会計システムとは？具体的な機能や導入するメリットも解説
会計システムとは、煩雑な会計業務を自動化し、人的ミスの低減をサポートするシステムです。
会計業務は、企業のお金を管理する業務だからこそ、神経を使う場面も多々あるでしょう。
そんなとき会計システムを利用すれば、負担軽減、効率性や正確性の向上も期待できます。
本記事では、会計システムの具体的な機能や、導入するメリットを解説します。
「会計業務を効率化させたい」とお考えの企業様は、ぜひ参考にしてみてください。
会計システムとは
これまで個別に進めていた会計業務を、一つひとつ連動させることで、効率化を実現させたシステムを、会計システムといいます。
日々の経費の仕訳や、月次の売上や仕入の仕訳、記帳、月次決算、給与計算、さらに年次での予算管理や決算書作成、納税など、多岐にわたる会計業務の一元化が可能です。
この会計システムを活用すれば、手作業による入力ミスや計算ミスといったリスクの発生を抑え、かつ会計業務の負担軽減も期待できます。
また、会計システムと混同されがちな“経理システム”というものもありますが、こちらは支払いや入金の管理といった、経理業務のサポートに特化したシステムです。
この記事では企業の会計業務全般の効率化を図る、会計システムについて詳しく解説します。
会計システムの種類と機能
ひと口に会計システムといっても、実は役割によって3種類に分けられます。
どの業務で使いたいのかによって、適したシステムが異なりますので、まずはそれぞれの特徴を把握しましょう。
【会計システムの種類】
- 財務会計システム
- 管理会計システム
- 債務・支払管理システム
それでは、一つずつ解説しますので、ご確認ください。
財務会計システム
税理士や金融機関などの外部機関に、企業の会計情報を提出するためにデータを管理する”財務会計業務“に活用するのが、財務会計システムです。
財務会計システムでは、伝票入力をはじめ帳簿や決算書の作成、さらにそれらを書面化して提出できるまでの処理も行うことができます。
特に、決算書の作成では日々の帳簿管理が欠かせないため、会計業務において使用頻度の高いシステムといえます。
【財務会計システムの主な機能】
財務会計システムには、会計業務に欠かせない、日々のデータ入力や帳簿管理などの効率化を図れる機能が備わっています。
以下に記載している機能を活用できれば、業務時間の大幅な短縮と、手作業による人的ミスの低減につながるでしょう。
財務会計システムの機能
| 主な機能 | 概要 |
| 伝票入力 | 入金伝票や出金伝票、振替伝票などを入力する機能。
事前に顧客登録をして、入出金のデータを仕訳できる機能もある。 |
| 仕訳入力 | 現金や預金、従業員への給与、売り上げなどの数字を入力すると、必要な形態に自動で変換され入力を完了してくれる機能。 |
| 自動仕訳 | AIが、これまでの仕訳データを予測して、自動仕訳を提案する機能。
長期間使用することでデータが蓄積され、効率が上がる。 |
| データ連携 | 銀行やクレジットカードの入出金データと、会計システムを連携する機能。
入力ミスや負担を軽減できる。 |
| 帳簿作成 | 総勘定元帳や現金出納帳を作成する機能。
多くの財務会計システムでは、伝票入力によって自動で勘定科目と金額が反映されるようになっている。 |
| 決算書作成 | 伝票入力機能で蓄積したデータをもとに、貸借対照表や損益計算書といった決算書を作成する機能。
税務申告や資金調達時に必要な書類を簡単に作成できる。 |
| 帳票の出力 | 作成した決算書や帳票を出力する機能。
印刷はもちろんのこと、一部の財務会計システムでは、PDFやcsvデータでの出力も可能。 |
自動仕訳とデータ連携は、一部の会計システムに備わっている機能なため、導入をご検討の際は事前にご確認ください。
管理会計システム
企業の経営陣が、自社の経営状況を一目で適切に、把握できるようにするためのシステムを“管理会計システム”といいます。
管理会計システムを利用すれば、企業間の取引による損益管理や将来の経営状況の予測が行えるほか、経営分析に必要な会計データを、必要な形式でアウトプットできます。
そのため、今後の資金繰りの検討や決定といった場面で、迅速に適切な判断をするのに役立つでしょう。
【管理会計システムの主な機能】
予実管理や経営分析にくわえて、将来の経営状況のシミュレーションまで行える管理会計システムは、自社の現状を把握したり改善したりする際に、重宝するでしょう。
それぞれの機能の詳細を、下記の表でご確認ください。
管理会計システムの機能
| 主な機能 | 概要 |
| 予実管理 | 予算と実際に発生した費用を管理する機能。
部門や事業ごとに振り分けた予算に対して、実際にどのくらいの費用が発生したのか、比較や分析をするために活用する。 |
| 経営分析 | 貸借対照表や損益計算書などのデータから、財政状態や経営状況を分析する機能。
部門ごとの分析や、データの可視化など、提供されているシステムによってさまざまな機能がある。 |
| 経費管理 | 従業員が使った経費を、把握・調整する機能。 |
| シミュレーション | 蓄積した自社の会計情報をもとに、将来の経営状況を予測する機能。
自社の経営における改善点を把握できるため、現状を分析する際に 役立つ。 |
「資金調達の検討や決定の足掛かりにしたい」「今の経営状況を把握しておきたい」とお考えであれば、管理会計システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
債務・支払管理システム
“債務・支払管理システム”とは、買掛金や手形などの債務を、遅延なく支払えるよう管理するシステムです。
財務会計システムでも、仕訳入力の機能を用いて債務の記録を確認できますが、取引先ごとの支払期限といった詳細な情報まではみることができません。
そこで、取引先が多い企業ほど管理が煩雑になりがちな債務の動きを、正確に把握するために有用なのが、債務・支払管理システムです。
このシステムを利用して、債務の把握と確実な支払いを実現できれば、支払いの遅延によるトラブルも未然に防ぐことができます。
【債務・支払管理システムの主な機能】
債務・支払管理システムは、債務に関する情報を細部にわたって把握、そして管理できる機能を有しています。
「売り上げの管理はしているものの、債務の詳細までは把握できていない」といった課題のある企業様は、以下の表を導入の検討にお役立てください。
債務・支払管理システムの機能
| 主な機能 | 概要 |
| 一元管理 | 支払先ごとに、金額や期日を一覧で管理する機能。 |
| データ作成 | ファームバンキングデータのファイルを出力できる機能。
支払い元の金融機関へ送ることで複数の振込先への振込依頼を行える。 |
| 支払消込 | 支払い済みの債務データを消す機能。
手動での消去だけでなく、支払予定情報をもとに自動で消去してくれる機能もある。 |
| 支払分析 | 債務残高や支払いデータをもとに、支払いに関わる情報を分析できる機能。
部門ごとの支払い情報や、支払いに対する債務の状況など、細かな分析が可能。 |
債務・支払管理システムを利用すれば、銀行振込の指示内容が記載されたデータの作成や、支払いに関わる情報の分析といった業務の効率化が実現します。
インストール型とクラウド型の違い
「会計システムの種類や機能はわかったけれど、どうやって始めればいいの？」という方のために、ここでは会計システムを導入する方法を紹介します。
会計システムは、以下のいずれかの方法で取り入れられます。
【会計システムの導入方法】
- インストール型
- クラウド型
それぞれの、特徴や注意点もあわせてご確認ください。
インストール型
インストール型は、パッケージを購入して、使用するパソコンにシステムをインストールするタイプです。
“パッケージ版”あるいは、“デスクトップ型”とよばれることもあります。
インターネットに接続せずとも利用できるので、通信環境に左右されず、安定した処理スピードで会計業務に対応できるのが特徴です。
また、買い切り型なので一度購入してしまえば、継続的な利用料金を支払わずに使いつづけられます。
ただし、法改正によってアップデートが必要になったときは、追加料金が発生する可能性がありますので、その点は念頭に置いておきましょう。
なお、インストール型は、インターネット経由ではないため、後述のクラウド型のように、複数人で1つのシステムにログインして使用することはできません。
ですが裏を返せば、情報漏洩のリスクが少ないというメリットになりますので、セキュリティ面を重視する場合は、インストール型の利用をおすすめします。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを介してブラウザ上のシステムや専用アプリにアクセスするタイプです。
インターネット環境さえあれば、場所や端末を選ばずに会計システムを利用できるのが特徴です。
クラウド型の会計システムに入力したデータは、自動でクラウド（インターネット上）に保管されます。
そのため、バックアップを作成する必要がなく、システムにアクセスするだけで、いつでも閲覧や編集ができ、かつ迅速な情報共有が叶います。
ただし、インターネット環境がないと利用できない点と、月額利用料金といった固定費が発生する点は気をつけたいところです。
また、インストール型と比べて情報漏洩のリスクが高まるのは否めませんが、そのぶんシステムの運営会社によるセキュリティ体制が整っています。
会計システムを導入するメリット
ここで改めて、会計システムを利用するメリットを押さえておきましょう。
代表的なメリットとしては、以下の4つが挙げられます。
【会計システムの活用によって得られるメリット】
- 会計業務を効率化できる
- 会計業務のミスを軽減できる
- 法改正などに対応した会計処理が行える
- 複数拠点でデータ共有できる
それでは、それぞれ詳しく解説します。
メリット①会計業務を効率化できる
会計システムを導入すれば、仕訳作業をはじめ、帳票出力や決算書の作成など、多くの会計業務を効率的に進められます。
特に、自動仕訳やデータ連携機能が備わっている会計システムであれば、これまで業務にかかっていた負担を大幅に軽減できるでしょう。
インストール型とクラウド型ともに、手作業でデータを入力しなければならない部分はあります。
ですが、Excelやスプレッドシートを用いた管理と比べると、段違いの処理スピードを実感できるはずです。
また、効率化と処理速度の向上を実現できれば、人件費の削減が可能になり、利益率アップにもつながります。
メリット②会計業務のミスを軽減できる
会計システムでは、基本的に1回の伝票入力で、関連する帳票へデータが自動的に反映されるようになっているため、二重計上や計算間違いなどの人的ミスを防げます。
会計業務で人的ミスが発生すると、原因解明のための時間を取られてしまうほか、取引先への確認作業も増え、最悪の場合、会社の信用問題にまで発展してしまうかもしれません。
会計システムを用いてさまざまな会計業務を自動化し、ミスが起こりうる作業を減らすことで、これらの負担や不安が軽減できます。
メリット③法改正などに対応した会計処理が行える
アップデートをするだけで、新しい制度に対応した会計業務が行えるようになる点も、会計システムを利用するメリットの一つです。
日本の税制度は、昨今の消費税率の引き上げのように、頻繁に変更が行われています。
このような、制度変更の対応に特に優れているのがクラウド型で、システムの運営会社が改良したサービスへのアップデートを行えば、自動的に新たな制度に適応されるのです。
インストール型も、新制度へスピーディーに順応できますが、アップデートするにあたって、追加料金が発生することがあります。
こちらはサポートサービスに入っていれば、無料で受けられる場合もあるため、導入前に確認しておくとよいでしょう。
メリット④複数拠点でデータ共有できる
クラウド型の会計システムなら、複数の拠点でデータを共有できるため、日々の業務の効率化にくわえ、経営戦略の立案といった場面でも、迅速な意志決定ができるようになります。
経営陣が的確な経営判断を下すには、会計情報をスムーズに確認できる仕組みの構築が必要です。
特に複数の拠点をもつ企業の場合、手作業で会計業務を行っていると、帳簿の確認だけでもやり取りに時間を費やしてしまいます。
ですが、このシステムを利用すれば、離れた場所にいても複数人が同時進行でデータを見ることができるので、より円滑な情報共有が実現するのです。
会計システムを導入するデメリット
会計業務にかかる負担を軽減してくれる会計システムですが、わずかながらデメリットも存在します。
【会計システムを活用するデメリット】
- 初期費用や定期費用がかかる
- 操作に慣れるまでは効率化が図れない
デメリットもきちんと把握し、導入の検討にお役立てください。
デメリット①初期費用や定期費用がかかる
会計システムを取り入れるデメリットの一つは、導入する際にコストが発生する点です。
インストール型の場合、数万～数十万円の初期費用がかかり、くわえて、法改正や制度の変更があれば、アップデートの追加費用も発生する可能性があります。
クラウド型は、初期費用はインストール型よりも抑えられますが、毎月数千円の利用料金が、固定費として発生します。
会計システムの導入によって、将来的に抑えられる可能性がある人件費と差し引きしたうえで、自社に適した会計システムを選ぶとよいでしょう。
デメリット②操作に慣れるまでは効率化が図れない
会計システムを使いこなせるようになるまでは、どうしても時間を要します。
そのため、導入してすぐには、これまでより業務が効率的にこなせているという実感が湧きにくいでしょう。
少しでも早く操作に慣れるためには、社内で勉強会を実施したり、システムの運営会社から直接操作方法を教わったりしてみてください。
導入から活用までは、ある程度期間が発生することを念頭に置きつつ、取り入れる時期をよく検討することをおすすめします。
会計システムの選び方
メリットやデメリットを理解したうえで、「会計システムを本格的に導入したい」とお考えになった方もいらっしゃるでしょう。
さまざまな機能を有する会計システムですが、自社に適していないものを選んでしまうと、「期待していた効果を得られなかった」という結果になりかねません。
そのような事態にならないように、導入する会計システムを選ぶ際には、以下のポイントを押さえておくことが大切です。
【会計システムを選ぶ際に気をつけたいポイント】
- 仕訳入力のしやすい会計システムであるか
- 企業の規模にあった会計システムであるか
- 法改正に対応しやすい会計システムであるか
ここから、一つずつ詳細に解説します。
ポイント①仕訳入力のしやすいシステムであるか
仕訳入力機能は、会計業務において使用頻度が高く、ほとんどの会計システムが有している基本的な機能です。
そのため、会計システムを選ぶ際は、この仕訳入力機能の使いやすさに着目してみるとよいでしょう。
たとえば、取引の種類を選択すると自動的に仕訳される機能や、勘定科目がわからない仕訳を調査できる機能などがあれば、非常に便利です。
また、実際にシステムを使用する担当者が、スムーズに操作できそうかどうかも大切なポイントです。
ポイント②自社の規模に合った会計システムであるか
会計システムとひと口にいっても、その金額や種類はさまざまなため、導入する際は自社が必要とする機能に過不足がないか、チェックしておきましょう。
たとえば、大企業向けの会計システムを小規模法人が選んでしまうと、使わない機能まで備わっていて、無駄なコストがかかってしまうかもしれません。
反対に、小規模法人向けのシステムを大企業が選ぶと、必要な機能が不足しており、かえって業務効率が落ちるおそれがあります。
そのため導入前には、各会計システムの公式サイトで、企業規模に応じたおすすめのシステムは何か？ を確認しておくことが非常に重要です。
もし記載がない場合は、前もって会計システムの運営会社に、問い合わせることをおすすめします。
ポイント③法改正に対応しやすい会計システムであるか
定期的に行われる法改正に迅速に対応できるのかどうかも、会計システム選びには欠かせないポイントです。
会計業務を行う際は、財政法や会計法を遵守しなければなりません。
制度の変更や法改正が行われた場合、自動アップデートに対応しているのか？ またその際に費用が発生するのか？ など、忘れずに調べておきましょう。
おすすめの会計システム
選ぶ際のポイントはチェックしたものの、「会計システムを提供している会社がたくさんあって、どこを選んだらよいのかわからない」という方がいらっしゃるかもしれません。
そこで、以下では、おすすめの会計システムをご紹介いたします。
前述のポイントを押さえながら自社に合ったものがあるのか、ご確認ください。
なお、CASTER BIZ accountingでは、クラウド型の会計システムの導入サポートを行っており、以下で紹介する2つの会計システムのどちらにも対応しています。
マネーフォワード クラウド会計
【マネーフォワード クラウド会計の特徴】
- 低価格ですぐに導入できる
- 最新機能の自動アップデートに対応している
- 他社サービスとも連携できる
マネーフォワード クラウド会計は、ソフトのインストールが必要ないクラウド型を採用しており、さらに初期費用0円で使い始めることができます。
また、消費税増税や法改正には自動アップデートで対応しているほか、他社のクラウドサービスや銀行金融システムとの連携も可能です。
マネーフォワード クラウド会計の基本情報
| 料金（月額） |
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| 契約期間 | 1ヶ月～ |
| 基本機能
（ビジネスプランの場合） |
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| 導入事例 |
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freee会計
【freee会計の特徴】
- 1回の入力で請求書発行や仕訳作成が完結できる
- 直観的で使いやすいUIが経理作業をサポートしてくれる
- 最新の法改正に常に対応している
freee会計を使えば、1回の入力で、請求書発行や仕訳作成も同時に完了でき、圧倒的な速さを実感できます。
さらに、業務で困ったときにはfreeeの認定アドバイザーがすぐにサポートしてくれる体制が整っているため、経理業務をより楽に、安心して行えるでしょう。
freee会計の基本情報
| 料金（月額） |
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| 契約期間 | 要問い合わせ |
| 基本機能
（スタンダートプランの場合） |
※機能に一部制限あり |
| 導入事例 |
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おすすめの経費精算システム
会計システムとあわせて、おすすめの経費精算システムも紹介します。
自社にぴったりのシステムが見つかるよう、今後の検討材料としてお役立てください。
バクラク経費精算
【バクラク経費精算の特徴】
- AIによる領収書の自動入力機能が備わっている
- 領収書の重複を検知してくれる
- 領収書原本の回収、ファイリングが不要になる
最大100枚の領収書を、同時にデータ化できる高精度AIを採用している点は、バクラク経費精算の大きな特徴といえます。
また、軽減税率やインボイス制度の登録番号を判定し、申請ミスを防げるほか、電子帳簿保存法対応の認定タイムスタンプを付与する機能により、ペーパーレス化を実現できます。
バクラク経費精算の基本情報
| 料金 | 30,000円～ |
| 契約期間 | 1年～ |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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楽楽精算
【楽楽精算の特徴】
- 法改正に対応しつづける
- 手厚いサポート体制がある
- 設定の自由度が高い
楽楽精算では、システム提供開始から10年以上という実績に基づいた、かゆいところに手が届く機能が豊富にそろっています。
お客様に真摯に向き合う、手厚いサポート体制も楽楽精算の強みといえるでしょう。
また、システムのレイアウトは、企業ごとの申請項目や承認フローなどに応じて、自由にカスタマイズが可能です。
楽楽精算の基本情報
| 料金 |
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| 契約期間 | 1年 |
| 基本機能 |
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| 導入事例 |
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会計システムとは会計業務の効率化を図れるシステム！人的ミスの低減にも
今回は、会計システムの種類や機能、また導入するメリットなどを解説しました。
会計システムとは、個別に進めていた会計業務を一つひとつ連動させ、効率化できるシステムです。
手作業による人的ミスの発生を抑え、かつ、面倒だった法改正への対応も迅速に行えます。
なお、会計システムを選ぶ際には、企業規模に合ったものを選ぶことが何よりも大切です。
オンライン経理のCASTER BIZ accountingでは、会計システムの選定や周辺システムの提案、導入支援を行っております。
「導入しようとしている会計システムが、本当に自社に合っているのか」とお悩みの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
