入が実現
- スモールビジネスプランで一定件数の請求書までは受け取り無料
「会社の各拠点にさまざまなタイプの請求書が届いて、電子帳簿保存法の対応ができない……」とお悩みなら、BillOneを検討してみてください。
BillOneならどのような形式の請求書もオンラインで授受できるうえ、各拠点の請求書を1箇所に集約して管理可能です。
このような効率化が叶いつつも、導入に際して、取引先に請求書の送り方や形式を変えてもらう必要はない点も魅力です。
電子帳簿保存法に関しても専任の担当者がサポートしてくれるので、運用時に疑問点が生じてもすぐに対応してもらえます。
従業員数が100名以下なら、月に100件まで無料で請求書を受け取れるので、条件に該当するならとりあえず試してみるのも一案です。
BillOneの基本情報
| 料金（月額） |
※詳細は要問い合わせ |
| 契約期間 | 1年 |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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ジョブカン会計
【ジョブカン会計の特徴】
- 会計システム上で電子帳簿保存法への対応が完結
- オプション料金込みで月4,500円からというリーズナブルな設定
- 法改正の際は無料でアップデート可能
ジョブカン会計は、ジョブカン証憑管理のオプションをつけることで、電子帳簿保存法に対応できるようになります。
タイムスタンプの付与や検索などの基本的な機能のほか、特定のメールの自動保存機能なども備えており、利便性は確かです。
オプション費用は別途かかりますが、それでもスタートアッププランなら合計で月4,500円からと、お手頃な価格です。
また、ジョブカン会計は軽快な操作性を強みとしており、クラウドサービスでありながら、まるでパッケージ製品のようにスムーズに画面操作できます。
法改正に対しても無料のアップデートが迅速に適用されるので、一度導入すれば長く使いつづけられるでしょう。
ジョブカン会計の基本情報
| 料金（月額） |
※詳細は要問い合わせ |
| 契約期間 | 1ヶ月 |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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自社に合った電子帳簿保存システムを導入して、電子帳簿保存法へ効果的に対応しよう
今回は、電子帳簿保存システムの要件や導入によるメリットのほか、おすすめのシステム8種を紹介しました。
電子帳簿保存システムとは、電子帳簿保存法の要件に則って各種書類を保存できるシステムです。
利用することで、経理業務の効率化や内部統制の強化が図れます。
ただし、効果的に運用するためには自社にあった製品を選ばなくてはなりません。
本記事で紹介した内容を参考に、最適なシステムを選んで導入していきましょう。
「だけど、ノウハウがないからシステム導入できない……」とお悩みなら、ぜひオンライン経理ならCASTER BIZ accountingをご利用ください。
経理のプロがシステムの導入をサポートするほか、以降の運用も徹底的に支援いたします。
