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失敗しない経理のDX！本当に必要なものはコレだった

今DXを急ぐべき理由

コロナによる影響で否応なく在宅勤務を始めることになった方も多い昨今、それでもオフィスに行かなければならないこともあり、在宅勤務の限界が見えてきました。実際にオフィスに行かなければいけない理由としては、現金の出納、捺印、郵便物や宅急便の受け取りや発送等が多いでしょうか。これら「在宅勤務の壁」となるのは、大きな業務ではないものの、既存の業務フローの中でなかなか外せない業務なのかもしれません。

ただ、これらの「在宅勤務の壁」業務も、業務のDXを実現できれば壊せるものがかなり多いです。では、具体的に「業務のDX」とは何なのでしょうか？
「DX」の定義は様々なところで語られていますが、大まかに言うと、デジタルトランスフォーメーション、つまり、データやデジタル技術を活用して製品やサービス、そして業務やプロセスを変革し、競争上の優位性を確立すること。単なるIT化で業務を効率化すること、とは少し趣が違うことに注意が必要です。
つまり、「業務のDX」とは、業務で使っているツールやフロー、プロセスを見直して、広い範囲に変革を起こし、部署の、事業部の、そして会社の業務の最適化を実現し、優位性を確立していくことなのではないでしょうか。

「業務のDX」が必要なのは周知の事実だと思いますが、今はそれをできるだけ急ぐ必要がでてきています。なぜなら、今はどの企業も、どのSaaSベンダーもこぞってDXの導入について取り上げ、比較検討に必要な情報が豊富にあります。でも、これも次第に次のステップ「SaaSシステムを使いこなせる人材確保」へと移り、人材の取り合いに発展する可能性があるのです。特に、経理や人事等の専門業務では、そもそもの専門知識×SaaSシステムを使いこなせる人材、が必要ということになり、これからはいかに早く業務のDXを開始し、推し進め、必要な人材を確保するかということが先決になってくるでしょう。

DXで注意すべき点

では、実際に業務のDXを進める上でのポイントをいくつかあげてみます。

「できるだけワンストップになる仕組みを作る」
まずは、できるだけワンストップで業務を行える仕組みを前提に考えて行きましょう。経理システムと人事労務システム、営業ツール、それぞれ管理する部署や担当が違うことで各業務、各部署に必要な仕組みをそれぞれに導入している会社も多いのではないでしょうか。ただ、DXを推進するにあたり、この部分は見直しておく必要があります。それぞれのシステムやクラウドツール等がバラバラに乱立していると、結局その分、管理が煩雑になるとともに、蓋をあけてみると、経理システムと給与システム、それぞれに社員マスタを登録しているというような「重複している作業がある」ことや、営業ツールで登録された情報をダウンロードして、会計仕訳を作成し、会計ソフトに入力しているというような「情報を連携するための作業がある」ということが所々に発生しているのがわかります。

ですので、「この機会に、業務の棚卸をし効率の良いフローに見直す」つまり、経理、人事、営業、その他の部署も含め、各業務の棚卸、そして既にシステムが入っているものは、その機能の棚卸を実施してみてください。
棚卸をする際、考えるポイントは、

  • ・オフィスに行かないとできない作業はないか？
  • ・システム、ツールにおいて重複作業や連携のための作業がどこにあるのか？
  • ・不要な作業はないか？
  • ・ワンストップになると業務の効率が格段に上がる箇所はないか？

などです。
そして、業務を最適化できるフロー図を机上で一度書き出してみるのもいいと思います。

DXで本当に必要なのはツールではない

私たちCASTER BIZ accountingでは、CASTER BIZ accountingを検討される企業様に、契約の前後で必ず「業務の棚卸」を行います。お客様の中には、〇〇（新しいシステムやツール、クラウド会計ソフト等）がいいと聞いたので〇〇を導入するところからお願いしたい、というように、先にシステムやツールを決められている場合もあります。ただ、その場合もまずは「業務の棚卸」を実施させていただいた上で、導入する仕組みを考えた方がいいですよ、とアドバイスをさせていただきます。

DXすることで変わる業務が何なのか、どんなリスクがあるのかを整理する必要があるからです。なぜなら、システムやツールを導入したとしても、運用するのは「人」です。ですので、実際の業務フローをしっかりと整理し、描きなおすことで、業務に最適なツールを選ぶことができますし、実際運用する「人」も、その作業を経て初めて「新しい運用」がイメージできるようになるのです。

システムやツールはあくまでも道具に過ぎません。新しいシステムやツールを入れるだけでは「道具の変化」に対するストレスが生まれるだけです。業務ルールや業務フローの棚卸、見直しを実施し、業務全体をスリム化し、業務の最適化の絵を描いた上で、それに合ったシステムやツールを導入する。そうすれば、業務の効率が圧倒的に高まり、その恩恵を直接社員が感じることができるようになり、ひいては会社全体の競争上の優位性を確立することにつながるのではないでしょうか。

私たちCASTER BIZ accountingでは、経理のオンライン化を見据えたヒアリングをもとに新しい業務運用構築のお手伝いしております。