会計システムと経理システムの違いは？それぞれの機能を解説
会計や経理は、お金や数字と向き合いつづける、ミスが許されない業務です。
そのため、人的ミスが起きないように、企業が会計や経理の業務に専用のシステムを導入するケースは少なくありません。
本記事では、会計システムと経理システムの特徴を紹介したうえで、選び方や導入時の注意点をお伝えします。
日々の会計・経理業務を円滑にするために、両者の違いを理解したうえで導入したいとお考えの企業様は、ぜひ参考にしてください。
会計システムと経理システムの概要
会計システムと経理システムはともに、企業の会計・経理部門が業務効率を向上させるために用いるツールです。
会計や経理の業務では、日々多くの数字を扱います。
それらを手作業で処理していては、ヒューマンエラーが起こり、結果として工数が増えてしまう事態になりかねません。
その問題を解決するために、多くの企業が会計システムや経理システムを導入しているというわけです。
なお、セットで語られることの多い両者ですが、それぞれ細かなところで違いがあります。
その具体的な内容については、次の項で解説します。
会計システムと経理システムの違い
会計システムと経理システムは、どちらも企業の経済活動を支える重要なツールですが、両者は目的や機能において明確な違いがあります。
【会計システムと経理システムの違い】
- システムの目的
- 機能
ここでは、上記2つの違いについて詳しく解説します。
①システムの目的
会計システムと経理システムが実際に導入されるシチュエーションを想定すると、両者の目的が異なっていることに気づくでしょう。
会計システムの主な目的は、企業全体の財務状況を正確に把握し、健全な経営判断を下すための情報を提供することです。
具体的には、仕訳入力や決算書の作成、財務諸表の作成などによって、企業の経済活動を全体的に記録・管理します。
経理業務にとどまらず、経営戦略のための分析や意思決定をサポートするための機能が豊富にそろっているのが特徴です。
一方で経理システムは、日常的な経理業務の効率化を主な目的としています。
支払処理や入金管理、経費精算など、企業内のお金の動きをスムーズに処理するための機能が搭載されています。
日々の取引を管理することで、経理部門が直面している作業の負担を軽減し、業務効率を高めることに特化しているのです。
しかし、決算業務や財務分析といった会計業務には対応していないため、経理システム単独では企業全体の財務状況を把握するのは難しいというのが実情です。
②機能
会計システムと経理システムの目的は異なるため、それぞれに搭載されている機能にも違いがあります。
| 会計システムの機能 |
|
| 経理システムの機能 |
|
どちらのシステムにも企業のお金に関する機能が備わっていますが、会計システムが企業全体のお金を管理するのに対し、経理システムでは日々の取引を管理します。
ですから、自社がどの業務を効率化したいのかによって、導入すべきシステムは異なってくるでしょう。
全体の財務状況を把握し、戦略的な経営判断を行いたい場合には会計システム、日々の経理業務の効率化を図りたい場合には経理システムが適しています。
各システムの特性を理解し、自社のニーズに合ったツールを選定することが重要です。
それぞれに備わっている機能の詳細については、次の項で解説します。
会計システムの種類
企業の財務活動を支える会計システムは、効率的な企業活動に欠かせない存在です。
実は、ひと口に“会計システム”といっても、備わっている機能ごとに以下の種類に分けられます。
【会計システムの種類】
- 財務会計システム
- 管理会計システム
- 債務・支払管理システム
それぞれ詳しく見てみましょう。
財務会計システム
財務会計システムは、企業が日々の取引を適切に管理し、決算書などの財務諸表を作成するために必要な機能を有しています。
これにより、正確な会計データを基にした意思決定が可能になり、株主や取引先に対して信頼性の高い情報を届けられます。
財務会計システムの機能
- 伝票入力機能
- 決算機能
- 帳票出力機能
このあと紹介する管理会計システムや債務・支払管理システムと連携すれば、より効率的な財務管理を実現できるでしょう。
管理会計システム
管理会計システムは、企業の経営活動を支援し、事業のパフォーマンスを最適化するための分析ツールです。
財務会計のデータを活用して、部門別やプロジェクト別、製品別などさまざまな視点から業績を評価し、経営戦略の策定に役立てることができます。
管理会計システムの機能
- 予算管理機能
- 顧客のセグメント管理機能
- 経営分析機能
特に経営幹部や管理職にとっては、意思決定のために欠かせないシステムといえます。
動的な市場環境に対応するためのリアルタイムなデータ分析は、現代の経営において重要な役割を果たすはずです。
債務・支払管理システム
債務・支払管理システムは、取引先への支払業務を管理するためのシステムです。
買掛金や未払金、支払予定日などの債務情報を一元管理し、キャッシュフローの健全化をサポートします。
債務・支払管理システム
- 支払予定管理機能
- 振込データ作成機能
- 支払消込機能
財務会計システムや管理会計システムと連携することで、会計処理を自動化し、経理業務全般の生産性を向上させることが可能です。
経理システムの種類
会計システムとともに経理業務に欠かせないのが、経理システムです。
経理システムでは、経費の処理や入金の管理など、日々のお金の管理や記録を行います。
【経理システムの種類】
- 経費精算システム
- 請求書管理システム
- 債権管理システム
経理システムの種類についても、一つずつ見てみましょう。
経費精算システム
経費精算システムは、従業員が立て替えた経費や出張費用などを、迅速に処理するためのシステムです。
このシステムを活用することで、経費の申請から承認までのフローを自動化し、業務のスピードアップが図れます。
たとえば、領収書や請求書をスマートフォンでスキャンするだけでデータを取り込み、仕訳処理まで自動化することが可能です。
このような機能により、手作業による入力ミスがなくなり、経費の管理がより正確なものになります。
また、ペーパーレスが推進されると、経費精算にかかるコストが大幅に減少し、企業全体の業務効率が向上します。
請求書管理システム
請求書管理システムは、請求書の発行から受領、支払いまでの一連のプロセスを一元管理できるシステムです。
テンプレート機能を活用することで、請求書の作成が簡単に行えるだけでなく、取引先の情報や発行・受領日も、システム上で管理できます。
2023年に開始されたインボイス制度にも対応しており、適格請求書の発行も可能です。
さらに、受領した請求書をデータ化して保存することで、ファイリング作業の手間を省き、書類の保管スペースを削減できます。
債権管理システム
債権管理システムは、その名の通り、債権の管理を効率化するシステムです。
システムを銀行口座と連携することで、入金があった際に債権の消込処理が自動的に実行されるので、手動での処理が不要になります。
入金をリアルタイムで確認できるため、未回収の債権を迅速に把握し、早期に対応することが可能です。
これにより、債権の回収漏れや消込作業のミスを防ぎ、正確に債権を管理することが叶います。
会計システム・経理システムのタイプ
会計や経理業務をシステム化する際、どのような形態のシステムを導入するかが重要なポイントとなります。
会計システムや経理システムには、“クラウド型”と“インストール型”の2つのタイプがあり、それぞれ特徴とメリットが異なるためです。
【会計システム・経理システムのタイプ】
- クラウド型
- インストール型
それぞれのタイプについて、詳しく見てみましょう。
クラウド型
クラウド型のシステムは、オンライン上のサーバーを利用しているため、インターネット環境さえあれば、どの場所からでもアクセスが可能です。
経理の担当者だけでなく、ほかの部署や別の拠点にいる従業員でもシステムを利用できることから、規模の大きな組織にも適しています。
また、クラウド型は導入が非常に簡単です。
専用サーバーを設置する必要がなく、オフィスの環境次第では初期費用をかけずに、最短即日で導入できます。
検討から実際にシステムを利用し始めるまでの期間が短縮されるので、できるだけすぐにシステムを導入したい企業に適しています。
さらにクラウド型であれば、自動的に最新バージョンへとアップデートされるため、法改正などにスムーズに対応できる点も魅力です。
ただし、インターネット経由で利用することになる以上、セキュリティの徹底は課題となります。
導入にあたって、システム側のセキュリティ対策は慎重に確認してください。
インストール型
インストール型の場合は、自社のパソコンやサーバーに直接ソフトウェアをインストールして使用します。
インターネットに接続しなくてもシステムを利用でき、外部からの不正アクセスや情報漏えいのリスクを低減できる点が大きなメリットです。
機密情報の取り扱いが厳しい企業では、セキュリティの観点からインストール型が選ばれる傾向にあります。
ただし、インストール型のシステムは、導入にあたって専用のサーバーやソフトウェアを用意するための費用が発生し、初期コストが高くなる点がデメリットです。
システムの更新やメンテナンスのたびに再インストールが必要で、その際も手間とコストがかかります。
そのうえ、導入した端末以外からのアクセスが難しく、テレワークを行う企業にとっては運用に制約が出る可能性もあります。
会計システム・経理システムの費用相場
クラウド型とインストール型の違いは、費用面にもみられます。
会計システム・経理システムの費用相場
| クラウド型 | インストール型 | |
| 初期費用 | 無料 | 数万～数十万円 |
| 月額費用 | 数千～数万円 | 無料 |
クラウド型は初期費用がかからない製品が多く、システムを利用する期間に応じて、定額で費用が発生します。
一方でインストール型は、初めに製品を購入する買い切りタイプで、導入に数万～数十万円かかるものの、ランニングコストはかかりません。
先ほど説明した両者の違いを踏まえたうえでコスト面も比較し、自社にとって適切なタイプを総合的に判断してください。
会計システム・経理システムを導入するメリット
会計システムと経理システムの概要については、ご理解いただけたでしょうか。
ここからは、システムを導入することで企業が受けられる5つの恩恵を紹介します。
【会計システム・経理システムを導入するメリット】
- 経理業務の効率化・自動化ができる
- 人的ミスの防止や改善につながる
- 経理業務関連の法改正があっても柔軟に対応できる
- ペーパーレスによるコストの削減ができる
- 複数の拠点で関連情報を共有できる
自社の課題解決に役立つかどうかという視点でも、考えみてください。
メリット①経理業務の効率化・自動化ができる
経理業務は、日々の取引の入力や仕訳伝票の作成など、細かな作業が多く、担当者にとって大きな負担となります。
しかし、会計システムや経理システムを導入することで、これらの業務が効率化し、多くの手間を省けます。
たとえば、定期的に発生する仕訳の一括入力や、外部システムからデータを取り込むことによる自動仕訳が可能となるため、入力作業の負担が軽減されるでしょう。
その結果、担当者はルーティンワークに費やしていた時間を減らし、より中核的な業務に集中することが可能となります。
メリット②人的ミスの防止や改善につながる
会計システム・経理システムを活用すれば、データの入力や消込が自動で行われるため、人的なミスを大幅に削減できます。
手作業による入力や手書きでの処理では、どうしても入力ミスや計上ミスによる残高の不一致などが発生しやすくなります。
その点、システムによる処理では、自動で入力や計算が行われるうえに、万が一ミスが発生した場合でもすぐに問題箇所を特定できるため、迅速な修正が可能です。
日々のヒューマンエラーを防止することは、月末や期末の決算作業の負担を減らすことにもつながります。
メリット③経理業務関連の法改正があっても柔軟に対応できる
頻繁に行われる税制や会計基準の改正にも、会計システム・経理システムがあれば、問題なく対応できます。
たとえば税率の段階的な変更にも、設定変更やアップデートによって、迅速かつ柔軟に対応することが可能です。
特にクラウド型のシステムでは、法改正に合わせて自動的にアップデートされるため、企業側で手間をかける必要はほとんどありません。
メリット④ペーパーレスによるコストの削減ができる
システムの導入により、これまで紙で管理していた帳簿や帳票を電子化でき、紙の印刷や保管にかかっていたコストが削減されます。
これらのデータがシステム上に保管されることで、膨大な情報のなかから必要な情報を検索するのも簡単になります。
また、ペーパーレス化に伴って保管スペースを節約できるうえ、書類管理にかかる手間を削減できるのも、大きなメリットといえるでしょう。
メリット⑤複数の拠点で関連情報を共有できる
会計システム・経理システムを導入することで、企業全体の関連データをリアルタイムで共有できるようになります。
クラウド型のシステムでは、複数の拠点や部門から同じデータにアクセスできるため、経営者や管理者がいつでも企業の経営状況を把握することが可能です。
これにより、迅速な意思決定や戦略策定が行えるようになり、スピード感のあるビジネス体制が構築できるでしょう。
顧問税理士や会計事務所との情報共有もスムーズに行えるので、外部との連携も効率化されます。
会計システム・経理システムを導入するデメリット
メリットの多い会計システム・経理システムですが、デメリットも存在します。
【会計システム・経理システムを導入するデメリット】
- 導入や利用にはコストがかかる
- 担当者がシステムを使いこなせないと負担になる
導入前に確認し、理解を深めておきましょう。
デメリット①導入や利用にはコストがかかる
システムを利用するために費用がかかる点は、デメリットといえるでしょう。
クラウド型のシステムでは、毎月または毎年の利用料金が発生します。
初期費用はかからない製品が多いものの、長期的に利用する想定であれば、ランニングコストが負担となる可能性を無視できません。
一方、インストール型のシステムは、専用ソフトの購入やサーバーの構築などに、高額な初期費用が必要となります。
また、システムのアップデートや機能の追加を行う際には、追加の費用がかかることもあり、導入後も継続的なコストが発生します。
そのため、予算計画をしっかりと立てて、必要な機能を見極めたうえで最適なシステムを選びましょう。
デメリット②担当者がシステムを使いこなせないと負担になる
会計システムや経理システムの導入は、担当者がそのシステムを十分に使いこなせることが前提となります。
担当者がアナログな方法に依存しているなどの理由でパソコンの操作に慣れていないと、システムの操作方法を習得するまでに時間がかかるかもしれません。
その場合、導入したばかりの段階では、かえって効率が下がってしまうことも考えられます。
特に、経理の業務フローがすでに確立されている企業では、新しいシステムに対する従業員からの抵抗感が強く、スムーズに受け入れられないこともありえます。
しかし、一度システムの操作に慣れてしまえば、業務の効率化や人的ミスの削減など、多くのメリットが得られるため、早期に習得支援や研修を行うことが重要です。
会計システム・経理システムの選び方
システムを導入するメリットとデメリットは、以上の通りです。
続いて、数あるシステムのなかから、どのような点を確認して選ぶべきか？ を解説します。
【会計システム・経理システムの選び方】
- 導入する目的に合っているか
- 新しい制度に柔軟に対応できるか
- 既存のシステムと連携できるか
- 導入費用やランニングコストが適切か
- サポート体制が充実しているか
一つずつ、詳しく解説します。
導入する目的に合っているか
初めに確認したいのは、自社の経理業務に必要な機能が備わっているかどうか？ という点です。
たとえば、請求書の管理や経費精算のみを効率化したい場合と、取引先への売掛金の管理まで網羅したい場合とでは、求められる機能が異なります。
また、企業の規模や業界、取引先の数によって、それぞれ最適なシステムがあります。
繰り返しになりますが、クラウド型・インストール型といった導入方法も、企業の目的に応じて選ぶとよいでしょう。
新しい制度に柔軟に対応できるか
法制度は頻繁に変更されるため、柔軟に対応できるシステムを選びたいところです。
近年始まった電子帳簿保存法やインボイス制度のように、新制度への対応が求められる場面では、アップデートによって迅速に対応できるシステムが重宝されます。
こうした機能が備わっているシステムであれば、法制度の改正に伴う手作業を減らし、業務を効率化できます。
既存のシステムと連携できるか
ほかの業務システムとの連携性も、導入にあたって確認したいポイントです。
導入する際に既存のシステムとの統合が難しい場合、かえって業務効率が悪化することが考えられます。
あわせて、カスタマイズの柔軟性や機能の拡張性も考慮に入れたいところです。
導入前には無料トライアルを活用し、実際に使用感を確認するとよいでしょう。
特に、初めてシステムを導入する企業にとって、試用期間中に従業員が使い勝手を体感できることは、失敗を防ぐためにも有効です。
導入費用やランニングコストが適切か
初期費用やランニングコストの把握も、忘れてはなりません。
クラウド型は初期費用を抑えられる反面、継続的に固定費用がかかります。
一方で、インストール型は高額な初期費用が必要ですが、ランニングコストが発生しない場合がほとんどです。
また、機能の追加やアップデートに伴う追加費用も考慮しましょう。
コスト管理の観点から、必要な機能を優先し、自社の予算に見合ったプランを選択することが重要です。
長期的な運用を見据えた際のトータルコストを試算しておくと、後々の見通しが立てられます。
サポート体制が充実しているか
システム導入後のサポート体制も、長期的なシステム活用において大切な要素です。
初めてシステムを導入する場合や、担当者のITリテラシーが高くない場合は、手厚いサポートがあることで、業務がスムーズに進行します。
たとえば、24時間対応のヘルプデスクやオンラインチャットサポート、導入時のトレーニングセッションなどが該当します。
充実したサポートサービスを提供しているシステムを選ぶことで、トラブルが起きた際も迅速な対応が期待できるはずです。
会計システム・経理システムを導入する手順
ここからは、初めてシステムを導入する企業様のために、具体的な流れを解説します。
【会計システム・経理システムを導入する手順】
- システムの導入目的やゴールを明確にする
- システムの知識を身につける
- 候補のシステムを比較する
- 導入スケジュールを立てる
- 導入準備を行う
システムを導入する今後の流れをイメージするために、参考にしてください。
ステップ①システムの導入目的やゴールを明確にする
システムを取り入れる第一歩は、導入の目的とゴールを明確にすることです。
自社が解決したい課題を、なるべく具体的に洗い出しましょう。
たとえば、“経理業務の自動化による作業時間の短縮”や“法改正への迅速な対応”など、目的を明確にすることで、システムを選定する基準がわかりやすくなります。
目的が曖昧なままでは選択の基準が定まらず、結果的に「機能が多いから」「コストが安いから」といった表面的な理由で選んでしまうリスクがあります。
その結果、期待していた効果が得られない……、ということも起こりかねません。
自社の現状や課題を分析する際は、経営者やシステムの担当者、実際の運用者など、異なる視点から意見を集めることが重要です。
これにより、システム導入後の効果を最大化するための方向性が明確になります。
ステップ②システムの知識を身につける
導入目的やゴールを明確にしたら、次にすべきなのは、会計システム・経理システムについての基礎知識を深めることです。
システムはさまざまな形態で提供されており、インストール型やクラウド型のほかに、基幹システムと連動するタイプもあります。
これは大企業に適したタイプであり、基幹システムやほかの業務システムと連携することで、効率的な財務管理を実現します。
このように各システムの細かな特徴を理解しておけば、自社にもっとも適した製品を見極める際の判断材料が増えるでしょう。
③候補のシステムを比較する
自社に必要な機能を洗い出したあとは、複数のシステムを比較して、そのなかから最適なものを選びます。
各システムの機能や提供形態、サポート体制、費用などの項目をピックアップし、比較検討しましょう。
システムの開発会社にRFI（情報提供依頼書）を提出すると、各システムの詳細な情報を提供してもらえます。
また、無料トライアルを積極的に活用し、実際の操作感や使いやすさを確認することも大切です。
その際、日常的にシステムを使用することとなる現場スタッフから意見を取り入れることで、導入後のミスマッチを防げます。
④導入スケジュールを立てる
システムの導入にあたって、スケジュールはしっかりと策定しておきましょう。
計画を立てる際は、データの移行方法やタイミングを決め、どの段階で旧システムから新システムに切り替えるのかを、慎重に検討しなければなりません。
完全に切り替える前に、並行して稼働させる期間を設けることで、業務に支障をきたさないようにするといった方法もあります。
また、システムを使いこなすためには、実際に操作する従業員の教育が欠かせません。
スケジュールには研修の時期も組み込んだうえで、無理のないプランを考えるのがおすすめです。
⑤導入準備を行う
システムを導入するスケジュールが決まったら、いよいよ具体的な準備に移ります。
既存のデータを新システムへ正確に移行するために、データの整合性を確認し、活用しやすいかたちに整理します。
取引先の名称が重複していたり、表記が混在していたりする場合は、この機会に登録内容の統一を徹底しましょう。
次に新システムの導入に伴い、旧システムとの並行稼働を実施し、新システムでも問題なく動作するかどうかを確認します。
また従業員への教育では、単にシステムの操作方法を教えるだけでなく、新しい業務フローの理解を深められるように意識することが、成功のカギです。
会計システム・経理システムを導入する際の注意点
最後に、会計システム・経理システムを導入する際に注意しておきたいリスクについて、お伝えします。
まず挙げられるのは、意図的にデータを改ざんされる可能性です。
なぜならシステムの特性上、データの入力や修正が容易であるためです。
このリスクを軽減するには、パスワードの管理や担当者ごとのアクセス権限の設定、操作履歴の監視などのセキュリティ対策を徹底する必要があります。
同様に、データが消失するリスクも考慮しなければなりません。
システムを操作する従業員に悪意がなくとも、誤操作やシステム障害によって重要なデータが失われる可能性は十分にあります。
万が一の事態を防ぐため、バックアップは必ず異なるサーバーやクラウドに保管し、定期的なチェックを行いましょう。
これらの対策を講じることで、安全にシステムを活用できます。
会計システムと経理システムは、備わっている機能や対応できる業務が異なる
本記事では、会計システムと経理システムの違いを解説したうえで、選び方や導入手順をお伝えしました。
どちらのシステムも企業のお金に関する業務を効率化させるツールですが、それぞれ備わっている機能が異なるため、目的に応じて選択する必要があります。
しかしながら、システムを初めて導入する企業であれば「適切なシステムを選択できるだろうか……」と不安が募ることでしょう。
その際は、オンライン経理のCASTER BIZ accountingにお任せください。
経理のプロが貴社に合ったシステムの導入をサポートし、業務の効率化を実現します。
システムごとの違いがわからない場合でも、選定から導入まで丁寧に支援いたします。
