クラウドツール導入を先延ばしにするべきでない、経理担当者の本音
キャスターに業務を委託いただくきっかけとして「経理担当者の退職」があります。
どうして退職されるのかを伺ってみた際、最も多い理由、それは「キャパオーバー」です。
なぜキャパオーバーになってしまうのか？
今回は、企業の規模別にみる業務改善点からその理由をまとめてみました。
経理課題の解決は経理担当者の業務内容を把握することから
経理担当者が会社を辞めたくなる理由として特に多い「キャパオーバー」
これは受け持っている業務のボリューム、内容の理解、精神的な負担などさまざまな問題が蓄積されて起きることです。
与えられた業務に、自分の持っているスキルやリソースが追い付かないと、体力と精神力が疲弊していきます。
そうならないために、まず自社の経理担当者がどのくらいのボリュームでどのような作業を行っているかを把握し、業務全体を見直し「見える化」「効率化」をめざしましょう。
大企業編
企業の規模が大きいと経理業務を縦割り分担しているところも多いでしょう。
縦割りは、「担当の業務に集中できる」「月次の流れを把握しておけば、ある程度自分のペースで作業できる」のようなメリットもありますが、割り振られている業務のボリュームに対して不公平感を抱いてしまうという現状もあります。
また、縦割りには「自分の管掌外の業務を把握できていない」という大きなデメリットがあります。
それは、経理の問題点のひとつとしてよく挙げられる「属人化」です。
ここに大きな落とし穴があり、それぞれがそれぞれの担当のマニュアルを持って業務にあたっているため「自分の管掌外の部分でダブルチェック機能が働かない」という問題が起きます。ダブルチェック体制が疎かになるのは、企業にとっても避けたいことですし一次作業者にとっては精神的な負担です。
これらを解決するためには「業務を横断で管理できる」人材が必要になります。
そして管理する人そのものの属人化を防ぎ、チェック体制を整えるためにも業務横断のマニュアル化は必須です。
膨大な業務量を見直さなければなりませんから大変な作業になりますが、マニュアル化を行うことで、経理担当者の中から横断で管理できる人材を育成できるでしょう。
また、業務の見直しをきっかけとして「経費精算の承認だけ」「勤怠管理だけ」といった一部の作業にクラウドツールを導入してみるのもいいかもしれません。
例えば「経費精算」にクラウドツールを取り入れると、申請・チェック・承認などの工程を効率よく行うことができます。
経費の申請や承認をいつでもどこからでも確認できるので、経費精算業務がタイムリーに行えますし属人化のリスクもなくなります。
このように業務を「見える化」することで、経理担当者が感じる「ボリュームに対する不公平感」の緩和になります。
中小企業編
次に中小企業の問題点です。
人員不足により多岐にわたる業務を受け持つ場合が多く「1人当たりのボリュームが増える」そのため「効率の良さやスピードが求められる」といった問題があり、担当者ひとりの負担が多くなり、ミスが増えるなどの可能性がでてきます。
では、それを解消するためにはどうしたらいいか？
担当者がどんな業務をどれだけ持っているのか、それは適当なのか全体像を見ながら業務の設計を行ってみましょう。
その中で、他部署との連携で二重に行っている作業はありませんか？
例えば、経理以外の各部署で作ったデータを経理部で取り纏めるような、実は二度手間になっている作業です。
二度手間作業はミスのリスクも単純に2倍に増えてしまいます。
先ほども例にあげた「経費精算」ですが、クラウドツールを導入することで
経費を申請する人が情報をシステムに載せてしまえば、承認すべき人、精算する人が可視化できるので無駄がありません。
部署間で行き来していたプロセスも不要ですし、部署をまたいでの作業が可能になります。
クラウドツールで状況の可視化をすることで、個々の業務の組立もしやすくなるでしょう。「個々の効率化」は「会社全体の効率化」に繋がります。
零細企業・スタートアップ企業編
最後に零細企業・スタートアップの企業です。
スタートアップや零細企業の場合、業務内容・ボリュームと人材のバランスが取れない、人員が見つからないまま何カ月も過ぎてしまった、などの問題が考えられます。
そもそも経理担当者がおらず税理士に全て委ねている企業もあるでしょう。
しかし会社の現状の数字を把握できなければ、当然未来の数字の予測もできません。
最初のうちはそうでなくても、少しずつ頭の中にある数字と現実の数字の乖離が生じます。
そうなると資金繰りが上手くいかず自転車操業になりがちです。
お金の動きを把握し数字の予測ができるようになるのは、「計画的に資金を使える」ということです。
つまり自社で経理を回す力が必要だといえるでしょう。
それに伴い、ミスが絶対に許されない給与計算も回さなければなりません。
例えば、社長一人で経理・労務を担っている場合、負担があまりにも大きいといえます。
逆に、パートを雇っているけど経理・労務の知識はないためデータ入力やファイリングのみ担当してもらっている場合「税理士・社労士・パート」の負の三銃士で意外とコストがかかります。
そのような時はアウトソーシングを活用するといいでしょう。
日々の細かい作業のみの活用や、月次の固定業務、幅広い業務など色々なプランがありますので、現状かかっている人件費と労力のコストを比較しながら、自社で行う作業とアウトソーシングする作業を上手にカスタムしていくことがベストではないでしょうか。
これまで企業規模別に問題点を考えてきましたが、いずれも全体の業務最適化を図り、業務を設計していくことが大切です。
業務のデジタル化ができていても、上手く運用できていなければ意味がありません。
クラウドツールやアウトソーシングを取り入れて「見える化」「効率化」に繋げたいですよね。
そうすることで経理担当者のキャパオーバーの解消にも繋がるかもしれません。
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