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経理領域のペーパーレス化を実現するために知っておきたい3つのこと

「オンライン経理労務がスタンダートな世の中に」をミッションに掲げるCASTER BIZ accountingがこれまで130社以上の「経理のオンライン化」を実現してきた中で見えてきた経理業務や人事労務業務のような専門スキルが必要な部門こそオンライン化するメリットが大きい!といことを様々な視点から伝えていきたいと思います。

ペーパーレスとは

コロナによる在宅勤務のニーズが高まったことから、より一層バックオフィス業務のオンライン化が求められるようになりました。
業務をオンライン化するにあたり、文書のペーパーレスは不可避といえます。
ではこのペーパーレスっていったい何でしょうか?
直訳すると「紙の削減」「紙をなくす」ということなりますが、弊社のサービスを検討されるユーザーさんからは
「本当に「紙をなくす」ことってできるの?」
「そもそも「紙」がなくなっても業務はきちんと回るの?」
という不安の声をよく聞きます。
紙文化からの脱却を考えたとき、誰もがこの不安にぶつかるのではないでしょうか。

この記事では、ペーパーレスを検討している方が、ペーパーレスを実現できるための3つのヒントをお伝えします。

なぜペーパーレスが進まないの?

企業で運用されている文書には、ペーパーレス化しやすいものと、しにくいものがあります。
ペーパレス化しやすいものの最たるものは、断然「社内資料」です。
稟議書や出張旅費精算書といった社内でルールを決めて運用している文書は、ペーパーレス化しやすいです。
一方で、社外資料は相手があるものなので、いくつかハードルがあります。
とはいえ、しっかりと計画を立て、課題をひとつひとつ丁寧にクリアにすればペーパーレス化は必ず実現できます。

ペーパーレスが進まない企業の多くは、この計画や課題に対してひとつひとつ丁寧にクリアするための人的リソースが足りないために、本来ペーパーレス化しやすい社内資料でさえもなかなか実現できずにいるのが現状です。

1.紙運用のまま業務を続けると減るもの

「その紙本当に必要ですか?」
CASTER BIZ accountingを検討される企業様には、契約の前後で必ず「業務の棚卸」を行います。
この棚卸を行うときに、必ず出てくる素朴な疑問がこれです。
その企業ごとに文化があり、昔からずっと引き継いでいるものが少なからずあります。
どう見ても別ルートから数字が取れているのに、これまでの慣例から残しているもの。

このように、昔からの慣例や文化として残っているものを把握し、できるだけ早くペーパーレスへ変えていけるような提案を積極的に行っています。

なぜ積極的に提案するかというと、紙運用の継続がクライアント企業で2つの大きなリスクを生み出しているからです。

リスク①「人材の流出」

ハンコや紙の運用は、従業員の通勤を余儀なくしています。
世の中のペーパーレス推進により、リモート勤務や柔軟性に富んだ働き方が増えると、働く側にとって企業ブランドや給与、そこで築いたキャリアへの優先度は下がる一方で「働き方の柔軟性」への優位制が上がります。
その結果、経験やスキルを必要とする基幹部署で、必要な人材の確保や流出への歯止めに苦戦を強いられることになります。

弊社採用担当が見た「今なぜリモートワークを選ぶのか」についてはこちら

リスク②「属人化」

ペーパーレス化が進むと、業務フローやルールがおのずと見える化され、経理スタッフの育成がしやすくなりますが、ペーパーレスが進まず、対面で業務を共有する環境では、その組織オリジナルの文化ができてしまいます。
 組織オリジナルの文化では柔軟性に富んだ対応や、自分たちにあった業務フローやルールを構築できる反面「その人でないと対応できない」環境を作り、柔軟性と引き換えに非効率な業務がそのまま残り、その結果「属人化」された組織となります。

この2つのリスクを抱えたまま、紙の運用を続けると若い世代の人材が減っていくことが予想されます。

2.ペーパーレスの実現で得られるもの

ここまででお伝えした内容からすでにお分かりだと思いますが、ペーパーレスの実現で得られるものは、大きく3つ
①人材の確保と育成の早期化
②業務効率の改善
③意思決定のスピードアップ
です。

働き方の自由度が上がり、業務の見える化が進むことで、育成にかかる時間も短縮できます。
また、ペーパーレスにより業務改善が行われ、必要業務だけが残ることで業務の効率化が見込めます。
そうすることで、経理の担当者が本来のスキルや経験を生かした意思決定に時間を注ぐことができるようになります。

さらにクラウド会計ソフト導入することで、同じ数字を転記するといった「人」が介入しなくても正確な数字が横断的に展開することが可能になり、ミス・漏れ防止の時間を削減することも可能になります。

3.ペーパーレスを実現するための最初の一歩

 
形のあるものすべて「設計図」が基本となっているように、ペーパーレス化された業務運用を作るにも、まずはどんな業務を「誰が」「どのように」やっているのか?といった設計図である「業務の棚卸し」が最初の第一歩になります。

この「業務の棚卸」では、「これまで当たり前のようにやてきたから、何を整理したらよいかわからない」といった声をよく聞きます。

私たちCASTER BIZ accountingでは、経理のオンライン化を見据えたヒアリングをもとに新しい業務運用構築のお手伝いしております。