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経理業務のオンライン化で実現できる世界とは
弊社は創業当時からすべての業務がオンラインで完結しています。とはいえ、私もキャスターに入社するまでは、オフィスで経理の仕事をしていました。そんな私がオンライン化された経理業務を見て感じたことは、「早い」「透明」「安全」ということでした。私がこれまで経験を培ってきた経理部では、どれもなかなか払拭できなかったことなのに、なんで？とある意味、感動に近い驚きがありました。今回は、私がキャスターで体感した、「早い」「透明」「安全」な世界について、皆様にご紹介したいと思います。
1.「早い」世界
・仕訳にかかる時間1秒
今まで預金の仕訳を登録する際は、ネットバンキングから口座明細をダウンロードして会計ソフトに入力していました。もっと以前は、ネットバンキングを使ってはいたものの、昔からの慣習で、銀行から送られてくるFAXや通帳を使って預金の仕訳を入れていました。1件1件、処理済みのハンコを押してつぶしていく方法です。それが、オンラインで完結する経理処理では、クラウド会計システムを開けば、口座と連携されていて口座の入出金が全部見える状態。それを1件ずつ登録するわけですが、貸方科目は、金額は、借方科目はは、、、というような登録方法ではなく、例月あるような取引仕訳であれば、すでにシステムから提案されている仕訳を確認してボタンを押して完了。1秒ほどしかかかりません。
・転記作業0秒
銀行のデータと会計システムが分断されていないので、ダウンロード→アップロードの作業や、紙データへのチェックハンコ、そしてそのデータのファイリングなど削減される作業がかなり多く、業務の効率化がかなり進むのは間違いないと言えます。
・事前準備0秒
また、仕訳のチェックという意味ではもちろん必要なのですが、クラウド会計を利用していると、証憑もクラウド上に格納することができ、仕訳に結びついた状態で保管されるので、画面一つで内容を確認し、その場で仕訳を修正することも可能です。つまり、経理部員の必需品であった、指サック・付箋・蛍光ペン・クリップ等、、、事務用品も不要になり、チェックのスピードも格段にアップするでしょう。
昭和の時代から経理をやっていた私にとっては、指サックや付箋、小さな「済」印を使ってどんどん処理を済ませていく自分の姿に充実感を持っていたり、それが無くなることに抵抗感もありましたが、クラウドの世界、検索で該当伝票を直ぐに探し出せる世界に慣れてしまうと、もう指サックの世界には戻れなくなってしまいました。
2.「透明」な世界
・リアルタイム共有で付け合わせ不要
クラウド会計システムは、関係者が全員同じシステムをリアルタイムで共有することができ、今！の数字を全員で共有することが可能です。これまでは、各部署が各部署の使っているシステムや、資料から、それぞれが必要なレポートを作ったりしていました。その場合、各部署が作った資料が正しいかどうかについて、資料と資料を付け合せる必要がでてきたりもしました。例えば、営業の部署でコスト試算の資料を作成したいというような場合、営業部署は経理にデータのダウンロードを依頼したり、資料自体の作成を依頼したりすると思います。その際に、例えば、毎月作っている資料の形式が経理の担当者によって違ったり、はたまた、営業側の指示がバラバラであったり、月によって商品別だったり、人別だったりと中心となる指標が違ったりすることもあります。過去の資料を見直したり、昨対の資料を作成する際には、「この数字、いったいどこからとってきた数字？」となり、それを調べることから始めなければならない、ということが発生したりしていないでしょうか。
・ありのままの数字を様々な角度から分析可能
その点、クラウド会計システムの多くは、タグ付けや検索、集計機能が豊富ですから、あらかじめ各データに目印さえつけておけば、様々な角度から資料を作成したり、閲覧したりすることが可能です。つまり、それは1つの、ありのままの財務状況を全員が見られる点で非常に透明性が高いと言えますし、さらに業務を効率化することもできてしまうのではないでしょうか。
3.「安全」な世界
・権限管理と承認制で守られている
さきほどの「透明」な世界で記載したことについて、「全員が同じものを見ることができてしまうのは困る」という場合ももちろんあると思います。そこは、ご安心ください。クラウドツールのほとんどは、権限機能が設けられています。アカウント毎に操作・閲覧制限を設定することで、見せたい部分だけを見せ、操作してほしい機能だけを解放するといったことも可能です。また、承認機能を使うことで、仕訳の登録さえも承認したものだけに制限することもできるのです。これだけでも、紙での運用より、はるかに安全だと言えるのではないでしょうか。
そして、私が最も「安全」を感じたのは「不正がしにくい」という点です。例えば、旧来のオンプレミス型のソフトで会計処理をしている場合、会計ソフトも銀行のネットバンキングも操作できる人が限られ、どんな操作をしているかは、もはやブラックボックス状態。出てきた数字も詳細までは直ぐには見ることができず、不正に気付くのは、決算や月次で内容を精査したとき、そして、その時では時既に遅し、、、の状態になってしまいます。
クラウドツールはインターネットさえあれば誰もが好きな時に経理状況を見ることができますし、ネットバンキングの入出金がタイムリーに会計ソフトに入ってくるので、お金の動きも丸見えです。数字が全て目に見える場所で動くので、不正がしにくい状態です。さらに、操作履歴のログを残せるようなツールもあり、おかしいな？と感じたら直ぐに原因となる操作をさかのぼることができるので、安全です。
・さらなる安全性とは
ただ、従業員数が多くなったり、IPO準備のための経理体制を整えようとなったとき、財務会計業務フローをさらにしっかり整理する必要が出てきます。より安全で、より不正をしにくい経理体制を、と考えると自社内だけで構築するには限界があるのも事実です。経理を担当するメンバーが少ない場合はなおさらです。
顧問税理士や監査法人がいたとしても日々の会計業務フローにまでは対応しきれないのではないでしょうか。また、「経理のわかる人」「経理業務のできる人」を新たに採用するということも、現在は結構ハードルが高い状況です。そこでもう一つの手段として「経理業務のアウトソース」があります。例えば、弊社の実績では、支払に関する業務フローの中にCASTER BIZ accountingが入り、承認作業を行っている、というようなお客様もいらっしゃいます。このように外部の目を入れることで、従業員からは「経理が何とかしてくれる」「経理に押し込む」という甘えをなくすことができますし、安全面でも経理業務を最適化でき「ガバナンスが効いた体制への変化」を実現することができるのです。
私たちCASTER BIZ accountingでは、経理のオンライン化を見据えたヒアリングをもとに新しい業務運用構築のお手伝いしております。
