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いまさら聞けない!クラウド型経理を始める三種の神器

そもそもクラウドって何

最近、あちこちで普通に耳にするようになった「クラウド」。なんとなくわかっている気がする?でも説明してと言われると困るかも、、、ということはありませんか?
この記事では、クラウド型経理を始める前にあらかじめ知っておくといい「三種の神器」についてお伝えします。

まずは、冒頭の「クラウド」から。クラウドとは、web上にある「場所・空間・スペース」のことで、この場所に置いてある道具を「クラウドツール」と言います。つまり、手元にソフトウェアや機械といった現物を持たなくても、インターネットさえ繋がっていれば、必要な道具で必要な作業ができる状態のことです。

クラウド上でできること

クラウドはweb上にある場所、空間、スペースですから、物理的な縛りを感じることなく利用できるのが特徴で、クラウド上でできることは非常にたくさんあります。

1つは、「コミュニケーション」

クラウド上でなくてももちろんコミュニケーションはできるのですが、クラウド上では、より広い範囲の方々と、より多くの材料でコミュニケーションができます。クラウド上であれば、webが利用できる世界中の人と交流ができます。そして、文字でのコミュニケーションはもちろん、マークや記号を使って、画像で、映像で、もちろん音声でのコミュニケーションも可能です。同時に何人もの人とやり取りができるのもクラウド上ならではです。

次に、「資料管理」

コミュニケーションと同じように、資料もまた、クラウド上で保管することで実際のキャビネットやデスクで保管するより多くのものが保管できます。そして、紙などの物理的な資料に比べ、保管する資料がデジタルになるので、より多くの情報を含むことができるのが特徴です。
例えば、最近では多くの人がスマホで写真を撮り、クラウド上に保管していますが、写真には撮影日や撮影地等の情報が付加されている場合もあり、その情報で検索することもできます。経理業務の効率化をするときに、資料をデジタルで保管することで、多くの目印(情報)を付加することができ、今までより資料が探しやすく、管理しやすくなるということです。

そして、さらにクラウド上では、「経理、営業、人事、労務、法務等の専門業務」を行うことも可能になっています。
今まで、経理担当者のパソコンに経理ソフトをインストールしたり、経理システムをサーバーにインストールし、各パソコンにはGUI(グラフィカル・ユーザ・インターフェース)をインストールしたりして処理を行っていました。パソコンが壊れたり、急に出社ができなくなって、経理処理がストップしてしまうようなことはありませんでしたか?これでは経理業務の最適化にはほど遠い状況です。それが、最近ではクラウド上の経理ソフトを利用すれば、インターネットに接続さえできれば、どこからでも、どのパソコンでもソフトを利用できるようになりました。営業管理や、給与計算、労務管理や契約管理も続々とクラウド上でソフトを利用できるサービス(SaaS:Software as a Service)が誕生しています。

また、最近では「お金の管理」のクラウド化も進んでいます。
クレジットカードの利用が増え、電子マネーを使えるお店が増えることで、私たちは、お財布の中の現金や通帳の残高を確認する代わりに、スマートフォンやパソコンで今月の出費を確認することも増えたのではないでしょうか。個人の生活だけでなく、企業側のお金も同じように徐々にクラウド化され、経理担当は銀行に行って振込をする代わりにネットバンキングで振込をすることが一般的になってきています。

何から導入したらいいの?

ここまでで、クラウド上でできることがたくさんあることはご理解いただけたと思います。それでは、クラウド型経理を始めるにあたって、実際には何から始めたらいいのでしょうか?ここでは、クラウド経理をはじめるための三種の神器をお伝えします。

1.コミュニケーションツール導入

「ITに強い人が居ないから、うちはなかなか業務を効率化できない…」
CASTER BIZ accountingを検討される企業の担当者様からよくお聞きする言葉がこれです。まずお勧めするのが、「コミュニケーションツールの導入」です。具体的には、Chatworkや、Slack等のチャット形式でコミュニケーションができるツールです。電子メールでのやり取りをクラウドのコミュニケーションツールに置き換えていく、いきなり全ては無理でも、部署内、会社内のやり取りだけでもクラウド上のコミュニケーションツールを使ってみるのがおススメです。
なぜなら、ITに弱いと感じておられる方も、スマートフォンでLINEやSMSなどチャット形式でのコミュニケーションなら体験したことがある方が多いのではないでしょうか。Chatwork等のコミュニケーションツールは、実際に使ってみると、思ったより簡単で、やり取りのスピードが早まったり、笑顔のマークや引用が簡単にできたりするので、リズミカルにコミュニケーションができるようになって、便利!と感じられる方が多いのです。

2.クラウドストレージ

そして、次に「クラウドストレージ」です。クラウドストレージとは、クラウド上のデータ保管場所、先に述べた資料管理がクラウド上でできる場所のことで、Google DriveやDropbox等、様々なクラウドストレージサービスがあります。
クラウドストレージには様々な機能がついていることが多いので、単純な資料保管にとどまらず、次のようなことが実現できます。便利で有用なクラウドストレージは早めに導入することをおススメいたします。

ただし、クラウドストレージは便利で使い勝手のいいものが多いですが、クラウド上という性質上、情報漏洩のリスクはゼロではありません。
クラウドストレージを導入する際には、(機密情報を含めた)情報管理ルールの新設や改編は忘れずに実施してください。

3.専門ツール

そして、いよいよクラウド型経理を始めるのに欠かせない専門ツールの導入です。SaaS(Software as a Service)で利用できる専門ソフトやサービスには様々なものがあります。

ほかにも本当にいろいろなサービスがあります。
これら、クラウド上で使える専門ツールのメリットは先に記載した通りですが、もう1つ大きなメリットがあります。それは、様々なツールを組み合わせて使うことができるということです。各ツールの導入(利用開始)が今までより簡単になりましたし、莫大な導入費用がかかるということもほとんど無くなりました。企業としては、サービスを選んで組み合わせて利用することで、自社にあった業務運用をクラウド上で実現することが可能になったのです。
例えば、会計=Aサービス、給与計算=Bサービス、営業管理=Cツールにし、その間をAPI(Application Programming Interface)を使用して連携させる、というようなことも比較的簡単にできるのが、クラウド上の専門ツールの良いところです。

 私たちCASTER BIZ accountingでは、クラウド型経理の実現を目指すお客様のために、お客様のビジョンや現状の業務をヒアリングさせていただき、その結果を元に、業務の効率化、そして業務の最適化を実現するための新しい業務運用の構築をお手伝いいたします。